Lernprogramm zu den Grundlagen von Microsoft Excel – Erlernen der Verwendung von Excel

In einem Artikel aus dem Jahr 2018 schrieb Robert Half , ein auf Personalwesen und die Finanzbranche spezialisiertes Unternehmen, dass 63% of financial firms continue to use Excel primär verwenden. Zugegeben, das ist nicht 100%ig und gilt eigentlich als to be a decline in usage! Aber wenn man bedenkt, dass es sich bei der Software um eine Tabellenkalkulationssoftware handelt und nicht ausschließlich als Software für die Finanzindustrie konzipiert ist, stellen 63 % immer noch einen bedeutenden Teil der Branche dar und veranschaulichen, wie wichtig Excel ist.

Die Verwendung von Excel muss nicht schwierig sein. Wenn Sie es Schritt für Schritt tun, können Sie sich vom Anfänger zum Experten entwickeln (oder diesem Punkt zumindest näher kommen) – in Ihrem Tempo.

Denken Sie als Vorschau auf das, was wir in diesem Artikel behandeln werden, an Arbeitsblätter, grundlegende verwendbare Funktionen und Formeln und das Navigieren in einem Arbeitsblatt oder einer Arbeitsmappe. Zugegeben, wir werden nicht jede mögliche Excel -Funktion behandeln, aber wir werden genug behandeln, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie Sie die anderen angehen können. 

Grundlegende Definitionen(Basic Definitions)

Es ist wirklich hilfreich, wenn wir einige Definitionen behandeln. Höchstwahrscheinlich haben Sie diese Begriffe schon einmal gehört (oder wissen bereits, was sie sind). Aber wir werden sie sicherheitshalber behandeln und für den Rest des Prozesses bereit sein, um zu lernen, wie man Excel benutzt .

Arbeitsmappen vs. Arbeitsblätter(Workbooks vs. Worksheets)

Excel - Dokumente werden Arbeitsmappen genannt, und(Workbooks) wenn Sie zum ersten Mal ein Excel - Dokument (die Arbeitsmappe) erstellen, enthalten viele (nicht alle) Excel -Versionen automatisch drei Registerkarten mit jeweils einem eigenen leeren Arbeitsblatt. Wenn Ihre Version von Excel das nicht kann, machen Sie sich keine Sorgen, wir werden lernen, wie man sie erstellt.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Die Arbeitsblätter sind die eigentlichen Teile, in die Sie die Daten eingeben. Wenn es einfacher ist, sich das visuell vorzustellen, stellen Sie sich die Arbeitsblätter als diese Registerkarten vor. Sie können Registerkarten hinzufügen oder löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und die Option „Löschen“ auswählen. Diese Arbeitsblätter sind die eigentlichen Tabellenkalkulationen, mit denen wir arbeiten, und sie befinden sich in der Arbeitsmappendatei.

Das Farbband(The Ribbon)

Die Multifunktionsleiste(Ribbon) erstreckt sich über die Excel -Anwendung wie eine Reihe von Verknüpfungen, jedoch Verknüpfungen, die visuell (mit Textbeschreibungen) dargestellt werden. Dies ist hilfreich, wenn Sie etwas in kurzer Zeit erledigen möchten und insbesondere dann, wenn Sie Hilfe bei der Entscheidung benötigen, was Sie tun möchten.  

Es gibt eine andere Gruppierung von Multifunktionsleistenschaltflächen, je nachdem, welchen Abschnitt/welche Gruppe Sie aus den oberen Menüoptionen auswählen ( z. B. Home , Insert , Data , Review usw.) und die angezeigten visuellen Optionen beziehen sich auf diese Gruppierungen. 

Excel-Verknüpfungen(Excel Shortcuts)

Shortcuts sind hilfreich, um schnell in der Excel -Software zu navigieren, daher ist es hilfreich (aber nicht unbedingt erforderlich), sie zu lernen. Einige davon lernt man, indem man sich die Shortcuts in den Menüs der älteren Versionen der Excel- Anwendung ansieht und sie dann selbst ausprobiert.  

Eine andere Möglichkeit, Excel(Excel) -Shortcuts zu lernen, besteht darin, sich eine Liste davon auf der Website der Excel-Entwickler anzusehen(website of the Excel developers) . Selbst wenn Ihre Version von Excel die Verknüpfungen nicht anzeigt, funktionieren die meisten noch.

Formeln vs. Funktionen(Formulas vs. Functions)

Funktionen sind integrierte Funktionen von Excel und werden in Formeln verwendet. Wenn Sie beispielsweise eine Formel einfügen möchten, die die Summe von Zahlen in verschiedenen Zellen einer Tabelle berechnet, können Sie genau das mit der Funktion SUMME(SUM) () tun.  

Mehr zu dieser Funktion (und anderen Funktionen) etwas weiter unten in diesem Artikel.

Formelbar(Formula Bar)

Die Bearbeitungsleiste ist ein Bereich, der unterhalb der Multifunktionsleiste(Ribbon) angezeigt wird . Es wird für Formeln und Daten verwendet. Sie geben die Daten in die Zelle ein und sie erscheinen auch in der Formelleiste, wenn Sie Ihre Maus auf dieser Zelle haben.  

Wenn wir auf die Formelleiste verweisen, geben wir einfach an, dass wir die Formel an dieser Stelle eingeben sollen, während die entsprechende Zelle ausgewählt ist (was wiederum automatisch geschieht, wenn Sie die Zelle auswählen und mit der Eingabe beginnen).

