Bei der Arbeit haben Sie wahrscheinlich täglich mit einer Million verschiedener Aufgaben zu tun. Es kann schwierig sein, sie alle im Kopf zu behalten. Es gibt eine Menge Produktivitäts-Apps^{(productivity apps)} , mit denen Sie sich an Dinge erinnern und Ihre Aufgaben für Sie verwalten können. 

Sie möchten nicht nach zusätzlicher Software suchen und diese installieren? Kein Problem. Slack hat eine Reihe von Produktivitätsfunktionen. Hier sind die besten Slack - Tipps und -Tricks, die dir helfen können, dieses Jahr produktiver zu werden. 

Die besten Slack-Tipps und Tricks, um produktiver zu sein^{(Top Slack Tips & Tricks to Be More Productive)}

Slack hat schon immer Wert auf Produktivität gelegt. Hier findest du die neuesten Funktionen, die kürzlich zu Slack hinzugefügt wurden, sowie ältere, versteckte Funktionen, die du vielleicht noch nicht kennst. 

1. Organisieren Sie Ihre Slack-Kanäle^{(Organize Your Slack Channels)}

Da jeder einen Channel in Slack^(Slack) erstellen kann, kann dein Workspace mit Chats und Channels überladen sein, die du nicht verwendest. Das Problem dabei ist, wie viel Zeit Sie verbringen werden, wenn Sie in all dem Durcheinander etwas Wichtiges finden müssen, z. B. wenn Sie sich nicht an den Namen des Kanals erinnern, in dem ein Link oder ein Anhang, den Sie benötigen, geteilt wurde .

Eine gute Möglichkeit, Ihre Slack - Kanäle aufzuräumen, besteht darin, sie zu organisieren. Sie können alle Ihre Kanäle in drei Hauptkategorien unterteilen: 

• Markierte Channels^{(Starred Channels)} : Markiere die wichtigen Channels in deinem Slack- Workspace. Sie sollten diejenigen sein, die Sie am häufigsten verwenden, wie Kanäle, in denen Sie Ihre aktiven Projekte diskutieren, oder Kanäle, die Sie ständig für wichtige Informationen und Links besuchen.
• Reguläre Channels:^{(Regular Channels:)} Dies können alle unwichtigen Channels sein, die du von Zeit zu Zeit öffnest.
• Stummgeschaltete Kanäle: ^{(Muted Channels:)} Gibt^(Are) es Kanäle, die zu viel Lärm erzeugen (z. B. Benachrichtigungen), aber Sie scheinen sie nicht oft genug zu verwenden? Finden Sie die Kanäle, die Sie nicht regelmäßig überprüfen, und schalten Sie sie auf Slack stumm . 

Um einen Kanal stummzuschalten, öffne ihn in Slack und wähle dann den Namen des Kanals in der Kopfzeile der Konversation aus. Öffnen Sie das Benachrichtigungsmenü und wählen Sie Kanal stumm^{(Mute channel)} . 

Alle stummgeschalteten Kanäle werden unten in Ihrer Kanalliste ausgegraut angezeigt.

2. Richten Sie Erinnerungen in Slack ein^{(Set Up Reminders in Slack)}

Sie können Slack verwenden, um intelligente Erinnerungen^{(set up smart reminders)} für sich selbst oder Ihre Kollegen einzurichten, um sicherzustellen, dass Sie keine Projekttermine verpassen. 

Um eine Erinnerung für sich selbst festzulegen, öffnen Sie das Nachrichtenfenster in Slack und geben /remind me ein, gefolgt von dem Text und der Uhrzeit der Erinnerung. Beispiel: /remind me to send an email at 2pm . 

Sie können auch eine Erinnerung für Ihre Kollegen erstellen. Öffnen Sie dazu das Nachrichtenfenster in Slack und /remind @someone ein, gefolgt von dem Text und der Uhrzeit der Erinnerung. Beispiel: /remind @Anya to send an email at 2 pm . 

