Eine E-Mail-Adresse zu haben ist wie eine Telefonnummer: Wenn sie einmal auf der Welt ist, möchten Sie sie nicht mehr ändern.

Abgesehen von den geschätzten 30 % der E-Mail-Adressen, die sich jedes Jahr ändern – von denen die meisten geschäftliche E-Mail-Adressen sind – würden sich die meisten Menschen wahrscheinlich nicht mit dem Aufwand auseinandersetzen wollen, Kontakte zu übertragen, Personen an die neue E-Mail-Adresse umzuleiten oder jede Website zu durchsuchen , Abonnement und Rechnungsempfänger, um ihre hinterlegten E-Mail-Adressen zu aktualisieren.

Manchmal haben Menschen jedoch einen guten Grund, massiv von einem digitalen Gebietsschema zu einem anderen zu wechseln. Es könnte sein, dass Ihr E-Mail-Anbieter veraltet ist und nicht mit den modernen Vorbildern Schritt halten kann; oder vielleicht schließt Ihr Versorger und Sie müssen ein neues Zuhause finden.

Die meisten Menschen haben keine wirklich gute Vorstellung davon, was da draußen ist und was einen E-Mail-Dienst von einem anderen unterscheidet. Tatsache ist jedoch, dass Microsoft Outlook und Google Gmail zu den beiden vorbildlichsten Plattformen für die Verwaltung dessen geworden sind, was fast zu einem wesentlichen Aspekt des Lebens geworden ist.

Was macht diese beiden E-Mail-Anbieter im Vergleich zueinander besser, schlechter, unterschiedlich oder gleich? Wenn es um kostenlose persönliche Pläne geht, sind die Nuancen zwischen Outlook und Gmail für die meisten Benutzer wahrscheinlich unbedeutend. Aus diesem Grund konzentrieren wir uns hier darauf, den abonnementbasierten Geschäftsplan jedes Dienstes zu vergleichen, damit Sie entscheiden können, welcher für Sie oder Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter sinnvoller ist.

Aussehen, Gefühl und Kosten

Bringen wir das aus dem Weg. Outlook und Gmail bieten sehr unterschiedliche Schnittstellen. Um es einfach auszudrücken, Outlook behält ein Unternehmensgefühl bei, während Gmail etwas Kreativeres und Startup-ähnliches bietet. Wenn Outlook die moderne Version der Unternehmenskommunikation ist, ist Gmail postmodern.

Die Benutzeroberfläche von Outlook ist vollgepackt mit Optionen und anpassbaren Funktionen, von denen viele Sie oder Ihre Mitarbeiter niemals verwenden werden. Während Google Mail^(Gmail) seine eigenen Funktionen bietet, ist es insgesamt eine viel einfachere Benutzererfahrung, die sich darauf konzentriert, die wesentlichen Dinge bereitzustellen, die Sie benötigen, um effizient zu sein.

Wenn Sie diese E-Mail-Dienste kaufen, kaufen Sie tatsächlich die Suiten, mit denen sie geliefert werden, Microsoft Office 365 und Google G Suite . Eine Sache, die Sie beachten sollten, ist, dass Office 365 eine jährliche Verpflichtung erfordert, obwohl Sie monatlich belastet werden. G Suite ist ein rein monatliches Abonnement, das auf der Mitarbeiterzahl basiert. Hier ist, wie diese Preise pro Benutzer und Monat ausfallen.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool-Suite

Nochmals, wenn Sie Outlook oder Gmail für Unternehmen kaufen, kaufen Sie wirklich mehr als nur einen E-Mail-Dienst. Sie kaufen eine Reihe von Tools, von denen E-Mail nur eines ist.

Wenn es darum geht, was Office 365 und G Suite anders macht, ist es wirklich ein Vergleich zwischen einem etablierten Unternehmen und seinem Disruptor. Wir werden in einem zukünftigen Artikel mehr darüber behandeln, was diese beiden Suiten gleich und unterschiedlich macht, aber hier sind einige der gegensätzlichen Aspekte, die auffallen.

Microsoft Office 365

Wir haben alle Microsoft Word , Excel und PowerPoint verwendet . Dies sind die Grundprinzipien von Office , aber Office 365 bietet noch mehr. Heute sind diese drei Programme online verfügbar, nicht nur als Desktop-Programme, wodurch die Arbeit, die Sie darin erledigen, einfacher zu speichern und zu teilen ist. Darüber hinaus bietet Ihnen 365:

• Outlook für E-Mail
• OneDrive für Cloud-Dateispeicherung
• OneNote , ein digitales Notizbuch
• SharePoint , ein Unternehmensintranet
• Microsoft Teams für Instant Messaging und Videokonferenzen

Diese wenigen Apps bieten umfangreiche Funktionen, die die Art und Weise definieren, wie Unternehmen intern auf digitaler Ebene arbeiten. Es ist ein großer Vorteil, dass Microsoft so viel erfolgreich in diese Tools konsolidiert hat, um die Erfahrung, die es Unternehmen bietet, zu vereinfachen.

