Google Drive hat sich zu einer der besten und beliebtesten Möglichkeiten entwickelt, Dateien zwischen Kunden, Kollegen und Freunden auszutauschen, ohne dass sie einen direkten Download durchführen müssen.

Vor zehn Jahren verschickten Sie diese Dateien als E-Mail-Anhang oder Link von einer Website wie Megaupload oder MediaFire . Freuen wir uns alle, dass diese Tage hinter uns liegen.

Eine beliebte Funktion auf diesen alten Websites, die in die heutigen beliebten Sharing-Websites wie Pastebin übernommen wurde, ist die Möglichkeit, Ihren Link ungültig zu machen oder Ihre Datei nach einer bestimmten Zeit nicht mehr zu teilen. Dies können wir nicht per E-Mail tun. Es ist jedoch eine Funktion, die vielen Menschen in Google Drive nicht bekannt ist .

Einige vertrauliche Dateien sollten nicht ewig im Internet verbleiben. ^(Internet)Lassen Sie uns in diesem Artikel darüber sprechen, wie Sie ein Ablaufdatum für Ihren freigegebenen Dateizugriff in Google Drive festlegen können .

Einschränkungen des Ablaufs des freigegebenen Dateizugriffs in Google Drive

Es ist wichtig zu wissen, dass diese Funktion nur für Konten in einer kostenpflichtigen G Suite - Organisation verfügbar ist. Dies bedeutet, dass Standard- Google - Konten oder Konten, die die kostenlose Legacy-Version von G Suite verwenden, den Ablauf des freigegebenen Dateizugriffs nicht nutzen können.

Benutzern, die keiner kostenpflichtigen G Suite -Organisation angehören, können weiterhin Dateien mit einem Ablaufdatum für sie freigegeben werden, aber diese Anforderung muss erfüllt sein, um das Ablaufdatum für den Zugriff auf freigegebene Dateien in Google Drive festzulegen. Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das Ihnen über eine benutzerdefinierte Gmail -Domäne ein eigenes E-Mail-Konto zuweist, besteht eine gute Chance, dass Sie über dieses Konto Zugriff auf diese Funktion haben.

So richten Sie den Ablauf des freigegebenen Dateizugriffs in Google Drive ein^{(Google Drive)}

Der erste Schritt dieses Prozesses besteht natürlich darin, eine Datei tatsächlich mit jemandem zu teilen. Um eine Ihrer Dateien in Google Drive zu teilen, ist es am einfachsten, auf die Datei zuzugreifen und dann in der oberen rechten Ecke nach der großen blauen Schaltfläche „ Teilen^(Share) “ zu suchen – Sie können sie nicht übersehen.

Klicken^(Click) Sie darauf und es öffnet sich eine Lightbox, in der Sie eine Liste mit E-Mail-Adressen eingeben können, mit denen Sie Ihre Datei teilen möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK , um Ihre Einladung(en) zur Freigabe Ihrer Datei zu versenden, wenn Sie bereit sind. Danach sollten Sie dieselbe Datei erneut öffnen und erneut auf die blaue Schaltfläche „ Teilen^(Share) “ klicken oder mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und auf „ Teilen^(Share) “ klicken . Klicken Sie dieses Mal auf Erweitert^(Advanced) in der unteren rechten Ecke der Lightbox.

Wenn Sie hier den Mauszeiger über die Zeile eines der Benutzer bewegen, mit denen Sie die Datei teilen, wird ein Timer-Symbol mit der Aufschrift „ Ablauf^{(Set expiration)} festlegen“ angezeigt , wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen. Wenn Sie dieses Symbol nicht sehen, kann dies bedeuten, dass Sie kein Konto unter einer kompatiblen G Suite - Organisation verwenden. Wenn ja, klicken Sie darauf.

Ein weiterer Grund, warum Sie es möglicherweise nicht sehen, ist, dass Google die ^(Google)GUI -Oberfläche für Google Drive aktualisiert hat . Stattdessen müssen Sie möglicherweise auf das kleine Dropdown-Menü neben ihrem Namen und dann auf Temporären Zugriff gewähren^{(Give temporary access)} klicken .

Jetzt sehen Sie ein Fenster wie die beiden unten. Das obere Bild ist die neuere Version von Google Drive und höchstwahrscheinlich das, was Ihnen begegnen wird.

Dadurch sollten die Ablaufoptionen für den Zugriff angezeigt werden. Wenn Sie auf das Dropdown-Menü klicken, werden allgemeine Daten von 7 Tagen und 30 Tagen angezeigt, oder Sie können auf Benutzerdefiniertes Datum^{(Custom date…)} klicken , um Ihr eigenes Ablaufdatum festzulegen.

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Datum festlegen, können Sie einen Tag aus einer Kalenderansicht auswählen. Der einzige Haken ist, dass Sie keine Uhrzeit auswählen können, sondern nur ein Datum – die Datei läuft an jedem von Ihnen ausgewählten Tag eine Minute vor Mitternacht ab.

Wenn Sie mit der Konfiguration des Ablaufs des freigegebenen Dateizugriffs zufrieden sind, klicken Sie auf Änderungen speichern^{(Save changes)} und dann auf Fertig^(Done) . Das ist es!

Es ist wichtig zu beachten, dass Benutzer Ihre Datei weiterhin effektiv über das Ablaufdatum hinaus aufbewahren können, indem sie sie herunterladen. Um dies zu verhindern, sollten Sie ihren Zugriff so einstellen, dass sie die Datei nur anzeigen (nicht bearbeiten) und die Option „ Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} “ aktivieren .

Wenn Sie ein Konto in einer nicht veralteten G Suite-Organisation haben, ist der Ablauf des freigegebenen Dateizugriffs einer der vielen zu wenig genutzten Vorteile, die Sie nutzen können. Dies dauert nur wenige Sekunden, also lassen Sie diese sensiblen Dateien nicht ewig herumliegen!

Für den Fall, dass die G Suite nicht sicher genug ist oder Ihren Standards nicht entspricht, haben wir alternativ eine großartige Anleitung zur Einrichtung Ihres eigenen persönlichen Cloud-Speichers^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Probieren Sie es aus, um die vollständige Kontrolle über Ihre Cloud-Freigabe zu erhalten.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has еmerged as onе of the best and most poрular ways of sharing files between clients, coworkers, and friends without requiring thеm to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

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