Microsoft nennt seine Planner- Anwendung „einen einfachen, visuellen Weg, Teamarbeit zu organisieren“. Diese Projektmanagement-App hilft Ihnen unter anderem dabei, einen Projektplan zu erstellen, Aufgaben in verschiedenen Kategorien zu erstellen und zuzuweisen sowie Plandaten und Statistiken anzuzeigen.

Jeder, der ein Abonnement für Office 365 hat, egal ob es sich um ein persönliches Abonnement oder ein Unternehmensabonnement über Ihren Arbeitgeber handelt, hat Zugriff auf den Microsoft Planner . 

Microsoft Planner-Lernprogramm

Microsoft Planner hat mehrere Vordertüren. Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Office 365-Konto an^{(Office 365 account)} . Sie können dies an jedem der vielen Einstiegspunkte von Office 365 tun, einschließlich:^{(Office 365)}

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

Wenn Sie bereits bei einem anderen Bereich von Microsoft Office angemeldet^{(Microsoft Office)} sind, finden Sie den Link zur Microsoft Planner -App, indem Sie das App-Startsymbol in der oberen linken Ecke auswählen und Planner auswählen . Wenn Planner nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie Alle Apps^{(All apps )} aus und suchen Sie Planner in der Liste.

Alternativ können Sie sich direkt unter "tasks.office.com" bei ^{(tasks.office.com)}Microsoft Planner anmelden .

Nachdem Sie sich angemeldet haben, ist Ihre erste Station der Planner- Hub. Von dort aus können Sie einen neuen Plan starten, aktuelle Pläne anzeigen, alle Ihre Pläne anzeigen oder Ihnen zugewiesene Aufgaben anzeigen. 

Beachten Sie den Link zum Abrufen der mobilen Planner -App unten im linken Menü. Wählen Sie den Link aus und klicken Sie im modalen Dialogfeld auf Senden .^(Send)

Die mobile Microsoft Planner -App ist sowohl für Android als auch für iPhone verfügbar.

So erstellen Sie einen Plan in der Microsoft Planner-App

Bevor Sie sich selbst oder anderen Personen Aufgaben zuweisen können, müssen Sie einen Plan erstellen.

Erstellen eines Plans

Wählen Sie im linken Bereich Neuer Plan^{(New plan)} aus . Füllen Sie alle erforderlichen Informationen im Fenster Neuer Plan aus.^{(New plan)}

1. Geben Sie Ihrem Plan einen Namen.
2. ( Optional ) Wenn Sie eine vorhandene ^(Optional)Microsoft-Gruppe^{(Microsoft Group)} zu Ihrem Plan einladen (z. B. über Microsoft Teams ), können Sie Ihren Plan jetzt zur Gruppe^(Group) hinzufügen, indem Sie Zu einer vorhandenen Microsoft 365-Gruppe^{(Add to an existing Microsoft 365 group)} hinzufügen und dann eine Gruppe auswählen für deinen Plan. Dies ist praktisch, wenn Sie glauben, dass Sie mehrere Pläne für dieselbe Gruppe haben.

1. Entscheiden Sie, ob Ihr Plan öffentlich oder privat ist. Wenn Sie Öffentlich^(public) auswählen , kann jeder in Ihrer Organisation Ihren Plan sehen. Wenn Sie Privat^(private) auswählen , können nur die Personen, die Sie zu Ihrem Plan hinzufügen, ihn sehen.
2. (Optional) Schreiben Sie eine Gruppenbeschreibung^{(group description)} . Wenn Sie Ihrem Plan neue Mitglieder hinzufügen, sehen diese die Gruppenbeschreibung, die ihnen eine Vorstellung vom Zweck des Plans gibt.
3. Wählen Sie Plan erstellen aus^{(Create plan)} .

Als nächstes sehen Sie das Haupt-Dashboard oder Board für den Plan, den Sie gerade erstellt haben. 

Die Dashboard-Ansicht ist ähnlich wie Trello^{(much like Trello)} kartenbasiert . Bevor Sie Aufgaben hinzufügen, fügen Sie dem Plan Mitglieder Ihres Teams hinzu. 

Hinzufügen anderer Personen zu Ihrem Plan

Wählen Sie im Plan-Dashboard die Dropdown-Liste Mitglieder^(Members) aus. Geben Sie den Namen einer Person ein, um sie als Mitglied hinzuzufügen. 

Aufgaben hinzufügen und zuweisen

Ihr Plan wird mit einem standardmäßigen Aufgaben -Bucket mit dem Namen To do geliefert^{(To do)} . 

1. Sie können diesem Bucket eine Aufgabe hinzufügen, indem Sie Aufgabe hinzufügen auswählen.^{(Add task.)}

1. Sie können zusätzliche Buckets für Ihre Aufgaben erstellen, indem Sie auf den Link Neuen Bucket hinzufügen klicken. ^{(Add new bucket)}Geben Sie den Namen des neuen Buckets ein und drücken Sie die Eingabetaste^(Enter) .