Beispiel für das Erstellen und Formatieren eines Arbeitsblatts(Creating & Formatting a Worksheet Example)

Es gibt viele Dinge, die Sie mit Ihrem Excel-Arbeitsblatt(Excel Worksheet) tun können . Wir werden Ihnen im Verlauf dieses Artikels einige Beispielschritte geben, damit Sie sie selbst ausprobieren können.

Das erste Arbeitsbuch(The First Workbook)

Es ist hilfreich, mit einer leeren Arbeitsmappe(Workbook) zu beginnen . Also, fahren Sie fort und wählen Sie Neu(New) . Dies kann je nach Ihrer Excel -Version variieren, befindet sich jedoch im Allgemeinen im Dateibereich(File) .

Hinweis: Das obige Bild sagt oben Öffnen(Open) , um zu veranschaulichen, dass Sie von überall auf das Neue(New) (linke Seite, auf das der grüne Pfeil zeigt) zugreifen können. Dies ist ein Screenshot des neueren Excel .

Wenn Sie auf Neu(New) klicken, erhalten Sie höchstwahrscheinlich einige Beispielvorlagen. Die Vorlagen selbst können je nach Version von Excel variieren , aber Sie sollten eine Auswahl treffen.  

Eine Möglichkeit, die Verwendung von Excel(Excel) zu lernen, besteht darin, mit diesen Vorlagen zu spielen und zu sehen, was sie „ticken“ lässt. Für unseren Artikel beginnen wir mit einem leeren Dokument und spielen mit Daten und Formeln usw.  

Wählen Sie also die Option „Leeres Dokument“. Die Benutzeroberfläche wird von Version zu Version variieren, sollte aber ähnlich genug sein, um die Idee zu verstehen. Etwas später werden wir auch ein weiteres Beispiel - Excel -Sheet herunterladen.

Einfügen der Daten(Inserting the Data)

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Daten in Ihre Tabelle (auch bekannt als Arbeitsblatt) zu bekommen. Eine Möglichkeit besteht darin, einfach das Gewünschte dort einzugeben, wo Sie es möchten. Wählen Sie die jeweilige Zelle aus und beginnen Sie einfach mit der Eingabe.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Daten zu kopieren und sie dann in Ihre Tabelle einzufügen(Spreadsheet) . Zugegeben, wenn Sie Daten kopieren, die nicht in einem Tabellenformat vorliegen, kann es ein wenig interessant werden, wo sie in Ihrem Dokument landen. Aber glücklicherweise können wir das Dokument jederzeit bearbeiten und bei Bedarf erneut kopieren und an anderer Stelle einfügen.

Sie können die Methode zum Kopieren/Einfügen jetzt ausprobieren, indem Sie einen Teil dieses Artikels auswählen, kopieren und dann in Ihre leere Tabelle einfügen.

Nachdem Sie den Teil des Artikels ausgewählt und kopiert haben, gehen Sie zu Ihrer Tabelle und klicken Sie auf die gewünschte Zelle, in der Sie mit dem Einfügen beginnen möchten, und tun Sie dies. Die oben gezeigte Methode verwendet das Rechtsklickmenü und wählt dann „Einfügen“ in Form des Symbols aus.

Es ist möglich, dass Sie einen Fehler erhalten, wenn Sie die in Excel integrierte Einfügemethode verwenden, auch mit den anderen in Excel integrierten Methoden. Glücklicherweise hilft Ihnen die Fehlerwarnung (oben) dabei, in die richtige Richtung zu weisen, um die Daten zu erhalten, die Sie in das Blatt kopiert haben.

Beim Einfügen der Daten interpretiert Excel sie ziemlich gut. In unserem Beispiel habe ich die ersten beiden Absätze dieses Abschnitts kopiert und in Excel in zwei Zeilen dargestellt. Da zwischen den Absätzen tatsächlich ein Leerzeichen war, hat Excel das auch reproduziert (mit einer leeren Zeile). Wenn Sie eine Tabelle kopieren, kann Excel sie noch besser im Blatt reproduzieren.

Sie können auch die Schaltfläche in der Multifunktionsleiste(Ribbon) zum Einfügen verwenden. Für visuelle Menschen ist das wirklich hilfreich. Es ist im Bild unten dargestellt.

Einige Excel -Versionen (insbesondere die älteren Versionen) ermöglichen es Ihnen, Daten zu importieren (was am besten mit ähnlichen Dateien oder CSV -Dateien ( comma-separated values) funktioniert). Einige neuere Versionen von Excel haben diese Option nicht, aber Sie können immer noch die andere Datei (diejenige, die Sie importieren möchten) öffnen , alles auswählen(select all) und dann kopieren und in Ihre Excel -Tabelle einfügen .  

Wenn der Import verfügbar ist, finden Sie ihn im Allgemeinen im Menü Datei . (File)In den neuen Versionen von Excel werden Sie möglicherweise zu einer eher grafischen Benutzeroberfläche umgeleitet, wenn Sie auf Datei(File) klicken .  Klicken(Simply) Sie einfach auf den Pfeil oben links, um zu Ihrem Arbeitsblatt zurückzukehren.

Hyperlinks(Hyperlinking)

Das Hyperlinking(Hyperlinking) ist ziemlich einfach, besonders wenn Sie das Menüband(Ribbon) verwenden . In den neueren Excel- Versionen finden Sie den Hyperlink-Button unter dem Menü Einfügen . (Insert)Es kann auch über eine Tastenkombination wie Befehl-K(command-K) aufgerufen werden .

