Je mobiler Sie sind, desto wichtiger ist es, Zugriff auf Ihre Dateien zu haben, egal wo Sie sich befinden oder welches Gerät Sie verwenden. Früher^(Back) befanden sich Ihre elektronischen Dateien alle auf Ihrem Computer. Wenn Sie also nicht in der Nähe Ihres Computers waren, konnten Sie nicht auf Ihre Dateien zugreifen. Das änderte sich mit dem Aufkommen von Hochgeschwindigkeits-Internet- und Cloud - Speicherdiensten, die von Unternehmen wie Dropbox , Amazon und Google angeboten werden . 

Ironischerweise haben die Homestay-Bestellungen des vergangenen Jahres und die Umstellung auf Remote-Arbeit auch den Bedarf und den Wunsch nach Cloud-Speicher erhöht. Viele Schulen und Arbeitgeber haben sich an Microsoft 365 gewandt, um Schüler und Arbeitnehmer in Verbindung zu halten. Für die Dateispeicherung bedeutete dies die Einführung von OneDrive für Schule oder Arbeit. 

Wenn Sie ein neuer OneDrive -Benutzer sind, entweder für die Schule oder die Arbeit, lesen Sie weiter, um einige Tipps zur Verwendung des Cloud-Speicherdienstes von Microsoft zu erhalten.

1. Verstehen Sie Ihre OneDrive -Statussymbole^{(Status Icons)}

Beim Speichern von Dateien auf OneDrive können Sie auswählen, ob Ihre Datei nur online oder offline verfügbar sein soll. Mit der On-Demand- Funktion für ^{(Files On-Demand)}OneDrive -Dateien können Sie auf alles zugreifen, was Sie in Ihrem Cloud-Speicher gespeichert haben, ohne eine lokale Kopie jeder Datei herunterladen zu müssen. Stattdessen sehen Sie Ihre Dateien in Ihrem Dateimanager zusammen mit Statussymbolen, die angeben, ob jede Datei nur online, lokal verfügbar oder immer verfügbar ist.

Ein blaues Wolkensymbol zeigt an, dass die Datei nur online ist. Ein grünes Häkchen in einem Kreis wird neben Dateien angezeigt, die lokal auf dem von Ihnen verwendeten Gerät verfügbar sind.

Dateien, für die Sie sich entschieden haben, sie immer^{(always )} auf Ihrem Gerät zu behalten, werden mit einem durchgezogenen grünen Kreis mit einem weißen Häkchen angezeigt. 

Wenn Sie eine reine Online-Datei auf Ihrem Computer oder einem anderen Gerät öffnen, wird sie heruntergeladen und lokal verfügbar gemacht. Lokal^(Being) verfügbar zu sein bedeutet, dass Sie die Datei öffnen können, auch wenn Sie keine Internetverbindung haben. Um Speicherplatz auf Ihrer Festplatte freizugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Speicherplatz freigeben aus^{(Free up space)} .

2. So aktivieren Sie Dateien bei Bedarf 

PC-Benutzer können diesen Schritten folgen, um Files On-Demand zu aktivieren .

1. Wählen Sie das OneDrive -Symbol in der Taskleiste aus.
2. Wählen Sie Hilfe & Einstellungen aus^{(Help & Settings)} .
3. Wählen Sie Einstellungen aus^(Settings) .
4. Aktivieren Sie auf der Registerkarte „ Einstellungen^{(Settings )} “ das Kontrollkästchen „ Speicherplatz sparen und Dateien bei der Verwendung herunterladen^{(Save space and download files as you use them)} “.

Mac - Benutzer können Files On-Demand aktivieren^(On-Demand) , indem sie diesen Schritten folgen:

1. Wählen Sie das OneDrive -Symbol in der Menüleiste aus.
2. Wählen Sie die Schaltfläche …Mehr .^(…More)
3. Wählen Sie Einstellungen^{(Preferences)} .
4. Wählen Sie die Schaltfläche Dateien bei Bedarf aktivieren aus.^{(Turn on Files On-Demand)}

3. Aktivieren Sie die Speicheroptimierung für PCs

Windows 10-Benutzer haben die zusätzliche Option, Storage Sense zu aktivieren , wodurch alle OneDrive-Dateien, die Sie in den letzten 30 Tagen nicht geöffnet haben, automatisch auf online gesetzt werden, nur wenn der Speicherplatz knapp wird. 

