Wenn Sie es gewohnt sind, ältere Versionen von Excel zu verwenden , werden Sie die bedingten Formatierungsoptionen in Excel 2007 , 2010 und 2013 in Erstaunen versetzen. Warum sollten Sie sich also die Mühe machen, bedingte Formatierung zu verwenden? Nun, hier sind ein paar Gründe, warum ich diese Funktion von Excel so gerne verwende :

1. Um Ihre Daten optisch ansprechender zu gestalten.

2. Um Ihre Tabellenkalkulationen auf einen Blick verständlicher zu machen.

3. Um bestimmte Arten von Nummern als Hilfe bei der Problemlösung zu identifizieren.

4. Um Sie dabei zu unterstützen, Schlussfolgerungen aus Ihren Daten zu ziehen.

5. Um dem Benutzer visuell anzuzeigen, was „gut“ oder „schlecht“ ist, indem Grün und Rot verwendet werden.

Jetzt können Sie bedingte Formatierung verwenden, um jede Zelle in einem Bereich basierend auf Ihren eigenen Kriterien zu formatieren (und es stehen viele Formatierungsoptionen zur Auswahl). Wenn Sie beispielsweise eine Gewinntabelle haben und alle Gewinne über 200 $ grün und alle Gewinne unter 200 $ gelb und alle Verluste rot farblich kennzeichnen möchten, können Sie die bedingte Formatierung verwenden, um die ganze Arbeit schnell für Sie zu erledigen .

Bedingte Formatierung in Excel

Bedingte Formatierung ermöglicht es Ihnen, große Datenmengen schnell und einfach zu formatieren – und gleichzeitig verschiedene Datentypen zu unterscheiden. Sie können Regeln für die Formatierungsoptionen erstellen, die es Microsoft Excel ermöglichen , automatisch für Sie zu formatieren. Sie müssen wirklich nur drei einfache Schritte befolgen.

Schritt 1:^{(Step 1:)} Wählen Sie die Zellen aus, die Sie formatieren möchten.

Schritt 2:^{(Step 2:)} Klicken Sie auf die Schaltfläche „ Bedingte Formatierung^{(Conditional Formatting)} “ im Menü „ Startseite “, Abschnitt „ ^(Home)Stile^(Styles) “.

Schritt 3:^{(Step 3:)} Wählen Sie Ihre Regeln aus. Oben befinden sich Regeln zum Hervorheben von Zellen^{(Highlight Cells Rules)} und Top/Bottom Rules -Regeln  , mit denen Sie Vergleiche mit Werten durchführen können. Für dieses Beispiel haben wir drei Regeln auferlegt. Das erste war, dass jeder Wert über 200 $ grün war.

Beachten Sie, dass nur der Abschnitt „ Regeln zum Hervorheben von Zellen^{(Highlight Cells Rules)} “ auch zum Vergleichen eines Datensatzes mit einem anderen Datensatz verwendet werden kann. Alles andere verwendet nur den einen Datensatz, den Sie hervorgehoben haben, und vergleicht die Werte miteinander. Wenn ich beispielsweise die Größer-als-^{(Greater Than)} Regel verwende, kann ich Werte von A1 bis A20 mit einer bestimmten Zahl vergleichen, oder ich kann A1 bis A20 mit B1 bis B20 vergleichen .

Dieselbe Logik wurde auf die zweite und dritte Regel angewendet. Die zweite Regel war, dass alles zwischen $0 und $200 gelb formatiert wurde. Die dritte Regel war, dass alles unter $0 rot formatiert wurde. So sieht ein Teil der fertigen Tabelle aus.

Wenn Ihnen diese Formatierungsoptionen nicht gefallen, bietet Excel viele verschiedene neue Optionen für die bedingte Formatierung^{(Conditional Formatting)} , die Sie verwenden können. Sie können beispielsweise Symbole wie farbige Pfeile ( Symbolsätze^{(Icon Sets)} ), Balkendiagramme wie im zweiten Beispiel ( Datenbalken^{(Data Bars)} ) oder sogar eine Reihe automatisch ausgewählter Farben wie im letzten Beispiel ( Farbskalen^{(Color Scales)} ) einfügen. Diese drei Optionen vergleichen nur Werte aus demselben Datensatz. Wenn Sie A1 bis A20 auswählen , werden nur diese Werte miteinander verglichen.

Wenn Sie später entscheiden, dass Ihre Zellen nicht bedingt formatiert werden sollen, müssen Sie nur die Formatierung löschen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Bedingte Formatierung und wählen Sie ^{(Conditional Formatting)}Regeln löschen^{(Clear Rules)} . Wählen Sie dann aus, ob Sie die Regeln nur aus den ausgewählten Zellen oder aus dem gesamten Arbeitsblatt löschen möchten.