Google G-Suite

Während G Suite eine eigene Reihe von Anwendungen anbietet, die den Hauptprodukten von Microsoft ebenbürtig sind – und mehr. Die Alternativen von G Suite zu Word , Excel und PowerPoint sind Docs , Sheets und Slides . Aber G Suite bietet noch mehr, was für jedes Unternehmen nützlich wäre:

• Kalender^(Calendar) für eine einfache Teamplanung
• Strömungen^(Currents) für unternehmensweite Diskussionen
• Hangouts Chat für Instant Messaging
• Hangouts Meet für Videokonferenzen
• Formulare^{(Forms )} zum Erstellen von Umfragen und Formularen
• Sites zum Erstellen von Websites
• App Builder zum Erstellen von Business-Apps
• Halten Sie^{(Keep )} für die Organisation von Ideen
• Jamboard , ein digitales Whiteboard
• Laufwerk^{(Drive )} zum Speichern und Freigeben von Dateien
• Google Cloud Search für die Suche in der gesamten G Suite
• Admin, Vault und Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} zur sicheren Verwaltung von Benutzern, Geräten und Daten

Klar, hier gibt es einiges zu beachten. Outlook konsolidiert viel in den wenigen, aber robusten Anwendungen, die es bietet. Google bietet ein scheinbar viel breiteres Spektrum an Funktionen, die auf mehrere Anwendungen verteilt sind, von denen einige Office 365 überhaupt nicht bietet.

Organisation

Wenn Sie im Geschäft sind, werden E-Mails ununterbrochen gesendet. und sie sind mehr als nur Vehikel für Gespräche. E-Mails sind Wissensträger, die Fachleute nutzen, um Geschäftsentscheidungen zu treffen, von denen einige geschäftskritisch sind. Wenn Sie Gespräche und Informationen nicht priorisieren und organisieren können, wird es schwierig, effektiv und effizient mit der Geschwindigkeit des Geschäfts zu arbeiten und die Qualität der Ergebnisse nicht zu beeinträchtigen.

Ausblick

Wenn Sie an traditionelle, vordigitale Organisationsmethoden denken, kommen Ihnen wahrscheinlich Ordner und Dateien in den Sinn. Da die Digitalisierung im Wesentlichen der Prozess ist, konkrete Aktivitäten zu nehmen und sie in digitale Prozesse zu abstrahieren, würde man natürlich davon ausgehen, dass das Erstellen von E-Mail-Ordnern und -Dateien die natürliche Vorgehensweise ist.

So funktioniert Outlook . Es verwendet ein traditionelles Ordnersystem und ermöglicht es Ihnen, E-Mails in diesen Ordnern mit farbigen Registerkarten zu kategorisieren, genau wie Sie es mit einer erweiterbaren Datei tun würden. Sie können beliebig viele Ordner und Unterordner erstellen. Outlook tut auch sein Bestes, um E-Mails zu priorisieren, indem es diejenigen herausfiltert, die Sie als Unordnung betrachten würden. Diese werden in den Ordner „ Clutter “ verschoben, damit sie Ihnen nicht im Weg stehen, bis Sie bereit sind, sie anzuzeigen.

Gmail

In der Beschreibung kann es so aussehen, als gäbe es nur eine kleine Nuance zwischen der Art und Weise, wie Gmail und Outlook E-Mails organisieren; Bei der aktiven Nutzung des Gmail -Systems ist die Organisations- und Priorisierungsmethode jedoch deutlich anders.

Anstatt die traditionelle „Ordner, Datei“-Methode zu abstrahieren, verwendet Gmail Labels. Sie können Nachrichten mit mehreren Labels versehen, anstatt sie in einem Ordner abzulegen.

Sie können Google Mail^(Gmail) so anpassen , dass wichtige^(Important) , ungelesene^(Unread) und markierte^(Starred) E- Mails zuerst angezeigt werden. Es kann E-Mails auch automatisch nach primären^(Primary) , sozialen^(Social) , Werbeaktionen^(Promotions) , Aktualisierungen^(Updates) und Foren filtern^(Forums) . Dieses Priorisierungs- und Organisationssystem macht es wirklich einfach, die für Sie wichtigsten E-Mails zu identifizieren und sie schnell zu erreichen.

Trotz dieser Unterschiede in Google Mail^(Gmail) ist es interessant, wenn Sie Google Mail^(Gmail) über einen anderen E-Mail-Client (z. B. Outlook ) verwenden, werden seine Labels als Ordner angezeigt. In gewisser Weise macht dies Gmail vielseitiger und in der Lage, eine flexiblere Benutzererfahrung zu bieten.

