Viele Unternehmen weltweit haben nichts dagegen, die Möglichkeit der Heimarbeit auf ihre Mitarbeiter auszudehnen, die nicht unbedingt im Büro sein müssen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, bestimmte Videokonferenz-Etiketten^{(video conferencing etiquette)} zu beachten .

Während die Unternehmen den Telepräsenz- und Videokonferenzmodus nutzen, um ein nahtloses Engagement zu ermöglichen, finden Sie hier einige Etikette, Tipps und Regeln für Videokonferenzen, die Sie anwenden sollten, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Lesen Sie^(Read) : So richten Sie ein Microsoft Teams-Meeting ein und nehmen daran teil^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Verhaltensregeln für Videokonferenzen

In einer Videokonferenz hat man nicht die Chance, alle persönlich kennenzulernen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Befolgen Sie also diese gewünschten Etiketten als Referenzhandbuch.

1. Legen Sie die Tagesordnungen der Sitzungen im Voraus fest
2. Richten Sie den Hintergrund ein
3. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor
4. Sei pünktlich
5. Halten Sie Ihren Schreibtisch sauber
6. Kenne deine Zuhörer
7. Relevante Punkte dokumentieren
8. Weisen Sie einen Protokollführer zu
9. Seien Sie höflich gegenüber anderen Teilnehmern
10. Halten Sie das Mikrofon stumm, wenn es nicht verwendet wird

Eine gute Etikette für Videokonferenzgespräche kann Ihnen helfen, Ihr Selbstvertrauen zu stärken und Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.

1] Legen Sie^(Decide) die Tagesordnungen der Sitzungen im Voraus fest

Eine wesentliche Praxis für effektive Videokonferenzen besteht darin, das Treffen nur dann zu organisieren, wenn Sie das Thema der Diskussionen perfekt verstehen. Wenn Sie also derjenige sind, der das virtuelle Meeting organisiert, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer im Voraus etwas darüber wissen. Es gilt als sicher, mindestens zwei Erinnerungen zu senden,

• Einen Tag vor dem Treffen
• Eine Stunde vor Sitzungsbeginn

Dies hilft den Teilnehmern, sich auf das Meeting vorzubereiten, damit sie nicht überrascht werden und sich mit der Etikette auseinandersetzen.

2] Richten Sie den Hintergrund ein

Umso wichtiger ist es, im Hintergrund die richtigen Lichtverhältnisse zu haben, um Schatten zu vermeiden. Wenn Sie ein sonniges Fenster direkt hinter sich haben, ziehen Sie auf ähnliche Weise die Jalousie herunter, um den Blitz zu dämpfen. Darüber hinaus ist eine saubere Wand oder ein sauberer Vorhang viel besser als ein vollgestopftes Büro oder seltsame Kunstwerke, um Ablenkungen zu vermeiden.

Denken Sie daran, dass sich die Person, mit der Sie eine Videokonferenz führen, nicht abgelenkt fühlen sollte. Stellen Sie also sicher, dass Sie überprüfen, was sie sehen, bevor Sie anrufen. Wenn Sie sich zu viele Gedanken darüber machen, was sich in Ihrem Hintergrund befindet und wie andere es sehen könnten, kann dies zusätzlichen Stress verursachen, der der Arbeit im Wege stehen kann.

Lesen Sie^(Read) : So verwischen Sie den Hintergrund in Microsoft Teams-Meetings^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Bereiten Sie sich auf das Meeting vor

Setzen^(Sit) Sie sich aufrecht direkt in die Kamera und tragen Sie ein Lächeln auf Ihrem Gesicht. Verwenden^(Use) Sie beim Sprechen natürliche Gesten und versuchen Sie, Nebengespräche einzuschränken. Vermeiden Sie^(Avoid) es, auf das Mikrofon zu klopfen oder Papier in der Nähe des Mikrofons zu rascheln. Halten Sie außerdem Ihre Bewegungen so gering wie möglich.

4] Seien Sie pünktlich

Viele Leute sind gewöhnlich zu spät, also ist es wichtig, pünktlich zu sein. Tatsächlich sollte dies ein Standard sein, um mit jedem Meeting, Video oder anderem Schritt zu halten. Denn während Sie vielleicht mit einem physischen Meeting davonkommen, gibt es bei einer Videokonferenz keinen Ausweg.

5] Halten Sie Ihren Schreibtisch sauber

Ihr Schreibtisch sollte nicht unordentlich oder unorganisiert aussehen. Daher ist es wichtig, dass sich nichts zwischen Ihnen und der Kamera befindet. Verlieren Sie den Stapel Papiere, Haftnotizen und andere Schreibwaren von Ihrem Schreibtisch. Möglicherweise möchten Sie auch Ihren Windows -Desktop sauber halten. Verwenden Sie die Option Desktopsymbole ausblenden^{(Hide desktop icons)} , wenn Sie dies für erforderlich halten.

6] Kennen Sie Ihr Publikum

Eine schulische Kleiderordnung können Sie nicht per Videokonferenz durchsetzen, dh je nach Publikum kann Ihre Kleidung von normalerweise nüchtern-formal bis hin zu geradezu lässig variieren. Wir empfehlen Ihnen helle Pastelltöne und gedeckte Farben, die auf dem Bildschirm am besten aussehen.

7] Relevante Punkte dokumentieren

Die ordnungsgemäße^(Proper) Dokumentation von Remote-Meetings ermöglicht es, Details bei Bedarf effizient abzurufen. Darüber hinaus kann es anderen Teammitgliedern, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, helfen, auf dem Laufenden zu bleiben.

8] Weisen Sie einen Protokollführer zu

Es wird als gute allgemeine Versammlungspraxis angesehen, immer einen Notizblock zu führen, um wichtige Punkte zu notieren. Diese Praxis wird noch wichtiger, wenn Sie virtuell arbeiten. Weisen Sie also einen Protokollführer zu, um alles in der Besprechung zu dokumentieren, während es passiert. Das fügt Nuancen hinzu, und wenn jemand das Besprochene noch einmal durchgehen möchte, kann er leicht dorthin gelangen.

9] Seien Sie höflich gegenüber anderen Teilnehmern

Wenn Sie der Organisator oder derjenige sind, der die Videokonferenz arrangiert hat, melden Sie sich einige Minuten vor der geplanten Zeit an Ihrem Computer an und bereiten Sie sich auf das Meeting vor. Dies sollte die erste Lektion sein.

Zweitens: Beginnen Sie damit, sich vor dem Sprechen vorzustellen, damit alle Teilnehmer Sie kennenlernen und Sie mit Ihrem Namen ansprechen können.

Lesen Sie^(Read) : So sehen Sie bei einem Videokonferenzanruf am besten aus^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Halten Sie^(Keep) das Mikrofon stumm, wenn es nicht verwendet wird

Auch wenn Sie nicht sprechen und denken, dass Sie leise sind, können die meisten Mikrofone geringfügige Hintergrundgeräusche wie Husten, Niesen oder Tippen aufnehmen. Diese Geräusche können andere Videokonferenzteilnehmer leicht ablenken oder stören. Schalten Sie also das Mikrofon stumm, bevor Sie während eines Meetings eine Pause machen und ausziehen.

Gibt es noch etwas, das wir hätten erwähnen sollen?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of work-from-home to their workers who don’t have to necessarily be in office. In this connection, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

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