Obwohl wir mehrere Tabellenkalkulationstools und andere ähnliche Anwendungen haben, ziehen wir es immer noch vor, mit Microsoft Excel selbst zu arbeiten. Dies liegt daran, dass dieses Tabellenkalkulationsprogramm Ihre Arbeit ziemlich praktisch macht, wenn Sie wissen, wie man es benutzt. Egal, ob Sie ein kleiner Geschäftsmann sind oder in einem Firmenbüro arbeiten, Excel -Arbeitsblätter sind mittlerweile zu einer sehr hilfreichen und unverzichtbaren Ressource für tägliche Benutzer geworden.

Diese Anwendung wird hauptsächlich zum Aufzeichnen und Bearbeiten der numerischen Daten für verschiedene Zwecke verwendet. Aufgrund seiner unkomplizierten Funktionen und benutzerfreundlichen Features war es schon immer das wichtigste Mittel für jeden Unternehmensbenutzer. In diesem Leitfaden finden Sie die 10 wichtigsten hilfreichen Excel-Tipps und Tricks, die Sie kennen müssen.

Tipps und Tricks zu Microsoft Excel

In diesem Beitrag behandeln wir die folgenden Excel-Tipps^{(Excel Tips)} und Tricks , die wir für die nützlichsten halten:

1. Wählen Sie alle Zellen auf einmal aus
2. Spaltenbreite automatisch anpassen
3. Spalten und Zeilen transponieren
4. Verwenden Sie den Filterbefehl^{(Use Filter Command)} , um unerwünschte Daten auszublenden^{(Hide Unwanted Data)}
5. Doppelten Eintrag entfernen
6. Entfernen Sie die leeren Datensätze
7. Leere Zeilen in den Datensatz einfügen
8. Daten^{(Copy Data)} automatisch auf ein anderes Blatt kopieren^{(Sheet Automatically)}
9. Machen Sie einen Screenshot mit der Excel-Kamera
10. Verknüpfen Sie die Zellen mit Ihrer E-Mail-Adresse

Lassen Sie uns beginnen und jeden im Detail kennenlernen.

1] Wählen Sie alle Zellen auf einmal aus

Manchmal müssen Sie möglicherweise einige massive Änderungen an Ihrem Excel -Arbeitsblatt vornehmen. In einem solchen Fall können Sie alle Zellen in Ihrem Arbeitsblatt auswählen, indem Sie das quadratische Feld verwenden, das in der äußersten oberen linken Ecke der Tabelle verfügbar ist.

Wenn Sie das quadratische Feld auswählen, werden alle Zellen im Arbeitsblatt hervorgehoben, auch die leeren Zellen. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Ctrl+A

2] Spaltenbreite automatisch anpassen

Bei der Arbeit mit MS Excel mit einer großen Menge an Datensätzen wird es oft kompliziert, die Größe jeder Spaltenzelle entsprechend ihrem Text zu ändern. Um die Größe der Spalten auf einfache Weise zu ändern, können Sie die in Excel integrierte Funktion ^(Excel)„Spaltenbreite^(AutoFit) automatisch anpassen“ verwenden .

Sie müssen lediglich Ihren Mauszeiger an die Grenze der Spalte bewegen, die Sie automatisch anpassen möchten, und dann darauf doppelklicken. Und wenn Sie die gesamten Spalten anpassen müssen, wählen Sie sie alle aus und doppelklicken Sie auf die Grenze einer beliebigen Spalte.

Alternativ können Sie die Spaltenbreite auch mit der Option Spaltenbreite automatisch anpassen^{(Autofit Column width)} ändern . Wählen Sie dazu die Spalte aus, die Sie anpassen möchten, und navigieren Sie dann zur Registerkarte Menüleiste^(Menu) > Startseite^(Home) . Klicken Sie im Abschnitt „Zellen“ auf die Option „^(Cells) Format“ und wählen Sie dann „ ^(Format)Spaltenbreite automatisch anpassen“^{(Autofit Columns Width)} aus dem Dropdown-Menü aus.

3] Spalten und Zeilen transponieren

Einige Leute erstellen Excel -Tabellen, in denen die Hauptfelder horizontal in einer Reihe verlaufen. Andere platzieren die Daten vertikal. Manchmal führen diese Einstellungen zu einem Szenario, in dem Sie Excel^(Excel) -Daten transponieren möchten . Transponieren^(Transpose) ist eine Excel - Funktion, mit der Sie Excel - Spalten in Zeilen umwandeln können, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.

Die Transpositionsfunktion^(Transpose) ist eine großartige Funktion, die Sie in den MS Excel - Tabellen erhalten. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie die Datenspalten von horizontal auf vertikal umstellen müssen, ohne die Daten erneut einzugeben.