Suche

Die Suche geht Hand in Hand mit der Organisation, wenn es um E-Mails geht. Wenn Sie die benötigten Informationen nicht schnell und effizient finden können, die möglicherweise in einer E-Mail von vor Monaten vergraben sind, werden Sie am Ende wertvolle Zeit damit verschwenden, Dinge zu suchen, anstatt Maßnahmen zu ergreifen.

Ausblick

Die Suchfunktion von Outlook ist gut genug, um E-Mails in allen Ihren Ordnern zu finden, einschließlich Tausender von E-Mails in Ihrem gelöschten^(Deleted) Ordner, basierend auf Schlüsselwörtern und E-Mail-Adressen. Wo Outlook manchmal zu kurz kommt, ist die Genauigkeit.

Die Suche nach einem Schlüsselwort ruft nicht immer die richtige E-Mail oder die richtigen E-Mails auf, und es besteht immer die Möglichkeit, dass Outlook nur einige ausgewählte E-Mails aus einer Kette aufruft, aber die eine E-Mail auslässt, die Sie benötigen. Obwohl es die meiste Zeit gut funktioniert, verwendet es sicherlich nicht das gleiche Maß an Suchfunktionalität wie ein E-Mail-Dienst von Google .

Gmail

Die Suchfunktion von Gmail^(Gmail) ist von der Suchleistung von Google durchdrungen, weshalb Gmail überhaupt erst geschaffen wurde: um einen E-Mail-Dienst bereitzustellen, der wie die Suchmaschine von Google funktioniert. Sie können nicht nur nach einfachen Begriffen suchen und sich darauf verlassen, dass Google Mail^(Gmail) die richtigen Ergebnisse liefert, sondern auch erweiterte Suchoperatoren wie „von:“, „bis:“, „Verknüpfung:“ und einige weitere verwenden, die Ihnen beim Auffinden helfen können genau das, was Sie brauchen.

E-Mail-Rückruf

Während sowohl Google Mail^(Gmail) als auch Outlook mehrere Schlüsselfunktionen mit unterschiedlichem Grad an detaillierter Funktionalität bieten, ist eine Hauptfunktion, die jeweils ganz unterschiedlich ist, der E-Mail-Rückruf. Der Unterschied in der Bedienung ist es wert, hervorgehoben zu werden, da die meisten Menschen irgendwann die nervenaufreibende Situation erleben, die falsche E-Mail an die falsche Person zu senden oder etwas zu senden, das sie überhaupt nicht haben sollten.

Ausblick

Outlook eignet sich hervorragend zum Abrufen und^{(and )} Ersetzen von E-Mails. Solange die E-Mail-Adresse, an die Sie eine E-Mail gesendet haben, auf Microsoft Exchange gehostet wird – dem^{(Microsoft Exchange–the)} eigentlichen E-Mail-Dienst , auf dem Outlook ausgeführt wird – haben Sie die Möglichkeit, jede ungelesene Nachricht zu löschen und zu ersetzen.

Wenn die E-Mail bereits geöffnet wurde, können Sie sie natürlich nicht zurückrufen oder ersetzen, aber diese Funktion mit ungelesenen Nachrichten könnte Sie vor Peinlichkeiten bewahren, falls Sie etwas senden, das Sie nicht haben sollten, oder Ihnen helfen, eine bessere Nachricht erneut zu senden E-Mail mit mehr Klärung, anstatt Folge-E-Mails zu senden, die eine der vorherigen E-Mails ausarbeiten.

Gmail

Gmail fällt hier im Vergleich zu Outlook etwas zurück . Tatsächlich bietet Google Mail^(Gmail) nicht einmal einen legitimen E-Mail-Rückruf an. Stattdessen haben Sie nach dem Senden einer E-Mail einige Sekunden Zeit, um den Versand abzubrechen. Sie können es ein- oder ausschalten und die Abbruchzeit auf bis zu 30 Sekunden einstellen. Wenn du nicht schnell genug bist, ist das Baby für immer weg.

Wer ist der E-Mail-König?

Wenn es darum geht, den für Ihr Unternehmen am besten geeigneten E-Mail-Dienst auszuwählen, bieten sowohl Outlook als auch Gmail alles, was Sie brauchen, einer manchmal besser als der andere. E-Mail ist nur der Anfang.

Es sind die größeren Systeme, zu denen beide gehören – Office 365 und G Suite –, die^{(G Suite–that)} wirklich einen Unterschied in der Funktionsweise Ihres Unternehmens ausmachen. Wir werden die Unterschiede zwischen diesen beiden Toolkits in einem kommenden Artikel behandeln, damit Sie wirklich entscheiden können, was für Ihr Unternehmen am besten ist.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Havіng an email аddress is likе having a phone number: Once іt’s out in the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

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