Daten formatieren (Beispiel: Zahlen und Daten)(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))

Manchmal ist es hilfreich, die Daten zu formatieren. Dies gilt insbesondere für Zahlen. Wieso den? Manchmal fallen Zahlen automatisch in ein allgemeines Format (eine Art Standard), das eher einem Textformat ähnelt. Aber oft möchten wir, dass sich unsere Zahlen wie Zahlen verhalten.  

Das andere Beispiel wären Daten, die wir möglicherweise formatieren möchten, um sicherzustellen, dass alle unsere Daten konsistent erscheinen, wie 20200101 oder 01.01.20 oder welches Format wir auch immer für unser Datumsformat wählen.

Sie können auf verschiedene Arten auf die Option zugreifen, um Ihre Daten zu formatieren, wie in den folgenden Bildern gezeigt.

Sobald Sie beispielsweise auf das Zahlenformat(Number) zugegriffen haben, haben Sie mehrere Optionen. Diese Optionen werden angezeigt, wenn Sie die Rechtsklickmethode verwenden. Wenn Sie die Multifunktionsleiste(Ribbon) verwenden , befinden sich Ihre Optionen direkt in der Multifunktionsleiste(Ribbon) . Es hängt alles davon ab, was für Sie einfacher ist.  

Wenn Sie Excel schon eine Weile verwenden, ist die Rechtsklick-Methode mit dem resultierenden Zahlenformat-Dialogfeld (siehe unten) möglicherweise einfacher zu verstehen. Wenn Sie neuer oder visueller sind, ist die Ribbon- Methode möglicherweise sinnvoller (und viel schneller zu verwenden). Beide bieten Ihnen Formatierungsoptionen für Zahlen.

Wenn Sie etwas eingeben, das einem Datum ähnelt, sind die neueren Versionen von Excel nett genug, um dies in der Multifunktionsleiste widerzuspiegeln, wie(Ribbon) im folgenden Bild gezeigt.

Aus der Multifunktionsleiste(Ribbon) können Sie Formate für Ihr Datum auswählen. Sie können beispielsweise ein kurzes Datum oder ein langes Datum auswählen. Probieren Sie es aus und sehen Sie sich Ihre Ergebnisse an.

Präsentationsformatierung (Beispiel: Text ausrichten)(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))

Es ist auch hilfreich zu verstehen, wie Sie Ihre Daten ausrichten, ob Sie alles links oder rechts (oder im Blocksatz usw.) ausrichten möchten. Auch diese ist über das Ribbon erreichbar .

Wie Sie den obigen Bildern entnehmen können, befindet sich die Ausrichtung des Textes (dh rechts, links usw.) in der zweiten Zeile der Multifunktionsleisten(Ribbon) - Option. Sie können auch andere Ausrichtungsoptionen (z. B. oben, unten) in der Multifunktionsleiste(Ribbon) auswählen .  

Wenn Sie außerdem bemerken, dass das Ausrichten von Dingen wie Zahlen möglicherweise nicht richtig aussieht, wenn es links ausgerichtet ist (wobei Text besser aussieht), sieht es besser aus, wenn es rechts ausgerichtet ist. Die Ausrichtung ist sehr ähnlich zu dem, was Sie in einer Textverarbeitungsanwendung sehen würden.

Spalten Reihen(Columns & Rows)

Es ist hilfreich zu wissen, wie man mit Spalten und Zeilen arbeitet und deren Breite und Abmessungen anpasst . (adjust the width and dimensions)Glücklicherweise ist es ziemlich einfach, es zu tun, sobald Sie den Dreh raus haben.  

Das Hinzufügen oder Löschen von Zeilen oder Spalten besteht aus zwei Teilen. Der erste Teil ist der Auswahlprozess und der andere ist der Rechtsklick und die Auswahl der Einfüge- oder Löschoption.  

Erinnern Sie sich an die Daten, die wir aus diesem Artikel kopiert und im obigen Beispiel in unsere leere Excel -Tabelle eingefügt haben? (Excel)Wir brauchen es wahrscheinlich nicht mehr, daher ist es ein perfektes Beispiel für den Prozess des Löschens von Zeilen.

Erinnerst du dich an(Remember) unseren ersten Schritt? Wir müssen die Zeilen auswählen. Fahren Sie fort und klicken Sie auf die Zeilennummer (links von der oberen linken Zelle) und ziehen Sie sie mit der Maus nach unten in die unterste Zeile, die Sie löschen möchten. In diesem Fall wählen wir drei Zeilen aus.  

Der zweite Teil unseres Verfahrens besteht dann darin, auf Zeilen(Delete Rows) löschen zu klicken und zuzusehen, wie Excel diese Zeilen löscht.

Der Prozess zum Einfügen einer Zeile ist ähnlich, aber Sie müssen nicht mehr als eine Zeile auswählen.  Excel bestimmt, wo Sie klicken, wo Sie die Zeile einfügen möchten.  

Um den Vorgang zu starten, klicken Sie auf die Zeilennummer, die unterhalb der neuen Zeile stehen soll. Dadurch wird Excel angewiesen, die gesamte Zeile für Sie auszuwählen. An der Stelle, an der Sie sich befinden, fügt Excel die Zeile darüber ein. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste und wählen Sie Zeilen einfügen.(Insert Rows.)

