Zwei der Hauptfunktionen von Excel bestehen darin, Ihnen zu ermöglichen, Daten aus verschiedenen Perspektiven zu manipulieren und anzuzeigen, und eines der einfacheren, aber leistungsfähigeren Tools des Programms dafür ist die Sortierfunktion^{(Sort )} .

Ganz gleich, ob es sich um einfache aufsteigende/absteigende Sortierungen handelt, um das Sortieren nach mehr als einer Variablen, um Daten in Gruppen anzuzeigen oder um die Zeilenintegrität aufrechtzuerhalten, oder um einfache alphanumerische Sortierungen, um Ihre tabellarischen Daten ordentlich zu halten, das Sortieren von Daten in Excel ist eine wesentliche Fähigkeit.

Nur wenige Programme eignen sich besser zum Sortieren von Tabellendaten als Excel , und Ihre Sortierungen können von einfach und relativ unkompliziert bis hochentwickelt reichen. Während die Sortierfähigkeiten von Excel – was Sie mit dem richtigen Datensatz und ein wenig Wissen über die inneren Abläufe des Programms tun können – in der Tat robust und tiefgründig sind, konzentriert sich der heutige Tech-Tipp auf zwei grundlegende Arten von Sortierungen, wie folgt:

• Sortieren von Daten in einer einzelnen Spalte
• Sortieren von Daten in mehreren Spalten

Tabellenkalkulationen bestehen natürlich aus Spalten und Zeilen von Zellen oder tabellarischen Daten, wobei jede Spalte eine logische Unterteilung von Fakten, Zahlen oder anderen Details nach Kategorien umfasst, wie beispielsweise Namen, Adressen, Währungen, Teile Zahlen usw. – je nach Art der Tabelle. Zeilen^(Rows) hingegen zeigen Personen, Objekte oder Figuren nebeneinander oder in derselben Instanz oder demselben Vorkommen an.

Abhängig von der Art der Tabellenkalkulation und den darin enthaltenen Daten, z. B. einer tabellarischen Liste mit Namen, Adressen, Telefonnummern und anderen relevanten Daten, ähneln Zeilen häufig Datenbankeinträgen.

Wenn Sie Datenzeilen sortieren, muss jede Zeile ihre Integrität bewahren, ohne versehentlich Daten von einer Zeile in eine andere zu verschieben, was, wie Sie weiter unten sehen werden, das Sortieren von Daten in mehreren Spalten praktisch ist.

Sortieren nach einem einzelnen Feld

Sie können die Datensätze in Ihrer Tabelle nach Zeilen sortieren, und Sie können die Zellen innerhalb der Datensätze nach Spalten sortieren. Sie können natürlich aufsteigende oder absteigende Sortierreihenfolgen festlegen. Standardmäßig ordnet das Programm aufsteigend / alphanumerisch Texte von A bis Z und Zahlen von der kleinsten zur größten. Das Sortieren mit einer absteigenden Sortierreihenfolge kehrt natürlich die älteren von Z nach A um , oder so, dass größere Zahlen oben beginnen.

Wie bei vielen Funktionen in Excel gibt es einige Möglichkeiten, eine einfache Sortierung durchzuführen; Alles, was Sie für diese Art von Sortierung benötigen, befindet sich jedoch im Flyout-Menü der rechten Maustaste, wie unten gezeigt.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf^{(Right-click)} ein Feld in der Spalte, nach der Sie die Tabelle sortieren möchten, um das Popup-Menü zu öffnen.
2. Scrollen^(Scroll) Sie nach unten und bewegen Sie den Mauszeiger über Sortieren^(Sort) , um das Flyout-Menü zu öffnen.
3. Klicken Sie auf A bis Z^{(Sort A to Z)} sortieren für aufsteigend oder Z bis A^{(Sort Z to A )} absteigend sortieren ( Beachten Sie^(Note) , dass Excel die Daten in den Zellen in Zeile 1 nicht in die Sortierung einbezieht; das Programm geht davon aus, dass diese Zeile Ihre Spaltenbeschriftungen oder Überschriften enthält.).

Diese einfache Sortierung funktioniert für viele Datentypen, außer wenn Ihre Zeilen und Spalten identische oder doppelte Daten enthalten. In diesen Fällen müssen Sie nach zwei oder mehr Spalten sortieren, die als nächstes kommen.