1. Wählen Sie als Nächstes den Link Aufgabe^{(Add task)} hinzufügen unter dem gewünschten Bucket aus. Geben Sie einen Aufgabennamen^{(task name)} ein . 

1. Legen Sie das Fälligkeitsdatum fest^{(due date)} .

1. Wählen Sie als Nächstes aus, wem diese Aufgabe zugewiesen werden soll. Auf der Aufgabenkarte wird „Nicht zugewiesen“ angezeigt, bis^(Unassigned) Sie die Aufgabe zuweisen.

1. Achten Sie darauf, die Schaltfläche Aufgabe^{(Add task)} hinzufügen auszuwählen, um die Aufgabe zu speichern.

1. Ihre Aufgabe wird als Karte unter dem von Ihnen ausgewählten Bucket angezeigt. 

Um der Aufgabe weitere Details hinzuzufügen, wählen Sie die Karte im Dashboard aus. Von dort aus können Sie eine Bezeichnung hinzufügen, den Bereich ändern, in dem sich die Aufgabe befindet, und den Fortschritt, die Priorität, das Startdatum und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe angeben. 

Sie können auch Notizen, Checklisten und Anhänge hinzufügen. Jedes Teammitglied kann der Aufgabe Kommentare hinzufügen.

Auf Kurs bleiben 

Microsoft Planner bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Ihren Plan aus der Vogelperspektive anzuzeigen. 

Diagramme

Die Registerkarte^(Charts) „Diagramme“ zeigt Zusammenfassungen des Status aller Aufgaben im Plan, wie viele Aufgaben sich in jedem Bucket befinden, ein Diagramm, das zeigt, wie viele Aufgaben es in jeder Prioritätsstufe gibt (dringend, wichtig, mittel und niedrig), eine Liste der Mitglieder des Plans und wie viele Aufgaben jeder Person zugewiesen wurden.

Plan

Auf der Registerkarte Zeitplan^(Schedule) werden alle Aufgaben in einem Kalender angezeigt, sodass Sie sich ein Bild davon machen können, welche Aufgabentermine bevorstehen. 

Andere Optionen

Wählen Sie die drei Punkte rechts neben der Registerkarte Zeitplan^(Schedule) aus, und Sie werden viele andere Funktionen von Microsoft Planner finden . 

• Conversation führt Sie direkt zu Outlook , sodass Sie Teammitgliedern eine E-Mail senden können.
• Mitglieder^(Members) bringen Sie zur Seite Gruppenmitgliedschaft^{(Group Membership)} für Ihren Plan, wo Sie Mitglieder hinzufügen und löschen können.
• Dateien^(Files) führt Sie zur Sharepoint - Bibliothek der Gruppe, wo Sie Dokumente zu Ihrem Plan erstellen, hochladen, löschen und bearbeiten können.
• Notebook startet ein Microsoft OneNote- Notizbuch speziell für Ihren Plan.
• Sites führt Sie zu einer Seite, auf der Sie eine Team- ^(Sites)Sharepoint - Site für Ihren Plan  erstellen und bearbeiten können .

Sie können den Plan auch zu Ihren Favoriten hinzufügen, eine Kopie Ihres Plans in Microsoft Planner erstellen, Ihren Plan nach ^{(Microsoft Planner)}Excel exportieren , den Link zu Ihrem Plan kopieren und Ihren Plan zu Ihrem Outlook- Kalender hinzufügen. 

Gruppenbesitzer können Planeinstellungen auswählen , um die E-Mail- Einstellungen^{(Plan settings )} der Gruppe zu konfigurieren und anzugeben, ob die Gruppe eine E-Mail erhalten soll, wenn eine Aufgabe zugewiesen oder abgeschlossen wird. Hier kann der Besitzer auch den Plan löschen .^(delete)

Abschließen von Aufgaben^(Tasks) im Microsoft Planner

Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, kann die der Aufgabe zugewiesene Person sie auf ihrer Karte an der Tafel^(Board) als erledigt markieren .

Nachdem die Aufgabe als abgeschlossen markiert wurde, können Sie sie wieder finden, indem Sie das Dropdown-Menü Erledigt^{(Show completed)} anzeigen erweitern.

Erhalten Sie Updates zu Ihrem Plan

Plan-Mitglieder können auswählen, wann sie Benachrichtigungen von Planner erhalten möchten , indem sie das Zahnrad-/Einstellungssymbol auswählen , Benachrichtigungen^{(Notifications)} auswählen und ihre Benachrichtigungseinstellungen festlegen.

Andere Tools zur ^{(Collaboration Tools)}Aufgabenverwaltung^{(Task Management)} und Zusammenarbeit

Manchmal ist die schiere Komplexität von Microsoft für Benutzer unattraktiv. Wenn Sie entschieden haben, dass die Microsoft Office 365 -Software-Suite nichts für Sie ist, stehen Ihnen viele andere hervorragende Aufgabenverwaltungs-^{(task management)} und Zusammenarbeitstools^{(collaboration tools)} zur Verfügung. 