Um eine Erinnerung für einen ganzen Kanal zu erstellen, öffne diesen Kanal in Slack und gib in das Nachrichtenfenster /remind #NamedesKanals gefolgt von dem Text und der Uhrzeit der Erinnerung ein. Beispiel: /remind #general to send an email at 2 pm . 

3. Durchsuchen Sie alle Ihre ungelesenen Nachrichten^{(Browse All of Your Unread Messages)}

Für einen schnellen Zugriff auf all deine ungelesenen Nachrichten kannst du die Funktion „Alle^{(All Unreads)} ungelesenen Nachrichten“ in Slack verwenden . 

Um es einzurichten, öffne Slack und wähle Mehr^(More) im Seitenleistenmenü auf der linken Seite. Wählen Sie dann Alle Ungelesenen aus^{(All Unreads)} . Alternativ können Sie die Tastenkombinationen Strg^(Ctrl) + Umschalt^(Shift) + A (für Windows) oder Cmd + Umschalt^(Shift) + A verwenden , um alle Ihre ungelesenen Nachrichten anzuzeigen.

4. Richten Sie automatische Slackbot-Antworten ein^{(Set Up Automatic Slackbot Responses)}

Wenn du häufig die gleiche Frage immer wieder auf Slack beantwortest oder stellst , kannst du etwas Zeit sparen, indem du automatische Slackbot- Antworten einrichtest.

Slackbot ist ein integrierter Bot^{(built-in bot)} , der Ihnen automatisierte Antworten liefern kann, wenn er auf die Verwendung von Auslösewörtern oder -phrasen in einer Nachricht oder einem Kanal hinweist. 

Um eine benutzerdefinierte Slackbot- Antwort einzurichten, wähle den Namen deines Workspace in der oberen linken Ecke des Bildschirms aus und folge dem Pfad Verwaltung^{(Administration)} > Anpassen^(Customize) . 

Wählen Sie im Fenster „Arbeitsbereich anpassen“ auf der Registerkarte^{(Customize Your Workspace)} „ Slackbot “ die Option ^(Slackbot)+ Add New Response hinzufügen aus . 

Geben Sie das auslösende Wort oder den auslösenden Satz in das Feld „ Wenn jemand^{(When someone say)} s sagt“ auf der linken Seite und die Antwort in das Feld „ Slackbot antwortet^{(Slackbot responds)} “ ein. Die Antwort kann reiner Text sowie Links, Bilder oder Emojis sein. 

5. Passe deine Benachrichtigungen in Slack an^{(Customize Your Notifications in Slack)}

Slack- Benachrichtigungen können sowohl hilfreich als auch schädlich sein, wenn Sie zu viele davon erhalten. Glücklicherweise kannst du anpassen, welche Benachrichtigungen du in Slack erhältst^(Slack) und wann du sie erhältst.

Um deine Benachrichtigungen zu steuern, wähle dein Profilbild in Slack aus und folge dem Pfad Einstellungen^{(Preferences)} > Benachrichtigungen^{(Notifications)} . Dort können Sie auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. 

Wählen^(Select) Sie aus, ob Sie Benachrichtigungen über Alle neuen Nachrichten^{(All new messages)} , Direktnachrichten, Erwähnungen und Schlüsselwörter^{(Direct messages, mentions, and keywords)} oder Überhaupt nichts^(Nothing) erhalten möchten . 

Sie können auch benachrichtigt werden, wenn jemand ein bestimmtes Wort oder einen Satz in Slack erwähnt . Geben Sie^(Enter) diese Wörter in das Feld Meine Schlüsselwörter^{(My Keyword)} ein, um diese Option zu aktivieren. 

Auf derselben Seite können Sie Ihren eigenen Benachrichtigungsplan^{(Notification schedule)} einrichten , um sicherzustellen, dass Sie sie nur bei Bedarf erhalten. 