Sie können Storage Sense auch so einstellen , dass es jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat ausgeführt wird, anstatt nur dann, wenn der Speicherplatz knapp wird.

4. Was Sie über den persönlichen Tresor von OneDrive^{(OneDrive Personal Vault)} wissen sollten

Während alle Dateien, die Sie in der OneDrive -Cloud speichern, durch die Sicherheitsmaßnahmen von Microsoft geschützt sind, bietet der OneDrive Personal Vault eine zusätzliche Schutzebene für vertrauliche Dateien. 

Wenn Sie Dateien in Ihrem persönlichen Tresor speichern, müssen Sie eine starke Authentifizierung oder einen zweiten Schritt zur Identitätsprüfung verwenden, um darauf zugreifen zu können. Je nach Gerät kann dies Ihr Gesicht, Ihr Fingerabdruck, eine PIN oder ein Code sein, der Ihnen per SMS oder E-Mail zugesandt wird. 

Die Dateien in Ihrem persönlichen Tresor sind jederzeit verschlüsselt, auch wenn sie sich in Ihrem Tresor befinden und zwischen der Cloud und Ihrem Gerät übertragen werden. Darüber hinaus werden die Dateien in Ihrem Tresor auf Viren gescannt und auf verdächtige Aktivitäten, einschließlich Ransomware, überwacht. 

Der persönliche Tresor^{(Personal Vault)} wird als Ordner in Ihrem OneDrive angezeigt . Speichern Sie einfach^(Simply) im Tresor, um von all dieser zusätzlichen Sicherheit zu profitieren.

Hinweis^(Note) : Benutzer ohne Microsoft 365- Abonnement sind auf drei Dateien in ihrem persönlichen Tresor beschränkt.

5. So laden Sie Dateien auf OneDrive hoch

Wenn Sie OneDrive für die Schule oder die Arbeit verwenden, gibt es mehrere Möglichkeiten, Dateien in Ihre OneDrive - Cloud hochzuladen.

Laden Sie Dateien mit Ihrem Browser hoch

Sie können immer in einem Browser auf OneDrive zugreifen. ^(OneDrive)Die folgenden Schritte funktionieren für Chrome und Edge und können leicht abweichen, wenn Sie einen anderen Browser verwenden.

1. Melden Sie sich bei office.com^(Sign) an und wählen Sie das App-Startprogramm in der oberen linken Ecke der Seite und dann OneDrive aus .

1. Wählen Sie Hochladen^{(Upload )} > Dateien^(Files) oder Ordner aus^(Folder) .

1. Wählen Sie^(Choose) die Dateien oder Ordner aus, die Sie hochladen möchten, und wählen Sie sie aus.
2. Wählen Sie Öffnen^(Open) oder Ordner auswählen^{(Select Folder)} .

Laden Sie Dateien über Ihren Desktop hoch

Wenn Sie einen Computer mit Windows 10 verwenden , ist OneDrive bereits installiert. Speichern oder verschieben Sie Ihre Dateien und Ordner einfach in den ^(Simply)OneDrive- Ordner, um sie auf allen Ihren Geräten über OneDrive zugänglich zu machen .

Wenn Sie nicht bei OneDrive angemeldet sind , wählen Sie die Schaltfläche Start aus, suchen Sie nach OneDrive und starten Sie die App. Folgen Sie den Anweisungen, um sich anzumelden.

Auf ähnliche Weise können Mac -Benutzer Dateien automatisch auf OneDrive hochladen, indem sie sie mit dem Finder in den ^(Finder)OneDrive -Ordner kopieren oder verschieben oder sie von einer App aus im OneDrive -Ordner speichern .

6. Teilen von Dateien in OneDrive

Das Teilen von Dateien könnte mit OneDrive^(OneDrive) nicht einfacher sein . Klicken Sie auf Ihrem Computer mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Freigeben^(Share) aus . 

Wählen Sie aus, mit wem Sie Ihre Datei teilen möchten, fügen Sie eine optionale Nachricht hinzu und wählen Sie dann entweder die Schaltfläche „ Senden^(Send) “ oder kopieren Sie den Link oder senden Sie ihn über eine andere App auf Ihrem Gerät.

