Früher war die Zusammenarbeit im Team an Dokumenten zeitaufwändig und mühsam. Eine Person würde einen Entwurf schreiben, den Entwurf jemand anderem geben, um Änderungen vorzunehmen, die Änderungen erneut lesen und entscheiden, ob sie sie akzeptieren, das Dokument jemand anderem zum Bearbeiten übergeben und so weiter. Heutzutage^(Nowadays) ist das Teilen von Dokumenten genauso einfach wie das Schreiben, und viele Personen können problemlos an demselben Dokument arbeiten. Die Programmsuite von Microsoft Office^{(Microsoft Office)} ist auf Teamarbeit ausgelegt, aber nicht jeder wird es zunächst instinktiv finden. Hier könnte ein Buch wie Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork ein echtes Juwel sein. Hält dieses Buch, was der Titel verspricht? Als langjähriges Büro^(Office)Benutzer, war ich daran interessiert, es herauszufinden. Mal sehen, was ich entdeckt habe.

Dieses Buch ist für Unternehmen konzipiert

Es ist von Anfang an klar, dass dieses Buch für Menschen gedacht ist, die in einem geschäftlichen Umfeld und insbesondere für Unternehmen arbeiten. Es ist auch für Personen gedacht, die bereits mit den letzten Editionen von Office (seit der Einführung des Menübands) vertraut sind und kein Tutorial zu den Grundlagen benötigen. Es wird davon ausgegangen, dass der Leser Office 2013 hat und das zeigen auch die Abbildungen.

Das Buch beginnt mit einer Diskussion über die Konzepte der Teamarbeit (Teamdynamik, Führung durch Vorbild usw.), die leider so trocken wie ein Lehrbuch ist und niemals ein Wort verwendet, wo ein Dutzend ausreicht. Der Autor scheint sicher sein zu wollen, dass jeder einzelne offensichtliche Punkt in tristen Details behandelt wird. Ich glaube nicht, dass ich allein Absatz für Absatz lesen und mir wünschen würde, er würde schon damit weitermachen.

Zusammenarbeit im Amt

Das erste Kapitel, in dem es eigentlich um die Zusammenarbeit mit Office geht , beschreibt die Verwendung von SharePoint im Detail. Für die Verwendung von SharePoint ist ein Abonnement von Office 365 Small Business Premium oder einer höheren Stufe erforderlich. Ein Großteil des SharePoint - Abschnitts ist für Personen gedacht, die SharePoint -Sites verwalten, und der Autor stimmt zu, dass Benutzer ohne Administratorrechte die Informationen vielleicht interessant finden, aber nicht viel damit anfangen können. Es besteht kein Zweifel, dass SharePoint ein wunderbar umfassender Dienst ist, und wenn ein Unternehmen bereits ein Office 365 Small Business Premium - Abonnement hat, SharePointist direkt integriert. Die Beschreibung, wie SharePoint vollständig konfiguriert wird, um den besonderen Anforderungen des Teams gerecht zu werden, ist gründlich und gut illustriert.

Die Kosten für das Abonnement können jedoch für viele Unternehmen unerschwinglich sein. Und der Fokus auf die Verwaltung von SharePoint -Sites verschwendet viel Platz. Ein Unternehmen, das sich für SharePoint entschieden^(SharePoint) hat , wird mit ziemlicher Sicherheit seine eigenen geschulten Administratoren und seine eigenen Richtlinien haben. Im nächsten Abschnitt wird die Teamarbeit über Outlook beschrieben , aber auch hier liegt der Schwerpunkt am Anfang auf der Verknüpfung von Outlook mit einer SharePoint- Website des Unternehmens. Sobald das Buch beginnt, die Zusammenarbeit über OneNote zu beschreiben , wird es für den durchschnittlichen Benutzer wertvoller.

Das Buch beschreibt, wie Sie Outlook mit OneNote verknüpfen und sicherstellen, dass Teamzeitpläne, Nachrichten und Kalender mit freigegebenen Notizbüchern synchronisiert werden. Die Kalenderfunktion sollte besonders nützlich sein, um verschiedene Projekte im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass es keine Terminkonflikte gibt.

Es gibt einen Abschnitt, der die Teamzusammenarbeit mit Lync beschreibt , aber das wäre nur für Personen von Interesse, deren Unternehmen Lync Server verwenden und es für die Verwendung durch ihre Mitarbeiter lizenziert haben.