Im obigen Bild sind die Daten in Tabellenform angeordnet, wobei die Figuren der Probanden vertikal angezeigt werden. Wenn wir die Daten manuell horizontal neu anordnen müssten, wäre dies ziemlich schwierig. Aber mit Hilfe der Transpositionsfunktion können Sie es in ein paar Sekunden erledigen.

Sie müssen also zuerst die Daten aus der Tabelle auswählen und kopieren. Platzieren Sie nun Ihren Mauszeiger dort, wo Sie die Daten transponieren müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü^{(Paste Special)} die Option Inhalte einfügen. Wenn das Fenster „Inhalte einfügen“^{(Paste Special)} geöffnet wird, aktivieren Sie die Funktion „ Transponieren“^(Transpose) und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

4] Verwenden Sie den Filterbefehl^{(Use Filter Command)} , um unerwünschte Daten auszublenden^{(Hide Unwanted Data)}

Mit der Excel^(Excel) -Filterfunktion können Sie unerwünschte Daten ausblenden und nur bestimmte wichtige Daten in der Tabelle anzeigen. Mit dieser Funktion können Sie die Namen, Daten und Zahlen aus dem riesigen Datensatz oder der Tabelle einfach filtern. Die ursprünglichen Daten werden jedoch nicht entfernt oder geändert. Es ist sehr nützlich, wenn Sie sich nur auf eine bestimmte Art von Informationen konzentrieren müssen.

Im obigen Datensatz können Sie sehen, dass es eine Liste von Schülern gibt, deren Noten unterschiedlich sind, deren Adresse unterschiedlich ist. Es kann sogar noch größer sein. Wenn Sie also bestimmte Daten filtern müssen, kann dies ziemlich schwierig sein.

Um es auf einfache Weise zu machen, können Sie den Filterbefehl verwenden. Sie müssen also nur die Kopfzeile der Tabelle auswählen und dann zum Abschnitt Bearbeiten^(Editing) navigieren . Wählen Sie im entsprechenden Abschnitt das Sortieren und Filtern ^{(Sort & Filter)}und^(Filter) dann das Filterwerkzeug aus .

Klicken Sie^(Click) auf die Option mit dem Pfeil nach unten, die neben der Überschrift jeder Spalte angezeigt wird. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Daten in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren oder die Zahlen von der kleinsten zur größten zu ordnen. Darüber hinaus können Sie den Textfilter verwenden, um die Daten nach Ihren Anforderungen zu filtern.

5] Doppelten Eintrag entfernen

Es ist ziemlich einfach, doppelte Einträge für eine Tabelle mit einem kleinen Datensatz zu finden und zu entfernen. Aber wenn es mit einem großen Datensatz getan werden muss, wo die Spalten und Zeilen in Hunderten sind, dann wäre es in der Tat eine herausfordernde Aufgabe.

In der obigen Tabelle gibt es zehn Datensätze, in denen zwei Einträge völlig ähnlich sind und ein gemeinsamer Name in drei Zeilen verwendet wurde. Um die doppelten Einträge herauszufinden, müssen Sie also die Tabelle auswählen. Navigieren Sie danach zum Menü Daten^(Data) , wählen Sie die Kategorie Datentools^{(Data Tools)} und klicken Sie dann auf Duplikate entfernen^{(Remove Duplicates)} .

Aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen neben der Überschrift Meine Daten haben. Und entfernen Sie unter dem Spaltenabschnitt das Kennzeichen der Seriennummer, da es für jeden Eintrag anders ist. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK und Sie werden sehen, dass der doppelte Eintrag aus der Tabelle entfernt wird.

6] Entfernen Sie die leeren Datensätze

Manchmal sind Ihnen vielleicht die leeren Zellen oder Zeilen in Ihrer Tabelle aufgefallen, die meistens unerwünscht sind. Benutzer klicken normalerweise mit der rechten Maustaste auf die angegebene Zeile und löschen sie nacheinander. Aber was werden Sie tun, wenn ihre Zahl in Hunderten liegt? In dieser Situation wäre es wirklich mühsam, sie einzeln zu löschen.

Um sie auf einmal zu löschen, drücken Sie daher die Tastenkombination Ctrl+G , und wenn das Dialogfeld „ Gehe zu^{(Go To)} “ angezeigt wird, wählen Sie die Schaltfläche „ Spezial “. ^(Special)Markieren Sie auf der folgenden Seite das Optionsfeld Blanks^(Blanks) und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Sie werden feststellen, dass alle leeren Zellen ausgewählt werden.