6. Verwenden Sie Slack Connect, um Personen außerhalb Ihres Unternehmens einzuladen^{(Use Slack Connect to Invite People Outside Your Company)}

Slack Connect ist ein Dienst, den Slack anbietet, um Personen außerhalb Ihres Unternehmens einzuladen, Ihrem Slack -Kanal beizutreten. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, Ihre Kommunikation privat und sicher zu halten ( Slack kümmert sich darum) und auch nicht von einem Messenger zum anderen wechseln, um Ihre Kommunikation fortzusetzen. 

Wenn Sie nur Direktnachrichten mit jemandem außerhalb Ihres Unternehmens austauschen möchten, können Sie dies sogar mit einem kostenlosen Slack-Plan tun. Um eine Slack Connect DM^{(Slack Connect DM)} -Einladung zu senden , beginnen Sie eine neue Nachricht und geben Sie im Feld An:^(To:) die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten. 

Die andere Person hat dann 14 Tage Zeit, Ihre Einladung anzunehmen. 

Wenn du und die Person, die du einladen möchtest, beide einen der kostenpflichtigen Slack- Pläne verwenden, kannst du auch Geteilte Channels erstellen, um auf ^(Slack)Slack effizienter zu kommunizieren . Sie können auch externe Personen einladen, einem Ihrer bestehenden Kanäle beizutreten (außer #allgemein). 

Um jemanden zu einem Ihrer Slack -Kanäle einzuladen, wählen Sie den Namen des Kanals aus und folgen Sie dem Pfad Einstellungen^(Settings) > Slack Connect > Mit einem anderen Unternehmen arbeiten^{(Work With Another Company)} . Geben Sie die E-Mail-Adresse der Personen ein, die Sie einladen möchten, und wählen Sie zur Bestätigung  Fertig aus.^(Done)

7. Verwenden Sie Textformatierung, um Ihre Kommunikation auf Slack zu verbessern^{(Use Text Formatting to Improve Your Communication on Slack)}

Die Textformatierung kann dir dabei helfen, deinen Standpunkt leicht zu vermitteln und die Kommunikation in Slack klarer^(Slack) zu gestalten . Du kannst deine Nachrichten in Slack^(Slack) einfach formatieren, indem du die Formatierungssymbolleiste im Nachrichtenfeld verwendest oder die speziellen Symbole für jedes Format verwendest.

Mit der Textformatierung in Slack kannst du deinen Text fett^(Bold) , kursiv ^{( Italic)}formatieren^{(Strikethrough)} , durchgestrichene , Blockzitate , Aufzählungs- und geordnete Listen verwenden sowie^{(Blockquotes)} Links und^(Bulleted) Codezeilen zu^{(Ordered Lists)} deinen Nachrichten hinzufügen. 

8. Verwenden Sie Slack-Shortcuts^{(Use Slack Shortcuts)}

Tastenkombinationen^{(Keyboard shortcuts)} helfen Ihnen, Aufgaben schneller zu erledigen, und sparen so eine Menge Zeit. 

Sie finden die Liste aller Slack- Verknüpfungen, indem Sie Strg^(Ctrl) + / (für Windows) oder Cmd + / (für Mac) drücken. 

9. Eingehende E-Mails verwalten (nur kostenpflichtige Slack-Pläne)^{(Manage Incoming Emails (Paid Slack Plans Only))}

Das Senden von E-Mails an Slack^{(Sending emails to Slack)} ist eine großartige Funktion, die dir helfen kann, deine gesamte Arbeitskommunikation auf einer Plattform zu halten. Einige Benutzer ziehen es jedoch vor, sie getrennt zu halten. Wenn du Inhaber oder Administrator eines Workspace bist, der einen kostenpflichtigen Slack -Plan verwendet, hast du die volle Kontrolle über diese Funktion – du kannst entscheiden, ob die Workspace-Mitglieder E-Mails an Channels, DMs oder Slackbot senden^(Slackbot) und sie auf Slack posten können .

