Seit einiger Zeit ist die Darstellung von Daten in Excel nicht nur einfach, sondern auch so weit automatisiert, dass Sie mit ein paar gut durchdachten Diagrammen im Handumdrehen von einer Tabellenkalkulation zu einem umfassenden Flächen-, Balken-, Linien- oder Tortendiagramm wechseln können Mausklicks. Wenn Sie dann die Daten in Ihrer Tabelle bearbeiten, nimmt Excel automatisch entsprechende Änderungen an Ihren Diagrammen und Grafiken vor.

Das ist jedoch noch nicht das Ende der Chart-Magie des Programms. Sie können zum Beispiel den Diagramm- oder Diagrammtyp jederzeit ändern, sowie Farbschemata, die Perspektive (2D, 3D usw.) bearbeiten, Achsen tauschen und vieles mehr.

Aber natürlich beginnt alles mit der Tabelle.

Layout Ihrer Daten^{(Laying Out Your Data)}

Während Excel es Ihnen ermöglicht, Ihre Tabellenkalkulationen auf viele Arten anzuordnen, erzielen Sie beim Diagrammen von Daten die besten Ergebnisse, wenn Sie sie so anordnen, dass jede Zeile einen Datensatz darstellt und jede Spalte Elemente von oder zu bestimmten Zeilen enthält.

Häh^(Huh) ? Nehmen Sie zum Beispiel die folgende Tabelle.

Die Spalte ganz links enthält eine Liste von Laserdruckern. Mit Ausnahme von Zeile 1^{(Row 1)} , die die Spaltenbezeichnungen oder Überschriften enthält, stellt jede Zeile einen bestimmten Drucker dar, und jede nachfolgende Zelle enthält Daten zu diesem bestimmten Gerät.

In diesem Fall enthält jede Zelle Druckgeschwindigkeitsdaten: Spalte B, wie lange es gedauert hat, die erste Seite eines Druckauftrags zu drucken; Spalte C^{(Column C)} , wie lange es gedauert hat, alle Seiten zu drucken, einschließlich der ersten Seite; Spalte D^{(Column D)} , wie lange es gedauert hat, das gesamte Dokument zu verarbeiten, ohne die erste Seite.

Obwohl dies eine etwas einfache Tabellenkalkulation ist, egal wie komplex Ihre Daten sind, hilft das Festhalten an diesem Standardformat, den Prozess zu rationalisieren. Wie Sie sehen werden, können Sie die Zellen in einem kleinen Teil Ihrer Tabelle zuordnen oder das gesamte Dokument oder Arbeitsblatt als Diagramm darstellen.

Das typische Excel -Diagramm besteht aus mehreren unterschiedlichen Teilen, wie in der Abbildung unten gezeigt.

Diagramme Ihrer Daten^{(Charting Your Data)}

Wenn Sie dies noch nie zuvor getan haben, werden Sie wahrscheinlich überrascht sein, wie einfach Excel das Diagrammen Ihrer Tabellenkalkulationen macht. Wie bereits erwähnt, können Sie das gesamte Arbeitsblatt zuordnen oder eine Gruppe von Spalten und Zeilen für das Diagramm auswählen.

Nehmen^(Say) wir zum Beispiel an, dass Sie in dem Arbeitsblatt, an dem wir im vorherigen Abschnitt gearbeitet haben, nur die ersten beiden Datenspalten (Spalten B und C) darstellen und Spalte D auslassen wollten. Dies erfordert ein einfaches zweistufiges Verfahren:

• Wählen Sie die Daten aus, die Sie grafisch darstellen möchten, einschließlich der Beschriftungen in der linken Spalte und der Überschriften in den Spalten, die Sie in Ihr Diagramm aufnehmen möchten, wie unten gezeigt.

• Drücken ALT+F1 .

Oder befolgen Sie diese Schritte, um die gesamte Tabelle grafisch darzustellen.

• Wählen Sie^(Select) alle Daten in der Tabelle aus, wie im oberen Bild unten gezeigt. Wählen Sie nicht^{(Do not )} das gesamte Blatt aus, wie im zweiten Bild unten gezeigt – wählen Sie nur die Zellen aus, die Daten enthalten.

• Drücken ALT+F1 .

Excel leistet hervorragende Arbeit bei der Auswahl des geeigneten Diagrammtyps für Ihre Daten, aber wenn Sie einen anderen Diagrammtyp bevorzugen, z. B. horizontale Balken oder vielleicht ein anderes Farbschema, vielleicht sogar ein 3D-Layout mit Verlaufsfüllungen und Hintergründen , macht das Programm all diese Effekte und noch einfacher zu erreichen.

