Eine Maus ist ein praktisches Werkzeug, aber das Zeigen und Klicken ist Zeitverschwendung. Sie wussten das, also haben Sie bereits die besten Tastaturkürzel für Office und Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} gelernt .

Aber vielleicht haben einige sich wiederholende Aufgaben keine Tastenkombinationen. Wäre es nicht großartig, wenn Sie Ihre eigenen Tastenkombinationen in Microsoft Office erstellen könnten ? Nun^(Well) , Sie können.

So erstellen Sie Tastenkombinationen^{(Keyboard Shortcuts)} in Microsoft Office

Gehen wir diese Schritte zuerst in Word durch . Die Schritte sind in Excel^(Excel) und PowerPoint auf dem Desktop identisch . Scrollen^(Scroll) Sie nach unten, um zu sehen, wie Sie dies in Outlook tun .

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} auf einen beliebigen grauen Bereich im Menübandbereich und wählen Sie Menüband anpassen^{(Customize the Ribbon)} aus .

1. Das Fenster Word-Optionen^{(Word Options )} wird geöffnet. Wählen Sie unten im Fenster neben Tastenkombinationen die Option ^{(Keyboard shortcuts)}Anpassen aus.^{(Customize )}

1. Das Fenster „ Tastatur^{(Customize Keyboard)} anpassen“ wird geöffnet. Suchen Sie im Bereich Kategorien^{(Categories )} nach einer Registerkarte, die den Befehl enthält, für den Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. Die Befehle^{(Commands )} dieser Registerkarte werden im Befehlsbereich auf der rechten Seite angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus.
   
   In diesem Beispiel haben wir FileSendPdf ausgewählt , da es sehr hilfreich wäre , ein Word-Dokument mit einer einfachen Tastenkombination als PDF zu versenden . ^{(send a Word document as a PDF)}Wenn der Befehl bereits über eine Tastaturkombination verfügt, wird diese im Bereich „ Aktuelle Tasten^{(Current keys )} “ angezeigt.

1. Um eine neue Tastenkombination festzulegen, platzieren Sie den Cursor im Feld Neue Tastenkombination drücken^{(Press new shortcut key)} und drücken Sie dann die Tastenkombination, die Sie auf Ihrer Tastatur verwenden möchten. Notieren Sie sich, was im Bereich Aktuelle Schlüssel^{(Current keys)} neben Aktuell zugewiesen zu angezeigt wird^{(Currently assigned to)} . Wenn dort etwas anderes als [nicht zugewiesen] angezeigt^{([unassigned])} wird, versuchen Sie es mit einer anderen Tastenkombination.

1. Um diese Tastenkombination für alle zukünftigen Dokumente zu verwenden, lassen Sie Normal.dotm ^{(Normal.dotm )}im Feld Änderungen^{(Save changes in )} speichern in ausgewählt . Um die Tastenkombination nur auf dieses Dokument anzuwenden, wählen Sie es im Dropdown-Feld aus. 
2. Wählen Sie die Schaltfläche „Zuweisen^{(Assign )} “, um die Einstellungen zu übernehmen, und schließen Sie dann das Fenster „Tastatur anpassen“. ^{(Customize Keyboard)}Drücken Sie OK^{(OK )} , um das Fenster Word-Optionen zu schließen. ^{(Word Options)}Probieren Sie Ihre neue Tastenkombination aus. 

Die FileSendPdf- Verknüpfung konvertiert das Dokument automatisch in ein PDF , erstellt eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook , hängt das PDF an und gibt der E-Mail einen Betreff^(Subject) . Ein Tastendruck anstelle von einem Dutzend oder mehr Zeigen-und-Klicken mit einer Maus ist eine unglaubliche Zeitersparnis.

So löschen Sie benutzerdefinierte Tastaturkürzel^{(Custom Keyboard Shortcuts)} in Microsoft Office

Möglicherweise möchten Sie alle benutzerdefinierten Tastenkombinationen entfernen, die Sie in einer Office - App erstellt haben. Es ist einfach zu tun.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} auf einen beliebigen grauen Bereich im Menübandbereich und wählen Sie Menüband anpassen^{(Customize the Ribbon)} aus .

1. Das Fenster Word-Optionen^{(Word Options )} wird geöffnet. Wählen Sie die Schaltfläche Anpassen^{(Customize )} im unteren linken Bereich des Fensters. Das Fenster „ Tastatur^{(Customize Keyboard )} anpassen“ wird geöffnet. 

1. Um die Tastenzuweisungen aus allen zukünftigen Dokumenten zu entfernen, lassen Sie Normal.dotm^{(Normal.dotm )} in der Dropdown- Liste Änderungen speichern in ausgewählt. ^{(Save changes in )}Um sie nur aus diesem Dokument zu entfernen, wählen Sie stattdessen das Dokument in der Dropdown-Liste aus. Wählen Sie unten links die Schaltfläche Alle^{(Reset All )} zurücksetzen aus .