Synchronisierung und Zusammenarbeit

Das Kapitel mit dem Titel „Nachverfolgen von Diskussionen und Ideen“^{("Keeping track of discussions and ideas")} enthält Anweisungen für die Verwendung von OneNote und Lync im Team . Der Fokus liegt auf OneNote und es wird erklärt, wie man Dokumente über Outlook und andere Office -Apps teilt und wie man freigegebene Ordner und Listen erstellt. An dieser Stelle kommt Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork schließlich dazu, für die meisten Menschen nützlich zu sein – auf halbem Weg durch das Buch. Neben den häufigsten Aufgaben für die Zusammenarbeit enthält dieser Abschnitt auch eine Beschreibung von Vorlagen, Referenzen, dem Teilen von Seiten per E-Mail und der Verwendung von Backups. Es gibt eine kurze Erwähnung, die die Leute nicht unbedingt haben müssenOutlook , um freigegebene Elemente zu erhalten.

Es gibt Kapitel über die Zusammenarbeit mit Word , Excel und PowerPoint . Das Buch impliziert, dass diese Art der Zusammenarbeit nur mit Office 2010 oder neueren Versionen möglich ist, was nicht ganz stimmt. Die neueren Versionen ermöglichen es mehreren Personen, gleichzeitig an derselben Datei zu arbeiten. Aber wenn diese gleichzeitige Verwendung nicht erforderlich ist, habe ich festgestellt, dass Office 2007 (das ich verwende) genauso gut funktioniert. Der Autor geht davon aus, dass diese freigegebenen Dokumente über SharePoint oder SkyDrive/OneDrive zur Verfügung gestellt werden . Die auf SharePoint^(SharePoint) verfügbaren Tools sind viel umfangreicher und vielseitiger als die in OneDrive. Die Nachverfolgung^(Tracking) von Änderungen ist in Word schon sehr lange verfügbar. Viele Personen, die bereits an Dokumenten mitgearbeitet haben, wissen, wie es geht. Dennoch wird die Beschreibung im Buch für Neulinge nützlich und eine gute Erinnerung für erfahrenere Mitarbeiter sein. Gleiches gilt für Anmerkungen in Excel und die gemeinsame Nutzung von PowerPoint .

Schließlich SkyDrive/OneDrive

Das letzte Kapitel erläutert, wie die Zusammenarbeit auf SkyDrive (jetzt OneDrive genannt ) erfolgen kann. Da dies für so viele Menschen die praktischste Methode ist, hätte sie meiner Meinung nach zuerst vorgestellt werden sollen. Hier bei 7 Tutorials arbeitet die Redaktion über OneDrive und Google Drive zusammen , daher wissen wir, wie wertvoll Verbindungen mit OneDrive sein können. Das Buch behandelt die Office Web Apps (jetzt Office Online genannt ) und weist auf die Features und Einschränkungen der Apps hin. Dieses Buch war urheberrechtlich geschützt 2012, bevor Office Online umbenannt und aktualisiert wurde.

Urteil

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork wurde für Geschäftsanwender und IT-Administratoren entwickelt, die SharePoint einrichten müssen^(Sharepoint) . Vieles davon wird für Personen irrelevant sein, die keinen Zugriff auf SharePoint- oder Lync- Server des Unternehmens haben und ^(Lync)SharePoint nicht verwaltenWebsites. Der Schreibstil ist trocken, wortreich und langweilig, und das Material selbst ist etwas veraltet. Selbst Personen, die zur Zielgruppe gehören, sind möglicherweise nicht so erfreut darüber. Dieses Buch ist einfach nicht für den durchschnittlichen Leser gedacht und sein Ton lädt die Leute nicht ein, es zu lesen. Es gibt andere, bessere Bücher, die die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit erklären, die den zusätzlichen Vorteil haben, dass sie als viel bessere, viel detailliertere Referenzen zu Office im Allgemeinen dienen. Es ist nicht nötig, so viel Zeit mit SharePoint zu verbringen , wo es nicht wirklich um die Zusammenarbeit, sondern um die Verwaltung von Microsoft geht^(Microsoft)'s Kollaborationsplattform für Unternehmen. Bevor Sie es kaufen, empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf das Inhaltsverzeichnis und das kostenlose Beispielkapitel zu werfen und zu überprüfen, ob es wirklich das vermittelt, was Sie lernen müssen. Ansonsten besser die Finger von diesem Buch lassen.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on dоcumеnts was time-consuming and tediоus. One person would write a draft, give the drаft to someone else to make changes, re-read the changes and decide whether to accept them, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadays sharing documents is every bit as easy as writing them, and many people can easily work on the same document. Microsoft Office's suite of programs is designed for teamwork, but not everyone will find it instinctive at first. This is whеre a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

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