Um eingehende E-Mails zu verwalten, wählen Sie zunächst Ihren Arbeitsbereich aus. Gehen Sie dann zu Einstellungen & Verwaltung^{(Settings & administration)} und folgen Sie dem Pfad Workspace-Einstellungen^{(Workspace settings)} > Eingehende E-Mails^{(Incoming Emails)} > Erweitern^(Expand) . Von dort aus können Sie eingehende E-Mails ^{(Disable incoming emails)}aktivieren^(Enable) oder deaktivieren . 

10. Anzeigen Ihrer Nachrichtenaktivität (nur kostenpflichtige Slack-Pläne)^{(View Your Message Activity (Paid Slack Plans Only))}

Wenn Sie Ihren Slack^(Slack) -Workspace effizienter gestalten möchten , können Sie die Daten verwenden, die Sie sammeln, indem Sie die Nachrichtenaktivität anzeigen. Es ist eine Funktion, die Inhabern oder Administratoren von Workspaces zur Verfügung steht, die einen der kostenpflichtigen Slack - Pläne verwenden. 

Um die Nachrichtenaktivität anzuzeigen, suchen Sie die Nachricht, die Sie überprüfen möchten, und wählen Sie das Symbol mit den drei Punkten^{(three dots icon)} daneben aus. Wählen Sie dann Nachrichtenaktivität anzeigen aus^{(View message activity)} . 

Diese Statistiken können Ihnen helfen, die Wirkung von Ankündigungen und internen Kommunikationskampagnen zu messen. 

11. Lernen Sie, Slack nach Informationen zu durchsuchen ^{(Learn to Search Slack for Information )}

Bist^(Are) du Teil eines großen Arbeitsbereichs und hast immer Probleme, Informationen auf Slack zu finden ? Wenn du in Slack suchst, werden dir standardmäßig die Ergebnisse aus allen Kanälen und Nachrichten von allen Benutzern aus deinem Workspace angezeigt. Slack bietet jedoch einige effizientere Möglichkeiten, um Ihre Suche durchzuführen.

Verwenden Sie Folgendes bei Ihren Suchen, um bessere Suchergebnisse zu erhalten:

• in: wenn Sie innerhalb eines bestimmten Kanals suchen müssen – z. Test results in:#general . 
• von:^{(from: )} wenn Sie die Nachrichten eines einzelnen Benutzers durchsuchen müssen – z. Test results from:@person . 
• hat:^(has:) bei der Suche nach Nachrichten, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten – z. Hat: Testergebnisse^{(Has: test results)} . 
• nach:^(after:) , vor:^(before:) , oder während:^(during:) um Nachrichten aus bestimmten Zeiträumen zu finden – z. Während: heute^{(During: today)} . 

12. Beginnen Sie mit der Verwendung des Workflow Builder^{(Start Using the Workflow Builder)}

Schließlich ist einer der besten Produktivitätsdienste, die Sie in Slack verwenden können, der Workflow Builder . Workflow Builder ist eine Reihe von Tools, mit denen Sie Ihre täglichen Aufgaben automatisieren können, sodass Sie keine Zeit damit verbringen müssen, sie manuell zu erledigen. Ob Willkommensnachricht für neue Benutzer oder Unterschriftsaufforderung für ein Dokument – ​​Sie entscheiden, wie einfach oder komplex Ihr Workflow wird.

Um mit Ihrem Workflow Builder zu beginnen , wählen Sie Ihren Arbeitsbereich aus und folgen Sie dem Pfad Tools > Workflow Builder . Wählen Sie dann den Typ einer Routine aus, die Sie automatisieren möchten, und beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer ersten Workflows in Slack . 

Werde Slack-Power-User^{(Become a Slack Power User)}

Slack wird oft nur als Kommunikationsplattform betrachtet. Es ist jedoch auch eine leistungsstarke Produktivitäts-App. Sie müssen sich nur in der App auskennen und ein paar versteckte Slack-Tipps und Tricks^{(hidden Slack tips and tricks)} kennen , um ein Power-User zu werden.