Ändern des Diagrammtyps^{(Changing Chart Type)}

Wie bei allem anderen in Excel gibt es mehrere Möglichkeiten, Ihren Diagrammtyp zu ändern. Am einfachsten ist es jedoch.

• Wählen Sie das Diagramm aus.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Diagrammdesign^{( Chart Design)} .
• Wählen Sie im Menüband „Diagrammdesign“ die Option „Diagrammtyp ändern“^{( Change Chart Type)} aus .

Dadurch wird das hier gezeigte Dialogfeld „ Diagrammtyp ändern^{(Change Chart Type)} “ geöffnet .

Wie Sie sehen können, gibt es zahlreiche Diagrammtypen, und wenn Sie auf einen davon klicken, werden mehrere Variationen am oberen Rand des Dialogfelds angezeigt.

Neben dem Ändern von Diagrammtypen in der Multifunktionsleiste Diagrammdesign können^{(Chart Design)} Sie auch verschiedene andere Änderungen vornehmen, z. B. Farbschemata, Layout oder die Anwendung eines der vielen vorgefertigten Diagrammstile des Programms. Diagrammstile^(Chart) ähneln natürlich Absatzstilen in Microsoft Word . Wie in MS Word können Sie einen der zahlreichen Stile unverändert anwenden, vorhandene Stile bearbeiten oder eigene erstellen.

Hinzufügen und Entfernen von Diagrammelementen^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Diagrammelemente sind natürlich die verschiedenen Komponenten wie Titel, Legende, X- und Y-Achse usw., aus denen Ihr Diagramm besteht. Sie können diese Elemente hinzufügen und entfernen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken, das auf der rechten Seite des Diagramms erscheint, wenn Sie es auswählen.

Unter dem Flyout^{(Chart Elements)} „Diagrammelemente “ befindet sich das Flyout^{(Chart Styles)} „Diagrammstile “, das angezeigt wird, wenn Sie auf das Pinselsymbol rechts neben dem Diagramm klicken.

Unter Diagrammstile finden Sie Diagrammfilter^{( Chart Filters)} , mit denen Sie verschiedene Komponenten Ihres Diagramms ein- und ausschalten (oder filtern) können, wie hier gezeigt:

Wenn dies nicht genug Änderungsoptionen sind, gibt es im Bereich^{(Format Chart Area)} „Diagramm formatieren“ rechts neben dem Arbeitsblatt eine Reihe weiterer Optionen, mit denen Sie alle Aspekte Ihres Diagramms ändern können, von Füllungen und Hintergründen über Gitternetzlinien bis hin zu 3D-Balken, Kreissegmenten, Schlagschatten – ich kann weitermachen und weitermachen. Aber ich bin sicher, Sie verstehen, was verfügbar ist.

Wenn Sie beispielsweise auf Textoptionen^{( Text Options)} klicken , erhalten Sie eine weitere Flut von Effekten, die Sie auf den Text in Ihren Diagrammen anwenden können. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt, so dass Sie ohne Zurückhaltung einige grell aussehende Diagramme und Grafiken erstellen könnten – ohne sich allzu sehr anzustrengen, was mich zu einer wichtigen Designrichtlinie bringt.

Nur weil Ihnen all diese fantastischen Design-Tools zur Verfügung stehen, heißt das nicht, dass Sie sie verwenden müssen … oder, nun ja, nicht so viele von ihnen gleichzeitig. Die Idee ist, Ihre Grafiken attraktiv genug zu gestalten, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu erregen, aber nicht so beschäftigt, dass das Design selbst von der Botschaft ablenkt, die Sie zu vermitteln versuchen. Es ist schließlich die Botschaft, die wichtig ist, nicht Ihre Designfähigkeiten oder die rohe Kraft Ihrer Grafikdesign-Software.

Eine gute Faustregel lautet: Wenn es zu beschäftigt und ablenkend aussieht, ist es wahrscheinlich auch so; verdummen Sie es etwas. Verwenden Sie nicht zu viele dekorative Schriftarten, falls vorhanden, da sie nicht leicht zu lesen sind. Konzentrieren Sie sich bei der Verwendung geschäftsorientierter Diagramme und Grafiken auf das, was^(what) Sie zu sagen versuchen, und nicht so sehr darauf, wie^(how) Sie es sagen.

In der Zwischenzeit kann die grafische Darstellung von Tabellendaten diese viel leichter verständlich und viel freundlicher machen als Spalte für Spalte mit Text und Zahlen.

Charting Your Excel Data

For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

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