Welche^(Whichever) Tools Sie auch wählen, ein organisierter Projektplan wird Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.

A Microsoft Planner Tutorial: Everything You Need to Know

Microsоft calls its Planner application “a simplе, visual way to organize teamwork.” Among other features, this project management aрp helps you make a project plan, creаte and assign tasks in different categories, and view plan datа and statistics.

Anyone who has a subscription to Office 365, whether it’s a personal subscription or an enterprise subscription via your employer, has access to the Microsoft Planner. 

Microsoft Planner Tutorial

Microsoft Planner has multiple front doors. Begin by signing into your Office 365 account. You can do that at any of Office 365’s many points of entry including:

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

If you’re already signed into another area of Microsoft Office, you can find the link to the Microsoft Planner app by selecting the app launcher icon in the upper-left corner and choosing Planner. If Planner is not in the list, select All apps and find Planner in the list.

Alternatively, you can sign into Microsoft Planner directly at tasks.office.com.

Once you’ve signed in, your first stop will be the Planner hub. From there you can start a new plan, view recent plans, view all your plans, or view tasks assigned to you. 

Note the link to get the Planner mobile app at the bottom of the left menu. Select the link and click Send in the modal dialogue box.

The Microsoft Planner mobile app is available for both Android and iPhone.

How to Build a Plan in the Microsoft Planner App

Before you can assign tasks to yourself or other people, you must create a plan.

Creating a Plan

In the left pane, select New plan. Fill out all the information requested in the New plan window.

1. Give your plan a name.
2. (Optional) If you’ll be inviting an existing Microsoft Group to your plan (say, for example, via Microsoft Teams), you can add your plan to the Group now by selecting Add to an existing Microsoft 365 group and then choosing a group for your plan. This is handy if you think you’ll have multiple plans for the same group.

1. Decide whether your plan is public or private. If you choose public, then anyone in your organization will be able to see your plan. If you choose private, then only the people you add to your plan will be able to see it.
2. (Optional) Write a group description. When you add new members to your plan, they will see the group description, giving them an idea of the purpose of the plan.
3. Select Create plan.

Next you will see the main dashboard or Board for the plan you just created. 

The dashboard view is card-based, much like Trello. Before adding tasks, add members of your team to the plan. 

Adding Other People to Your Plan

From the plan dashboard, select the Members dropdown. Enter a person’s name to add them as a member. 

Adding and Assigning Tasks

Your plan comes with one default task bucket called To do. 

1. You can add a task to that bucket by selecting Add task.

1. You can create additional buckets for your tasks by selecting the Add new bucket link. Type the name of the new bucket and press Enter.

1. Next, choose the Add task link under whichever bucket you want. Enter a task name. 

1. Set the due date.

1. Next, choose who this task should be assigned to. The task card will indicate Unassigned until you assign the task.

1. Be sure to select the Add task button to save the task.

1. Your task will appear as a card under the bucket you chose. 

To add more details to the task, select the card on the dashboard. From there, you can add a label, change which bucket the task is in, and indicate the task’s progress, priority, start date, and due date. 

You can also add notes, checklists, and attachments. Any team member can add comments to the task.

Staying on Track 

Microsoft Planner offers a variety of ways to get a bird’s-eye view of your plan. 

Charts

The Charts tab displays summaries of the status of all tasks in the plan, how many tasks are in each bucket, a chart showing how many tasks there are in each priority level (urgent, important, medium, and low), a list of the plan’s members, and how many tasks each person has been assigned.

Schedule

The Schedule tab displays all the tasks on a calendar so you can get an idea of which task deadlines are approaching. 

Other Options

Select the three dots to the right of the Schedule tab, and you will find many other features of Microsoft Planner. 

• Conversation will take you directly to Outlook so you can email team members.
• Members will take you to the Group Membership page for your plan where you can add and delete members.
• Files takes you to the group’s Sharepoint library where you can create, upload, delete, and edit documents related to your plan.
• Notebook launches a Microsoft OneNote notebook dedicated to your plan.
• Sites takes you to a page where you can create and edit a team Sharepoint site for your plan. 

You can also add the plan to your favorites, make a copy of your plan within Microsoft Planner, export your plan to Excel, copy the link to your plan, and add your plan to your Outlook calendar. 

Group owners can select Plan settings to configure the group’s email settings and indicate whether the group should receive an email when a task is assigned or completed. This is also where the owner can delete the plan.

Completing Tasks in the Microsoft Planner

When a task has been completed, the person assigned to the task can mark it as complete on its card on the Board.

After the task has been marked as complete, you can find it again by expanding the Show completed dropdown.

Get Updates on Your Plan

Plan members can choose when to receive notifications from Planner by selecting the gear/settings icon, selecting Notifications, and specifying their notification preferences.

Other Task Management and Collaboration Tools

Sometimes the sheer complexity of Microsoft is unattractive to users. If you’ve decided that the Microsoft Office 365 software suite is not for you, there are many other excellent task management and collaboration tools available. 

Whichever tools you choose, having an organized project plan will help you achieve your goals.

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