Hilft Slack Ihnen dabei, produktiver zu werden? Was sind einige deiner liebsten Slack- Tipps und -Tricks? Teilen^(Share) Sie sie uns im Kommentarbereich unten mit. 

12 Best Slack Tips to Be More Productive in 2021

At work, yoυ probably deal with a mіllion dіfferent tasks on a daily basis. Kеepіng all of them in yоur head сan be difficult. There’ѕ a ton of productivity apps that can help you remember things and manage your tasks for you. 

Don’t want to look for and install extra software? Not a problem. Slack has a number of productivity features. Here are the top Slack tips and tricks that can help you become more productive this year. 

Top Slack Tips & Tricks to Be More Productive

Slack has always emphasized productivity. Here you’ll find the latest features recently added to Slack, as well as older, hidden features that you might not know about. 

1. Organize Your Slack Channels

Since everyone can create a channel in Slack, your workspace can become cluttered with chats and channels that you don’t use. The problem with that is how much time you’re going to spend when you need to find something important among all of that clutter, like when you don’t remember the name of the channel where a link or an attachment that you need was shared.

A good way to declutter your Slack channels is to keep them organized. You can divide all of your channels into three main categories: 

• Starred Channels:  Star the important channels in your Slack workspace. They should be the ones that you use most, like channels where you discuss your active projects, or channels that you go to for crucial information and links all the time.
• Regular Channels: This can be all of the non-crucial channels that you open from time to time.
• Muted Channels: Are there any channels that produce too much noise (i.e. notifications) yet you don’t seem to use them often enough? Find the channels that you don’t check on a regular basis and mute them on Slack. 

To mute a channel, open it in Slack, then select the channel’s name in the conversation header. Open the notifications menu and select Mute channel. 

All muted channels appear grayed out at the bottom of your channel list.

2. Set Up Reminders in Slack

You can use Slack to set up smart reminders for yourself or your colleagues to make sure you don’t miss project deadlines. 

To set a reminder for yourself, open the message window in Slack and type in /remind me followed by the text and time of the reminder. For example, /remind me to send an email at 2pm. 

You can also create a reminder for your coworkers. To do that, open the message window in Slack and type in /remind @someone followed by the text and time of the reminder. For example, /remind @Anya to send an email at 2 pm. 

To create a reminder for an entire channel, open this channel in Slack and type into the message window /remind #nameofchannel followed by the text and time of the reminder. For example, /remind #general to send an email at 2 pm. 

3. Browse All of Your Unread Messages

For quick access to all of your unread messages, you can use the All Unreads feature in Slack. 

To set it up, open Slack and select More in the sidebar menu on the left. Then select All Unreads. Alternatively, you can use the keyboard shortcuts Ctrl + Shift + A (for Windows) or Cmd + Shift + A to see all of your unread messages.

4. Set Up Automatic Slackbot Responses

If you often find yourself answering or asking the same question over and over again on Slack, you can save yourself some time by setting up automatic Slackbot responses.

Slackbot is a built-in bot that can deliver automated responses for you when it indicates the use of trigger words or phrases in a message or channel. 

To set up a custom Slackbot response, select your workspace’s name in the upper-left corner of the screen, and follow the path Administration > Customize. 

In the Customize Your Workspace window, under the Slackbot tab select + Add New Response. 

Type in the trigger word or phrase in the When someone says box on the left, and the response in the Slackbot responds box. The response can be plain text, as well as links, images, or emojis. 

5. Customize Your Notifications in Slack

Slack notifications can be both helpful and harmful if you’re getting too many of them. Luckily, you can customize what notifications you receive in Slack and when you receive them.

To control your notifications, select your profile picture in Slack and follow the path Preferences > Notifications. From there, you can choose which notifications you want to receive. 

Select whether you want to receive notifications about All new messages, Direct messages, mentions, and keywords, or Nothing at all. 

You can also get notified when someone mentions a particular word or phrase in Slack. Enter those words into the My Keywords box to enable this option. 