Wie Sie oben sehen können, haben wir 10 in Zeile 10 eingegeben. Nachdem Sie dann 10 (Zeile 10) ausgewählt, mit der rechten Maustaste geklickt und Zeilen einfügen gewählt(Insert Rows) haben, ist die Zahl 10 eine Zeile nach unten gegangen. Dies führte dazu, dass die 10 jetzt in Reihe 11 steht.  

Dies zeigt, wie die eingefügte Zeile über der ausgewählten Zeile platziert wurde. Probieren Sie es selbst aus, damit Sie sehen können, wie der Einfügungsprozess funktioniert.

Wenn Sie mehr als eine Zeile benötigen, können Sie dies tun, indem Sie mehr als eine Zeile auswählen . Dadurch wird Excel mitgeteilt(Excel) , wie viele Sie möchten, und diese Menge wird über der ausgewählten Zeilennummer eingefügt.  

Die folgenden Bilder zeigen dies in einem visuellen Format, einschließlich, wie die 10 drei Reihen nach unten ging, die Anzahl der eingefügten Reihen. 

Das Einfügen und Löschen von Spalten ist im Grunde dasselbe, außer dass Sie von oben (Spalten) statt von links (Zeilen) auswählen.

Filter & Duplikate(Filters & Duplicates)

Wenn wir viele Daten haben, mit denen wir arbeiten können, hilft es, wenn wir ein paar Tricks im Ärmel haben, um einfacher mit diesen Daten zu arbeiten.  

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben eine Reihe von Finanzdaten, müssen sich aber nur bestimmte Daten ansehen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung eines Excel-„Filters“.

Lassen Sie uns zunächst ein Excel-Arbeitsblatt(Excel Worksheet) finden , das viele Daten enthält, damit wir etwas zum Testen haben (ohne alle Daten selbst eingeben zu müssen). Sie können ein solches Beispiel von Microsoft herunterladen(download just such a sample from Microsoft) . Beachten Sie, dass dies der direkte Link zum Download ist, sodass die Excel -Beispieldatei sofort heruntergeladen werden sollte, wenn Sie auf diesen Link klicken.

Nun, da wir das Dokument haben, schauen wir uns die Datenmenge an. Ziemlich viel, nicht wahr? Hinweis: Das obige Bild sieht etwas anders aus als in Ihrer Beispieldatei, und das ist normal. 

Angenommen, Sie wollten nur Daten aus Deutschland(Germany) sehen . Verwenden Sie die Option „Filter“ in der Multifunktionsleiste(Ribbon) (unter „Home“). Es wird mit der Option „Sortieren“ nach rechts kombiniert (in den neueren Excel - Versionen). 

Teilen Sie Excel(Excel) nun mit, welche Optionen Sie wünschen. In diesem Fall suchen wir Daten zum ausgewählten Land Deutschland .(Germany)

Sie werden feststellen, dass bei Auswahl der Filteroption kleine Pulldown-Pfeile in den Spalten erscheinen. Wenn ein Pfeil ausgewählt ist, haben Sie mehrere Optionen, einschließlich der Option „Textfilter“, die wir verwenden werden. Sie haben die Möglichkeit, aufsteigend oder absteigend zu sortieren.  

Es ist sinnvoll, warum Excel diese in der (Excel)Multifunktionsleiste(Ribbon) kombiniert, da alle diese Optionen in der Pulldown-Liste erscheinen. Wir werden unter den „Textfiltern“ die Option „Gleich“ auswählen.

Nachdem wir ausgewählt haben, was wir tun möchten (in diesem Fall Filter ), geben wir die Informationen/Kriterien an. Wir möchten alle Daten aus Deutschland(Germany) sehen , also geben wir das in das Feld ein. Klicken Sie dann auf „OK“.

Sie werden feststellen, dass wir jetzt nur noch Daten aus Deutschland(Germany) sehen . Die Daten wurden gefiltert. Die anderen Daten sind noch da. Es ist nur unsichtbar. Irgendwann möchten Sie den Filter abbrechen und alle Daten sehen.  Kehren Sie einfach(Simply) zum Pulldown-Menü zurück und löschen Sie den Filter, wie in der Abbildung unten gezeigt.

Manchmal haben Sie Datensätze, die doppelte Daten enthalten. Es ist viel einfacher, wenn Sie nur einzelne Daten haben. Warum möchten Sie zum Beispiel genau denselben Finanzdatensatz zweimal (oder öfter) in Ihrem Excel-Arbeitsblatt haben(Excel Worksheet) ?  

Unten(Below) sehen Sie ein Beispiel für einen Datensatz, der einige Daten enthält, die sich wiederholen (in Gelb hervorgehoben).

Um Duplikate (oder mehr, wie in diesem Fall) zu entfernen, klicken Sie zunächst auf eine der Zeilen, die die doppelten Daten darstellt (die die wiederholten Daten enthält). Dies ist im folgenden Bild dargestellt.

Besuchen Sie nun die Registerkarte oder den Abschnitt „Daten“ und von dort aus sehen Sie eine Schaltfläche auf der Multifunktionsleiste(Ribbon) mit der Aufschrift „Duplikate entfernen“. Klicken Sie darauf.

Der erste Teil dieses Prozesses zeigt Ihnen ein Dialogfeld ähnlich dem, das Sie im folgenden Bild sehen.  Lassen(Don) Sie sich davon nicht verwirren. Es fragt Sie einfach, welche Spalte Sie sich ansehen sollen, wenn Sie die doppelten Daten identifizieren.  