Drücken Sie nun die Ctrl+minus - Taste. Wenn ein Popup-Menü erscheint, wählen Sie Zellen nach oben verschieben^{(Shift cells up)} und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Sie werden sehen, alle leeren Zellen werden entfernt und der Datensatz auch passend angeordnet.

7] Fügen Sie leere Zeilen in den Datensatz ein

Wie ich bereits erwähnt habe, sind leere Zeilen meistens unerwünscht, aber manchmal funktioniert es auch. Wenn Sie sie also einfügen müssen, können Sie mit der rechten Maustaste auf die angegebene Zeile klicken und sie einzeln hinzufügen, wie ich gesagt habe, während Sie leere Zeilen entfernen.

Um also die leeren Zeilen in jeden einzelnen Datensatz einzufügen, erstellen Sie eine Reihe der erwähnten Seriennummer. Wählen Sie danach den gesamten Datensatz aus und klicken Sie dann auf das Sortierwerkzeug^(Sort) , das auf der Registerkarte Daten verfügbar ist.^(Data)

Klicken Sie im folgenden Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Sortieren nach und ordnen Sie sie nach Seriennummer an.

Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird zwischen jeder einzelnen Zeile eine leere Zeile eingefügt.

8] Daten^{(Copy Data)} automatisch auf ein anderes Blatt kopieren^{(Sheet Automatically)}

Manchmal kommt es vor, dass Sie die Daten, die Sie im ersten Blatt eingeben, in einem anderen Blatt verwenden müssen. Dazu verwenden Sie normalerweise die herkömmliche Methode zum Kopieren und Einfügen. Wenn Sie jedoch einige Daten in einem Blatt ändern müssen, müssen Sie sie auch auf dem anderen Blatt ändern. Etwas kompliziert wird es, wenn man auf beiden Blättern nacheinander die gleichen Daten ändern muss.

In Excel gibt es eine Option, die die Daten des ersten Blattes automatisch in Echtzeit in andere Blätter kopiert. Um die Daten jedoch automatisch auf andere Blätter zu kopieren, müssen Sie zuerst eine Verbindung zwischen ihnen herstellen.
Gehen Sie dazu in die Statusleiste des ersten Blattes. Halten Sie danach die Strg^(Ctrl) -Taste gedrückt und klicken Sie auf die Blätter, auf die Sie die Daten automatisch kopieren müssen. Das ist es.
Alle Daten, die Sie jetzt auf dem ersten Blatt eingeben, werden automatisch auf die anderen Blätter kopiert.

9] Machen Sie einen Screenshot^(Screenshot) mit der Excel- Kamera

„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ heißt es schon immer. Dementsprechend müssen Sie manchmal einen Screenshot in Ihr Excel -Arbeitsblatt einfügen, damit Sie die Dinge besser erklären können.

Sie müssen jedoch keine Drittanbieteranwendung verwenden, um einen Screenshot aufzunehmen. Excel hat einen eingebauten Kamerabefehl, der Ihnen hilft, den Screenshot mit einem einzigen Klick aufzunehmen.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zuerst den Kamerabefehl aktivieren. Sie brauchen also nur zur Symbolleiste für den Schnellzugriff zu navigieren und auf Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen zu klicken^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Klicken Sie danach auf das Dropdown-Menü Befehle auswählen aus^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Wählen Sie nun die Schaltfläche Hinzufügen^(Add) und klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie das obige Verfahren befolgt haben, werden Sie feststellen, dass jetzt ein Kamerasymbol^(Camera) zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt wurde. Wählen Sie nun die Zellen oder Daten aus, für die Sie ein Bild benötigen. Klicken Sie danach auf das Kamerasymbol^(Camera) und dann auf eine beliebige Stelle im Arbeitsblatt. Sie können das Bild auch ziehen und in der Größe ändern, um es Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen.

10] Verknüpfen^(Link) Sie die Zellen mit Ihrer E-Mail-Adresse

Im Excel-Arbeitsblatt können Sie ganz einfach einen Hyperlink zu Ihrer Gmail -Adresse erstellen.

Dazu müssen Sie zunächst die Zelle auswählen, in die Sie den Link einfügen möchten. Drücken Sie danach die Tastenkombination Ctrl+KWenn das Dialogfeld auf dem Bildschirm dazu auffordert, wählen Sie die E-Mail-Adresse^{(E-mail Address)} im linken Bereich aus. Fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse hinzu und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.

Das ist es. Ich hoffe, dass diese Tipps und Tricks bei der Verwendung von Excel -Arbeitsblättern auf Ihrem Computer hilfreich sein können.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of having several spreadsheet toolѕ and other similar applications, we still prefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

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