7. Stellen Sie eine Datei^(File) oder einen Ordner^(Folder) in OneDrive wieder her^(OneDrive)

OneDrive verfügt über einen Papierkorb, in dem Sie möglicherweise versehentlich gelöschte Dateien oder Ordner wiederherstellen können. 

1. Wählen Sie in OneDrive in Ihrem Browser den Papierkorb^{(Recycle Bin)} aus .
2. Wählen Sie die Datei aus, die Sie wiederherstellen möchten.

1. Wählen Sie die Schaltfläche Wiederherstellen .^(Restore)

8. So setzen Sie Ablaufdaten^{(Expiration Dates)} und Kennwörter^(Passwords) in Ihre OneDrive-^{(Your OneDrive)} Dateien ein

Obwohl diese Funktion für kostenlose Konten noch nicht verfügbar ist, haben einige Microsoft 365 -Benutzer die Möglichkeit, Ablaufdaten und Kennwörter für ihre Dateien in OneDrive festzulegen^(OneDrive) . Wenn diese Funktion im OneDrive Admin Center aktiviert wurde , gehen Sie wie folgt vor. 

Hinweis^(Note) : Dies funktioniert nur, wenn Sie einen Link anonym teilen und nicht^(not) , wenn Sie ihn mit bestimmten Personen teilen. 

1. Wählen Sie in einem Webbrowser eine Datei oder einen Ordner aus, die bzw. den Sie freigeben möchten. 
2. Wählen Sie Teilen^(share) aus .
3. Wählen Sie in den Linkeinstellungen^{(link settings)} aus, wann der Zugriff auf die Datei ablaufen soll.

1. Fügen Sie ein Passwort hinzu^(password) , wenn Sie möchten.
2. Wählen Sie die Schaltfläche Anwenden aus.^(Apply)

Holen Sie mehr aus OneDrive für Schule^(School) oder Arbeit heraus^(Out)

Die obigen Tipps kratzen nur an der Oberfläche dessen, was Sie mit OneDrive^(OneDrive) für Schule oder Arbeit tun können . Erfahren Sie, wie Sie Synchronisierungsprobleme lösen^{(sync issues)} , symbolische Links^{(symbolic links)} verwenden , um einen beliebigen Ordner auf Ihrem Computer mit OneDrive zu synchronisieren , oder, wenn Sie sich unsicher fühlen, OneDrive^{(disable OneDrive)} vollständig deaktivieren.

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

Τhe more mobile you are, the more important it is to have access tо your fіles no matter where you are or which dеvice you’re using. Back in the old days, your electronic files all lived on your computer, so if уou weren’t near your compυter, you couldn’t acсess your files. That all changed with the advent of high-sрeed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

Related posts

• 13 OneNote-Tipps und Tricks zur besseren Organisation Ihrer Notizen

• So ändern Sie den Hintergrund in Microsoft Teams

• So sichern Sie ein Word-Dokument automatisch auf OneDrive

• So erstellen Sie eine Verteilerliste in Outlook

• So erstellen Sie eine Grußkarte mit MS Word

• 12 nützliche Tipps und Tricks zu Microsoft Word

• So fügen Sie Kommentare in Word hinzu oder entfernen sie

• So berechnen Sie die Varianz in Excel

• Verschieben Sie E-Mails mithilfe von Regeln automatisch in Ordner in Outlook

• So finden Sie übereinstimmende Werte in Excel

• So erhalten Sie Microsoft Word kostenlos

• So schützen Sie eine Excel-Datei sicher mit einem Kennwort

• 4 Möglichkeiten zum Ausführen einer Microsoft Teams-Umfrage während Meetings

• Diagramme Ihrer Excel-Daten

• So öffnen Sie MDI-Dateien

• So fügen Sie Kopf- und Fußzeilen in PowerPoint hinzu

• So erstellen Sie ausfüllbare Formulare in Word

• So fügen Sie PowerPoint-Präsentationen Musik hinzu

• So verfolgen Sie Änderungen in Word (Online, Mobil und Desktop)

• So fügen Sie einer Powerpoint-Präsentation einen Audiokommentar hinzu