Datensätze nach mehreren Feldern sortieren

Abhängig von der Komplexität Ihrer Daten müssen Sie möglicherweise nach mehr als einer Spalte sortieren. Das vielleicht beste Beispiel ist das alphabetische Sortieren einer Datenbank in der Reihenfolge der Nachnamen. Angenommen, Ihre Daten enthalten mehrere Personen mit denselben Nachnamen. In diesen Fällen sollten Sie sicherstellen, dass Linda Johnson vor Lydia Johnson kommt und Cherri Anderson nach Charles Anderson erscheint … Sie verstehen schon.

Sie können benutzerdefinierte Suchen mit mehreren Kriterien aus dem Dialogfeld „ Sortieren “ einrichten, wie hier gezeigt.^(Sort)

1. Klicken Sie^(Click) auf eine Zelle in der ersten Datenspalte, die Sie sortieren möchten.
2. Klicken Sie direkt unter der Titelleiste auf Daten, um das Menüband^{(Data )} Daten zu öffnen. ^(Data)(Das Menüband ist natürlich die Reihe kontextbezogener Registerkarten am oberen Rand des Anwendungsfensters.)
3. Klicken Sie im Abschnitt „ Sortieren und Filtern “ auf die Schaltfläche „ ^{(Sort & Filter)}Sortieren^{(Sort )} “, um das Dialogfeld „Sortieren“ zu öffnen.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sortieren^{(Sort by)} nach und wählen Sie den ersten Spaltennamen aus, nach dem sortiert werden soll. (Beachten Sie, dass Excel den Inhalt in Zeile 1 der Spalte anzeigt, die in diesem Fall die Spaltenbeschriftungen enthält. Sie können diese Option deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Meine Daten haben Kopfzeilen^{(My data has headers)} deaktivieren.)
• Klicken Sie auf Ebene^{(Add Level )} hinzufügen, um der Sortierreihenfolge eine weitere Spalte hinzuzufügen.
• Klicken Sie auf das Dropdown- Menü Dann nach und wählen Sie die nächste Spalte aus, nach der sortiert werden soll.^{(Then by)}
• Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7^{(Steps 6 and 7)} nach Bedarf, um die Parameter Ihrer Sorte zu konfigurieren.

Wenn Sie im Dialogfeld „ Sortieren^(Sort) “ herumklicken, werden mehrere verschiedene Optionen zum Ändern Ihrer Sortierung angezeigt, obwohl einige davon höchstwahrscheinlich zu unerwünschten Ergebnissen führen werden, es sei denn, Sie wissen genau, wie sich jede einzelne auf Ihre Sortierung auswirkt.

• Klicken Sie auf OK .
• Wenn Sie ein Dialogfeld Sortierwarnung erhalten, wählen Sie ^{(Sort Warning)}Auswahl erweitern^{(Expand the selection)} und klicken Sie dann auf Sortieren.^(Sort.)

Wenn Sie eine Spalte auswählen, analysiert Excel außerdem den Inhalt der Zellen in dieser Spalte und macht fundierte Vermutungen darüber, welche Werte die Felder „Sortieren nach“^{(Sort on)} und „ Reihenfolge “ füllen sollten. ^(Order)Tun Sie es nicht, es sei denn, Sie haben einen bestimmten (und logischen) Grund, diese zu ändern. (Es sei denn, Sie experimentieren natürlich. Ich ermutige das immer – und die Rückgängig^(Undo) - Funktion von Excel funktioniert wunderbar.)

Wie Sie sich sicher vorstellen können, ist dies erst der Anfang, wie Sie Daten in Excel sortieren können . Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Verwendung der falschen Parameter Ihre Daten nebeneinander stellen und ihre Position in der Tabelle vollständig ändern kann, wenn Sie nicht vorsichtig sind. Sortieren^(Sort) ist schnell und einfach einzurichten. Die gute Nachricht ist, dass Undo auch schnell ist. Scheuen^(Don) Sie sich nicht, Rückgängig^(Undo) zu machen und es erneut zu versuchen. Und wieder.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to manipulate and view data from different perspectiνes, and one of thе program’s more simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

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