Wenn Sie zum Beispiel mehrere Zeilen mit demselben Vor- und Nachnamen haben, aber in den anderen Spalten im Grunde Kauderwelsch (wie zum Beispiel ein Kopieren/Einfügen von einer Website) und Sie nur eindeutige Zeilen für den Vor- und Nachnamen benötigen, würden Sie auswählen diese Spalten, damit der Kauderwelsch, der möglicherweise nicht doppelt vorhanden ist, beim Entfernen der überschüssigen Daten nicht berücksichtigt wird.  

In diesem Fall haben wir die Auswahl auf „alle Spalten“ belassen, weil wir Zeilen manuell dupliziert hatten, sodass wir wussten, dass alle Spalten in unserem Beispiel genau gleich waren. (Sie können dasselbe mit der Excel -Beispieldatei tun und testen.)

Nachdem Sie im obigen Dialogfeld auf „OK“ geklickt haben, sehen Sie das Ergebnis, und in diesem Fall wurden drei Zeilen als übereinstimmend identifiziert und zwei davon entfernt.

Jetzt stimmen die resultierenden Daten (siehe unten) mit den Daten überein, mit denen wir begonnen haben, bevor wir das Hinzufügen und Entfernen von Duplikaten durchlaufen haben.

Sie haben gerade ein paar Tricks gelernt. Diese sind besonders hilfreich beim Umgang mit größeren Datensätzen. Probieren Sie einige andere Schaltflächen aus, die Sie auf der Multifunktionsleiste(Ribbon) sehen, und sehen Sie, was sie tun. Sie können Ihre Excel -Beispieldatei auch duplizieren, wenn Sie das ursprüngliche Formular beibehalten möchten. Benennen Sie die heruntergeladene Datei um und laden Sie eine weitere Kopie erneut herunter. Oder duplizieren Sie die Datei auf Ihrem Computer.  

Ich habe die Registerkarte mit allen Finanzdaten dupliziert (nachdem ich sie in meine andere Beispieldatei kopiert hatte, war diejenige, mit der wir begonnen haben, leer) und mit der duplizierten Registerkarte hatte ich zwei Versionen, mit denen ich nach Belieben spielen konnte. Sie können dies versuchen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte klicken und „ Duplizieren(Duplicate) “ auswählen.

Bedingte Formatierung(Conditional Formatting)

Dieser Teil des Artikels ist aufgrund seiner Anzeigevorteile im Abschnitt zum Erstellen der Arbeitsmappe enthalten. (Workbook)Wenn es Ihnen etwas kompliziert erscheint oder Sie nach Funktionen und Formeln suchen, überspringen Sie diesen Abschnitt und kommen Sie in Ruhe darauf zurück.

Die bedingte Formatierung(Formatting) ist praktisch, wenn Sie bestimmte Daten hervorheben möchten. In diesem Beispiel verwenden wir unsere Excel-Beispieldatei(Excel Example) (mit allen Finanzdaten) und suchen nach dem „ Bruttoumsatz(Gross) “, der über 25.000 $ liegt. 

Dazu müssen wir zuerst die Gruppe von Zellen markieren, die wir auswerten möchten. Denken Sie jetzt daran, dass Sie nicht die gesamte Spalte oder Zeile hervorheben möchten. Sie möchten nur die Zellen hervorheben, die Sie auswerten möchten. Andernfalls werden auch die anderen Zellen (wie Überschriften) ausgewertet und Sie wären überrascht, was Excel mit diesen Überschriften (als Beispiel) macht.

Wir haben also unsere gewünschten Zellen hervorgehoben und klicken jetzt auf den Abschnitt/die Gruppe „Home“ und dann auf „Bedingte Formatierung“.

Wenn wir in der Multifunktionsleiste(Ribbon) auf „Bedingte Formatierung“ klicken , haben wir einige Optionen. In diesem Fall möchten wir die Zellen hervorheben, die größer als 25.000 $ sind, damit wir unsere Auswahl treffen, wie im folgenden Bild gezeigt.

Jetzt sehen wir ein Dialogfeld und können den Wert in das Feld eingeben. Wir geben 25000 ein. Sie müssen sich keine Gedanken über Kommas oder ähnliches machen und tatsächlich funktioniert es besser, wenn Sie nur die rohe Zahl eingeben.

Nachdem wir auf „OK“ geklickt haben, werden wir sehen, dass die Felder automatisch gemäß unserer Auswahl (rechts) in unserem „Größer als“-Dialogfeld oben eingefärbt werden. In diesem Fall „Hellrote Füllung mit dunkelrotem Text(Dark Red Text) ). Wir hätten auch eine andere Anzeigeoption wählen können.

Diese bedingte Formatierung ist eine großartige Möglichkeit, auf einen Blick Daten zu sehen, die für das eine oder andere Projekt unerlässlich sind. In diesem Fall könnten wir die „Segmente“ (wie sie in der Excel-Beispieldatei bezeichnet werden) sehen, die einen (Excel Example)Bruttoumsatz(Gross) von 25.000 USD überschreiten konnten .

Arbeiten mit Formeln und Funktionen(Working With Formulas and Functions)

Zu lernen, wie man Funktionen in Excel verwendet, ist sehr hilfreich. Sie sind die grundlegenden Eingeweide der Formeln. Wenn Sie eine Auflistung der Funktionen sehen möchten, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was verfügbar ist, klicken Sie auf das Menü/die Gruppe „Einfügen“ und wählen Sie dann ganz links „Funktion/Funktionen“.