On the same page, you can set up your own Notification schedule to make sure you only receive them when appropriate. 

6. Use Slack Connect to Invite People Outside Your Company

Slack Connect is a service that Slack offers for inviting people outside your company to join your Slack channel. This way you don’t have to worry about keeping your communication private and secure (Slack’s taking care of it), as well as switching back and forth from one messenger to another to continue your communication. 

If you just want to exchange direct messages with someone outside your company, you can do that even on a free Slack plan. To send a Slack Connect DM invitation, start a new message, and in the To: field enter the email address of the person you’d like to invite. 

The other person will then have 14 days to accept your invitation. 

If you and the person that you want to invite are both using one of the paid Slack plans, you can also create shared channels to communicate more efficiently on Slack. You can also invite external people to join any of your existing channels (except for #general). 

To invite someone to one of your Slack channels, select the channel’s name and follow the path Settings > Slack Connect > Work With Another Company. Enter the email address of the people that you’d like to invite and select Done to confirm. 

7. Use Text Formatting to Improve Your Communication on Slack

Text formatting can help you get your point across easily and add clarity to communication in Slack. You can easily format your messages in Slack using the formatting toolbar in the message box, or by using the special symbols for each format.

Using text formatting in Slack, you can make your text Bold, Italic, use Strikethrough, Blockquotes, Bulleted and Ordered Lists, as well as add links and lines of code to your messages. 

8. Use Slack Shortcuts

Keyboard shortcuts help you complete tasks faster, thus saving you a ton of time. 

You can find the list of all Slack shortcuts by pressing Ctrl + / (for Windows) or Cmd + / (for Mac). 

9. Manage Incoming Emails (Paid Slack Plans Only)

Sending emails to Slack is a great feature that can help you keep all of your work communication on one platform. However, some users prefer keeping them separate. If you’re an owner or admin of a workspace that uses a paid Slack plan, you get full control of this feature – you get to decide whether the workspace members can send emails to channels, DMs, or Slackbot and post them on Slack.

To manage incoming emails, first select your workspace. Then go to Settings & administration and follow the path Workspace settings > Incoming Emails > Expand. From there, you can Enable or Disable incoming emails. 

10. View Your Message Activity (Paid Slack Plans Only)

If you want to make your Slack workspace more efficient, you can use the data that you gather by viewing message activity. It’s a feature available for owners or admins of workspaces that use one of the paid Slack plans. 

To view message activity, find the message that you want to check and select the three dots icon next to it. Then select View message activity. 

These stats can help you measure the impact of announcements and internal communication campaigns. 

11. Learn to Search Slack for Information 

Are you part of a big workspace and always struggle to find information on Slack? By default, when you search on Slack it’ll show you the results from all channels and messages from all users from your workspace. However, Slack offers a few more efficient ways to conduct your searches.

Use the following in your searches for better search results:

• in: when you need to search inside a specific channel – ex. Test results in:#general. 
• from: when you need to browse the messages from a single user – ex. Test results from:@person. 
• has: when looking for messages that contain certain keywords – ex. Has: test results. 
• after:, before:, or during: to find messages from specific time periods – ex. During: today. 

12. Start Using the Workflow Builder

Finally, one of the best productivity services that you can use in Slack is the Workflow Builder. Workflow Builder is a set of tools that allow you to automate your everyday tasks so that you don’t have to spend time completing them manually. Whether it’s a welcome message routine for new users, or a request for a signature on a document – you decide how simple or complex your workflow will be.

To get started with your Workflow Builder, select your workspace and follow the path Tools > Workflow Builder. Then choose the type of a routine that you want to automate and start creating your first workflows on Slack. 

Become a Slack Power User

Slack is often considered just a communication platform. However, it’s also a powerful productivity app. You just need to know your way around the app, as well as a few hidden Slack tips and tricks to become a power user.

Is Slack helping you become more productive? What are some of your favorite Slack tips and tricks? Share them with us in the comments section below. 

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