Wenn Sie mehrere Regeln erstellt haben, vergessen Sie außerdem möglicherweise, welche Regeln Sie auf welche Zellen angewendet haben. Da Sie viele Regeln auf denselben Satz von Zellen anwenden können, kann es ziemlich verwirrend werden, besonders wenn jemand anderes die Tabelle erstellt hat. Um alle Regeln anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung und dann auf ^{(Conditional Formatting)}Regeln verwalten.^{(Manage Rules.)}

Wenn Sie mehr als eine Regel auf denselben Zellbereich angewendet haben, werden die Regeln in der Reihenfolge von höherer Priorität zu niedrigerer Priorität ausgewertet. Standardmäßig hat die neuste hinzugefügte Regel die höhere Priorität. Sie können dies ändern, indem Sie auf die Regel klicken und dann die Aufwärts- und Abwärtspfeiltasten verwenden, um die Reihenfolge zu ändern. Sie können auch ganz oben auf das Dropdown-Menü klicken und die Regeln nur für die aktuelle Auswahl oder für jedes Blatt in der Arbeitsmappe anzeigen.

Es gibt auch ein Kontrollkästchen namens Stop If True , auf das ich hier nicht näher eingehen werde, da es ziemlich kompliziert ist. Sie können jedoch diesen Beitrag von Microsoft lesen , der es ausführlich erklärt.

Neue bedingte Formatierungsoptionen Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Bei der bedingten Formatierung ist in ^{(Conditional Formatting)}Excel 2010 fast alles gleich , was in Excel 2007 enthalten war . Es gibt jedoch eine neue Funktion, die es wirklich viel leistungsfähiger macht.

Zuvor hatte ich erwähnt, dass Sie im Abschnitt „ Regeln zum Hervorheben von Zellen“^{(Highlight Cells Rules)} einen Datensatz mit einem anderen Datensatz in derselben Tabelle vergleichen können. In 2010 können Sie jetzt auf ein anderes Arbeitsblatt in derselben Arbeitsmappe verweisen. Wenn Sie dies in Excel 2007 versuchen , können Sie die Daten aus einem anderen Arbeitsblatt auswählen, erhalten jedoch eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, am Ende auf OK zu klicken.

In Excel 2010 können Sie das jetzt tun, aber es ist ein bisschen knifflig, also werde ich es Schritt für Schritt erklären. Nehmen wir an, ich habe zwei Arbeitsblätter und auf jedem Blatt habe ich Daten von B2 bis B12 für so etwas wie Gewinn. Wenn ich sehen möchte, welche Werte in B2 bis B12 von Blatt 1 größer sind als die B2 bis B12 -Werte von Blatt 2, würde ich zuerst die B2 bis ^(B12)B12 -Werte in Blatt 1 auswählen und dann auf Groß als^{(Great Than)} unter Regeln zum Hervorheben von Zellen klicken.

Klicken Sie nun auf die Zellreferenzschaltfläche, die ich oben gezeigt habe. Das Kästchen ändert sich und das Cursorsymbol wird zu einem weißen Kreuz. Gehen Sie jetzt weiter und klicken Sie auf Blatt 2 und wählen Sie  NUR^(ONLY)  Zelle B2 aus. Wählen Sie NICHT^(NOT)  den gesamten Bereich von B2 bis B12 aus .

Sie werden sehen, dass das Feld jetzt den Wert =Sheet2!$B$2 hat . Wir müssen dies in =Sheet2!$B2 ändern . Entfernen Sie einfach das $  , das vor der 2 steht. Dadurch bleibt die Spalte fixiert, aber die Zeilennummer kann sich automatisch ändern. Aus irgendeinem Grund können Sie nicht nur das gesamte Sortiment auswählen.

Klicken Sie^(Click) erneut auf die Zellbezugsschaltfläche und dann auf OK. Jetzt werden die Werte in Blatt 1, die größer als Blatt 2 sind, gemäß den von Ihnen gewählten Formatierungsoptionen formatiert.

Hoffentlich^(Hopefully) macht das alles Sinn! Wenn man sich Excel 2013 ansieht , scheint es keine neuen Features zu geben, wenn es um die bedingte Formatierung geht. Als letzten Tipp: Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Standardregeln nicht mit dem übereinstimmen, was Sie erreichen möchten, können Sie auf die  Option Neue Regel^{(New Rule)} klicken und von vorne beginnen. Das Tolle am Erstellen einer neuen Regel ist, dass Sie eine Formel verwenden können, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen, was sehr leistungsfähig ist.

Obwohl die bedingte Formatierung auf den ersten Blick relativ einfach und einfach aussieht, kann sie je nach Ihren Daten und Ihren Anforderungen recht komplex werden. Wenn Sie Fragen haben, können Sie gerne einen Kommentar hinterlassen. Genießen!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are usеd to using older versionѕ оf Excel, the cоnditional fоrmatting optіons in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple of reasоnѕ why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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