Auch wenn der Zweck dieser Schaltfläche in der Excel-Multifunktionsleiste(Excel Ribbon) darin besteht, eine tatsächliche Funktion einzufügen (was auch durch Eingabe in die Formelleiste erreicht werden kann, beginnend mit einem Gleichheitszeichen und dann mit der Eingabe der gewünschten Funktion), können wir dies auch verwenden um zu sehen, was verfügbar ist. Sie können durch die Funktionen blättern, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was Sie in Ihren Formeln verwenden können.  

Zugegeben, es ist auch sehr hilfreich, sie einfach auszuprobieren und zu sehen, was sie bewirken. Sie können die Gruppe auswählen, die Sie durchgehen möchten, indem Sie eine Kategorie auswählen, z. B. „Häufig verwendet“ für eine kürzere Liste von Funktionen, aber eine Liste, die häufig verwendet wird (und für die einige Funktionen in diesem Artikel behandelt werden).

Wir werden einige dieser Funktionen in den Beispielen der Formeln verwenden, die wir in diesem Artikel besprechen.

Das Gleiche (The Equals )=Zeichen( Sign)

Das Gleichheitszeichen (=) ist in Excel sehr wichtig . Es spielt eine wesentliche Rolle. Dies gilt insbesondere für Formeln.  Grundsätzlich(Basically) haben Sie keine Formel, ohne ihr ein Gleichheitszeichen voranzustellen. Und ohne die Formel sind es einfach die Daten (oder der Text), die Sie in diese Zelle eingegeben haben.  

Denken Sie also daran, dass Sie, bevor Sie Excel bitten , etwas für Sie zu berechnen oder zu automatisieren, ein Gleichheitszeichen ( = ) in die Zelle eingeben.

Wenn Sie ein $-Zeichen einfügen, weist dies Excel an, die Formel nicht zu verschieben. Normalerweise ist die automatische Anpassung von Formeln (mithilfe von sogenannten relativen Zellbezügen) an Änderungen im Arbeitsblatt eine hilfreiche Sache, aber manchmal möchten Sie es vielleicht nicht und mit diesem $-Zeichen können Sie Excel das mitteilen. Sie fügen einfach das $ vor dem Buchstaben und der Zahl des Zellbezugs ein.  

Ein relativer Zellbezug von D25 wird also zu $D$25. Wenn dieser Teil verwirrend ist, machen Sie sich keine Sorgen. Sie können darauf zurückkommen (oder mit einer leeren Excel -Arbeitsmappe damit spielen).(Excel)

The Awesome Ampersand >> &

Das kaufmännische Und ( & ) ist ein lustiges kleines Formel-„Werkzeug“, mit dem Sie Zellen kombinieren können. Angenommen, Sie haben eine Spalte für Vornamen und eine weitere Spalte für Nachnamen und Sie möchten eine Spalte für den vollständigen Namen erstellen. Sie können das & verwenden, um genau das zu tun.

Versuchen wir es in einem Excel-Arbeitsblatt(Excel Worksheet) . Lassen Sie uns für dieses Beispiel ein leeres Blatt verwenden, damit wir kein anderes Projekt unterbrechen. Fahren Sie fort und geben Sie Ihren Vornamen in A1 und Ihren Nachnamen in B1 ein. Um sie nun zu kombinieren, klicken Sie mit der Maus auf die Zelle C1 und geben Sie diese Formel ein:  =A1 & “ “ & B1 .  Bitte(Please) verwenden Sie nur den Teil in Kursivschrift und keinen Rest davon (z. B. keinen Punkt).  

Was siehst du in C1? Sie sollten Ihren vollständigen Namen mit einem Leerzeichen zwischen Ihrem Vor- und Nachnamen sehen, wie es bei der Eingabe Ihres vollständigen Namens normal wäre. Der & „ “ & Teil der Formel hat diesen Raum erzeugt. Wenn Sie „ “ nicht eingefügt hätten, hätten Sie Ihren Vor- und Nachnamen ohne Leerzeichen dazwischen (probieren Sie es aus, wenn Sie das Ergebnis sehen möchten).

Eine andere ähnliche Formel verwendet CONCAT , aber wir werden etwas später mehr darüber erfahren. Denken Sie vorerst daran, was das kaufmännische Und ( & ) für Sie tun kann, da dieser kleine Tipp in vielen Situationen nützlich ist.

SUM()-Funktion(SUM() Function)

Die SUM ()-Funktion ist sehr praktisch und macht genau das, was sie beschreibt. Es addiert die Zahlen, die Sie Excel mitteilen , und gibt Ihnen die Summe ihrer Werte. Sie können dies auf verschiedene Arten tun.

Wir begannen mit der Eingabe einiger Zahlen, damit wir einige Daten hatten, mit denen wir bei der Verwendung der Funktion arbeiten konnten. Wir haben einfach 1, 2, 3, 4, 5 verwendet und in A1 begonnen und jede Zelle nach unten in Richtung A5 eingegeben.

Um nun die Funktion SUMME(SUM) () zu verwenden, klicken Sie zunächst in die gewünschte Zelle, in diesem Fall haben wir A6 verwendet, und geben Sie =SUM ( in die Bearbeitungsleiste ein. Hören Sie in diesem Beispiel auf, wenn Sie zum ersten „(“ kommen. Klicken Sie nun in A1 (die oberste Zelle) und ziehen Sie Ihre Maus auf A5 (oder die unterste Zelle, die Sie einschließen möchten) und kehren Sie dann zur Formelleiste zurück und geben Sie das schließende „) ein.“ Schließen Sie die Punkte nicht ein oder Anführungszeichen und nur die Klammern. 