1. Es wird gefragt: Möchten Sie die Tastenzuweisungen wirklich zurücksetzen? Diese Aktion entfernt alle Tasten, die derzeit Makros und Stilen in Normal.dotm zugewiesen sind^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . Beachten Sie, dass am Ende dieser Warnung entweder Normal.dotm oder das von Ihnen ausgewählte Dokument angezeigt wird. Wählen Sie Ja^{(Yes )} , um das Zurücksetzen zu bestätigen.

So erstellen Sie Tastenkombinationen^{(Keyboard Shortcuts)} in Microsoft Outlook

Von allen Microsoft Office -Apps ist Outlook wahrscheinlich diejenige, in der Sie die meiste Zeit verbringen. Es ist sinnvoll, einige benutzerdefinierte Tastaturkürzel zu erstellen, um Dinge schneller zu erledigen. 

Leider können Sie seit Outlook 2016 keine Tastaturkürzel mehr erstellen, wie wir es in Word , Excel und PowerPoint können . Also, was sind Ihre Optionen?

Es ist eine Problemumgehung, aber Sie können Quick Steps erstellen und ihnen Tastenkombinationen zuweisen. Dies gibt Ihnen nicht die Möglichkeit, eine Tastenkombination für alles in Outlook zu erstellen , aber es kann die meisten Ihrer Anforderungen erfüllen. Es gibt ein Limit von neun Tastenkombinationen, die Sie benutzerdefinierten Quick Steps zuweisen können .

1. Wählen Sie im Abschnitt Quick Steps der^{(Home )} Registerkarte Start in Outlook  Neu erstellen aus.^{(Create New )}

1. Das Fenster „ Schnellschritt bearbeiten^{(Edit Quick Step )} “ wird geöffnet. Geben Sie im Feld Name einen aussagekräftigen Namen ein .
2. Wählen Sie eine der vordefinierten Aktionen im Dropdown-Menü Aktion auswählen aus. ^{(Choose an Action )}Lassen Sie uns in diesem Beispiel mit Als gelesen markieren fortfahren^{(Mark as read)} .

1. Verknüpfen Sie Aktionen, indem Sie die Schaltfläche Aktion^{(Add Action )} hinzufügen unter der vorherigen Aktion auswählen.

1. Wählen Sie In Ordner verschieben aus^{(Move to folder)} .

1. Das Fenster Ordner^{(Select Folder )} auswählen wird geöffnet. Suchen^(Find) und wählen Sie den Ordner aus, in den diese Schnellaktion^{(Quick Action)} die E-Mail verschieben soll. Wir wählen für dieses Beispiel den Ordner Rechnungen aus. ^{(Bills )}Wählen Sie OK , um das Fenster zu schließen.

1. Wählen Sie im Dropdown- Menü „ Tastenkombination “ eine Tastenkombination aus. ^{(Shortcut key)}Beachten Sie, dass es auf neun Auswahlen beschränkt ist.

1. Fügen Sie im QuickStep^(Tooltip) -Textfeld eine Beschreibung der Funktion des QuickSteps hinzu. Wenn Sie den Mauszeiger später über den Quick Step bewegen, wird dies angezeigt, um Sie daran zu erinnern, was er tut.
2. Wählen Sie Fertig stellen^{(Finish )} aus, um die Erstellung des Quick Step abzuschließen . Im Outlook-^(Outlook) Menüband wird jetzt der Schnellschritt „Als gelesen markieren“ in „Rechnungen verschieben “ angezeigt. ^{(Mark Read Move to Bills)}Testen Sie es mit der Tastenkombination, die Sie in Schritt 7 ausgewählt haben.

Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie Outlook-Desktop-Verknüpfungen^{(create Outlook Desktop shortcuts)} mithilfe von Befehlszeilenschaltern erstellen, um allgemeine Aufgaben einfacher zu erledigen.

Üben Sie Ihre Tastaturkürzel

Jetzt können Sie Ihre eigenen Microsoft Office -Tastenkombinationen erstellen. Drucken Sie eine Liste Ihrer am häufigsten verwendeten Shortcuts aus und bewahren Sie sie neben Ihrem Monitor auf. Nach ein paar Tagen brauchen Sie den Spickzettel nicht mehr. Fügen Sie^(Add) die Verknüpfungen für die Befehlszeilenschalter hinzu, und Ihre Microsoft Office-Produktivität^{(boost your Microsoft Office productivity)} wird im Handumdrehen gesteigert. 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouѕe is а handy tool, but pоint-and-click is a waste of time. You knew that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

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