Die andere Möglichkeit, diese Funktion zu verwenden, besteht darin, die Informationen manuell in die Formelleiste einzugeben. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie einige Zahlen haben und das Scrollen, um sie zu erfassen, etwas schwierig ist. Starten Sie diese Methode genauso wie im obigen Beispiel mit „=SUM(.“

Geben Sie dann den Zellbezug der obersten Zelle ein. In diesem Fall wäre das A1. Schließen Sie einen Doppelpunkt ( : ) ein und geben Sie dann den Zellbezug der untersten Zelle ein. In diesem Fall wäre das A5.

AVERAGE()-Funktion(AVERAGE() Function)

Was wäre, wenn Sie herausfinden wollten, was der Durchschnitt einer Gruppe von Zahlen ist? Das geht ganz einfach mit der Funktion AVERAGE (). Sie werden in den folgenden Schritten feststellen, dass es sich im Grunde um die gleiche Funktion wie die obige Funktion SUM () handelt, jedoch mit einer anderen Funktion.  

Vor diesem Hintergrund wählen wir zunächst die Zelle aus, die wir für das Ergebnis verwenden möchten (in diesem Fall A6), und beginnen dann mit der Eingabe eines Gleichheitszeichens ( = ) und des Wortes AVERAGE . Sie werden feststellen, dass Ihnen zu Beginn der Eingabe Vorschläge angeboten werden und Sie auf AVERAGE klicken können, anstatt das ganze Wort einzugeben, wenn Sie möchten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Formel eine öffnende Klammer enthält, bevor wir unseren Zellbereich hinzufügen.  Andernfalls(Otherwise) erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Nachdem wir nun „=AVERAGE(“ in unsere A6-Zelle (oder die Zelle, die Sie für das Ergebnis verwenden) eingegeben haben, können wir den Zellbereich auswählen, den wir verwenden möchten. In diesem Fall verwenden wir A1 bis A5.  

Denken Sie daran, dass Sie es auch manuell eingeben können, anstatt den Bereich mit der Maus auszuwählen. Wenn Sie einen großen Datensatz haben, ist das Eintippen des Bereichs wahrscheinlich einfacher als das Scrollen, das erforderlich wäre, um ihn auszuwählen. Aber natürlich liegt es an Ihnen.

Um den Vorgang abzuschließen, geben Sie einfach die schließende Klammer „)“ ein und Sie erhalten den Durchschnitt der fünf Zahlen. Wie Sie sehen können, ist dieser Prozess dem SUM(SUM) ()-Prozess und anderen Funktionen sehr ähnlich . Sobald Sie eine Funktion beherrschen, werden die anderen einfacher.

ZÄHLENWENN() Funktion(COUNTIF() Function)

Nehmen wir an, wir wollten zählen, wie oft eine bestimmte Zahl in einem Datensatz vorkommt.  Zuerst(First) bereiten wir unsere Datei für diese Funktion vor, damit wir etwas zu zählen haben. Entfernen Sie alle Formeln, die Sie möglicherweise in A6 haben. Kopieren Sie nun entweder A1 bis A5 und fügen Sie beginnend bei A6 ein oder geben Sie einfach die gleichen Zahlen in die Zellen ein, die nach unten gehen, beginnend mit A6 und dem Wert 1 und dann A7 mit 2 usw.

Beginnen wir nun in A11 mit unserer Funktion/Formel. (A11)In diesem Fall geben wir „ =COUNTIF (.“ ein. Dann wählen wir die Zellen A1 bis A10 aus .

Stellen Sie sicher, dass Sie „COUNTIF“ und nicht eine der anderen COUNT-ähnlichen Funktionen eingeben oder auswählen, da wir sonst nicht dasselbe Ergebnis erhalten.

Bevor wir es wie bei unseren anderen Funktionen tun und die schließende Klammer „)“ eingeben, müssen wir die Frage nach den Kriterien beantworten und diese nach einem Komma „“ und vor der Klammer „)“ eingeben.

Was wird durch die „Kriterien“ definiert? Hier teilen wir Excel mit, was es zählen soll (in diesem Fall). Wir haben ein Komma und dann eine „5“ und dann die schließende Klammer eingegeben, um die Anzahl der Fünfer (5) zu erhalten, die in der Zahlenliste erscheinen. Dieses Ergebnis wäre zwei (2), da es zwei Vorkommnisse gibt.

CONCAT oder CONCANTENATE() Funktion(CONCAT or CONCANTENATE() Function)

Ähnlich wie in unserem Beispiel mit nur dem kaufmännischen Und ( & ) in unserer Formel können Sie Zellen mit der Funktion CONCAT () kombinieren. Probieren Sie es aus und verwenden Sie dasselbe Beispiel.  

Geben Sie Ihren Vornamen in A1 und Ihren Nachnamen in B1 ein. Geben Sie dann in C1 CONCAT (A1, „ “ , B1) ein.

Sie werden sehen, dass Sie dasselbe Ergebnis erhalten wie mit dem kaufmännischen Und (&). Viele Leute verwenden das kaufmännische Und, weil es einfacher und weniger umständlich ist, aber jetzt sehen Sie, dass Sie auch eine andere Option haben.

Hinweis: Diese Funktion kann in Ihrer Version von Excel CONCANTENATE sein .  Microsoft hat den Funktionsnamen auf CONCAT verkürzt, und das ist in späteren Versionen der Software tendenziell einfacher einzugeben (und zu merken). Wenn Sie in Ihrer Bearbeitungsleiste (nach dem Gleichheitszeichen) anfangen, CONCA einzugeben , sehen Sie glücklicherweise, welche Version Ihre (CONCA)Excel -Version verwendet, und können sie auswählen, indem Sie mit der Maus darauf klicken.

Denken(Remember) Sie daran, dass Sie, wenn Sie mit der Eingabe beginnen, nur „CONCA“ (oder kürzer) und nicht „CONCAN“ (als Anfang für CONCANTENATE ) eingeben , damit Ihre Excel -Version die richtige Funktion anzeigt, da Sie sonst möglicherweise Excel nicht sehen . s Vorschlag, da hier die beiden Funktionen beginnen, sich zu unterscheiden.

Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie statt CONCAT(CONCAT) () lieber die Merge-Methode mit dem kaufmännischen Und (&) verwenden . Das ist normal.

If/Then Formulas

Angenommen, wir möchten eine If/Then FormulaRabatt(Discount) ) in einer neuen Spalte in unserer Beispiel - Excel -Datei zu identifizieren . In diesem Fall fügen wir zunächst eine Spalte hinzu und wir fügen sie nach Spalte F(Column F) und vor Spalte G(Column G) hinzu (wiederum in unserer heruntergeladenen Beispieldatei).

Jetzt geben wir die Formel ein. In diesem Fall geben wir es in F2 ein und es ist „=IF(E2>25000, „ DISCOUNT 2 “). Dies erfüllt das, wonach die Formel sucht, mit einem Test (E2 größer als 25.000) und dann einem Ergebnis, wenn die Zahl in E2 diesen Test besteht („ DISCOUNT 2 “). 

Kopieren Sie nun F2 und fügen Sie die folgenden Zellen in die Spalte F ein.

Die Formel passt sich automatisch für jede Zelle an (relative Zellreferenzierung), mit einem Verweis auf die entsprechende Zelle.  Denken(Remember) Sie daran , dass Sie, wenn Sie nicht möchten, dass es automatisch angepasst wird, dem Alpha-Zeichen der Zelle ein $-Zeichen sowie die Zahl voranstellen können, z. B. A1 ist $A$1. 

In der Abbildung oben sehen Sie, dass „DISCOUNT 2“ in allen Zellen der Spalte F2 erscheint. Dies liegt daran, dass die Formel angibt, die E2-Zelle (dargestellt durch $E$2) und keine relativen Zellen zu betrachten. Wenn also die Formel in die nächste Zelle (dh F3) kopiert wird, betrachtet sie wegen der Dollarzeichen immer noch die E2-Zelle. Alle Zellen ergeben also dasselbe Ergebnis, da sie dieselbe Formel haben, die auf dieselbe Zelle verweist.

Wenn Sie möchten, dass anstelle des Wortes „FALSE“ ein Wert angezeigt wird, fügen Sie einfach ein Komma und dann das Wort oder die Zahl, die angezeigt werden soll (Text sollte in Anführungszeichen stehen), am Ende der Formel vor dem ein abschließende Klammer.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row. 

Verwalten Ihrer Excel-Projekte(Managing Your Excel Projects)

Glücklicherweise können Sie mit der Art und Weise, wie Excel- Dokumente gestaltet sind, einiges mit Ihren Excel-Arbeitsmappen(Excel Workbooks) machen . Die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsblätter (Registerkarten) in Ihrem Dokument zu haben, ermöglicht es Ihnen, verwandte Inhalte in einer Datei zu haben. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie etwas erstellen, das möglicherweise Formeln enthält, die besser (oder schlechter) funktionieren, können Sie Ihre Arbeitsblätter(Worksheet) (Registerkarten) kopieren (Rechtsklickoption ), um verschiedene Versionen Ihres Arbeitsblatts(Worksheet) zu erhalten .  

Sie können Ihre Registerkarten umbenennen und Datumscodes verwenden, um Sie darüber zu informieren, welche Versionen die neuesten (oder ältesten) sind. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie Sie diese Registerkarten bei der Verwaltung Ihrer Excel-Projekte zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Hier ist ein Beispiel für das Umbenennen Ihrer Registerkarten in einer der neueren Versionen von Excel . Sie beginnen mit einem Klick auf die Registerkarte und erhalten ein Ergebnis ähnlich dem Bild hier: 

Wenn Sie diese Antwort nicht erhalten, ist das in Ordnung. Sie haben möglicherweise eine frühere Version von Excel , aber es ist etwas intuitiv in der Art und Weise, wie Sie die Registerkarten umbenennen können. Sie können mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte klicken und eine Option zum „Umbenennen“ auch in den früheren Versionen von Excel erhalten , und manchmal einfach direkt in die Registerkarte eingeben.

Excel bietet Ihnen auf Ihrem Weg zum Erlernen der Verwendung von (Excel)Excel so viele Möglichkeiten . Jetzt ist es Zeit, rauszugehen und es zu benutzen! Viel(Have) Spaß.



Gerda Herrmann

About the author

Ich bin ein Windows 10-Techniker und helfe seit vielen Jahren Einzelpersonen und Unternehmen dabei, die Vorteile des neuen Betriebssystems zu nutzen. Ich habe umfangreiche Kenntnisse über Microsoft Office, einschließlich der Anpassung des Erscheinungsbilds und der Personalisierung von Anwendungen für verschiedene Benutzer. Außerdem weiß ich, wie ich mit der Explorer-App Dateien und Ordner auf meinem Computer durchsuchen und finden kann.


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