Das Bring Your Own Device (BYOD)-Programm^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Dieser Artikel, der erste der drei Artikelserien, spricht über die Vor- und Nachteile von BYOD . Die anderen beiden Artikel arbeiten daran, eine angemessene BYOD- Richtlinie zu erstellen und Fehler zu finden, die bei der Implementierung vermieden werden sollten. Bevor wir über die Vorteile von BYOD und seine Nachteile sprechen, lassen Sie uns überprüfen, wie das System implementiert wird.

Was ist Bring Your Own Device oder BYOD ?

Das Bring-Your - Own-Device -System gibt es schon seit einiger Zeit und gewinnt an Dynamik, da sich immer mehr Unternehmen für das System entscheiden. Unter der BYOD -Struktur verwenden Mitarbeiter Mobilgeräte, die ihnen Folgendes ermöglichen:

1. Verwenden Sie dasselbe Gerät für den privaten und den geschäftlichen Gebrauch
2. Arbeiten Sie von überall

Ich kann BYOD in zwei verschiedene Kategorien einteilen: (a) Die erste ist, wo Unternehmen die Nutzung von mitarbeitereigenen Geräten erlauben, und (b) die zweite, wo Unternehmen mobile Geräte für die Mitarbeiter kaufen. In jedem Fall wird die Implementierung geringfügig abweichen. Wenn das Unternehmen zum Beispiel das Gerät bereitstellt, wird es wahrscheinlich die Installation von Dingen blockieren, die ablenken: zum Beispiel Angry Birds. Außerdem kann das Unternehmen geheime Software verwenden, um zu sehen, was Sie auf dem Gerät gemacht haben. Natürlich erlauben sie die private Nutzung der Geräte, aber das wird ein wenig eingeschränkt sein.

Einfach ausgedrückt ist BYOD ein System, bei dem Mitarbeiter ein mobiles Gerät mit sich führen, mit dem sie von überall aus arbeiten können (in den meisten Fällen über das Büro-VPN).^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

BYOD-Vorteile

Das erste, was einem in den Sinn kommt, wenn man über BYOD spricht , sind Kosteneinsparungen in verschiedenen Formen. In den meisten Fällen gehen wir davon aus, dass Sie bereits ein mobiles Gerät besitzen und Ihr Unternehmen es für die geschäftliche Nutzung neu konfiguriert. Ist das der Fall, spart das Unternehmen beim Kauf der Geräte.

Bis jetzt ist die Praxis, die vorhandenen Geräte der Mitarbeiter zu verwenden, noch nicht sehr weit verbreitet. Vielmehr^(Rather) kaufen Unternehmen die Mobilgeräte selbst, konfigurieren sie und geben sie an die Mitarbeiter weiter – dabei profitieren die Mitarbeiter auf folgende zwei Arten:

1. Sie verbinden sich über das Büro -VPN mit dem ^(VPN)Internet und sparen dadurch Internetkosten^(Internet) ;
2. Sie können von überall aus mit demselben Gerät für geschäftliche und private Zwecke arbeiten. Dies entlastet sie davon, mehr als ein mobiles Gerät für den persönlichen Gebrauch mit sich zu führen. Hier werden Probleme auftreten, die Mitarbeiter verärgern könnten. Wir werden über diese Probleme in den negativen Aspekten der Verwendung des BYOD -Systems in Unternehmen sprechen.

Da die Mitarbeiter von überall aus arbeiten können, steigt die Gesamtproduktivität. Mitarbeiter, die es aufgrund von schlechtem Wetter oder Verkehr nicht ins Büro schaffen, können von zu Hause oder von einem anderen Ort aus arbeiten. So werden Fehlzeiten von Mitarbeitern eingespart, die ansonsten zu Projektverzögerungen führen würden. Falls ein Mitarbeiter das Büro vorzeitig verlassen muss, kann er die anstehenden Arbeiten später erledigen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Termin hat, kann er/sie früher gehen, den Arzt treffen, nach Hause gehen und von dort aus arbeiten, um die Tagesziele zu erreichen.

BYOD dient auch als Verkaufsargument. Die Menschen arbeiten lieber mit Unternehmen zusammen, die ein einziges mobiles Gerät sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke zulassen. Wenn es sich um den traditionellen Arbeitsplatz handelt, dürfen Mitarbeiter ihre persönlichen Geräte möglicherweise nicht mit ins Büro nehmen. Ich habe Arbeitsplätze gesehen, an denen nicht einmal die Handys der Mitarbeiter erlaubt sind. Das ist im Vergleich zu der Möglichkeit, ein einziges Gerät sowohl für die private als auch für die geschäftliche Arbeit zu verwenden, eine große Abkehr. Mit anderen Worten, Unternehmen mit einem soliden BYOD -System ziehen tendenziell bessere Mitarbeiter an.

Lesen Sie^(Read) : Bring Your Own Device Setup und Einstellungen in Windows 10 .

BYOD-Nachteile

Auch hier ist der erste Faktor der Kostenfaktor. Wenn das Unternehmen nicht daran glaubt, die vorhandenen Geräte der Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke zuzulassen, werden sie Geld für den Kauf der Geräte ausgeben. Hinzu kommt, dass die Nutzung des Internets^(Internet) für private Zwecke die Ausgaben nur erhöht. Da jedoch weitere Vorteile wie Mobilität und höhere Produktivität damit verbunden sind, stellen die meisten Unternehmen auf BYOD -Systeme um.

Für den Mitarbeiter könnten die Abschaltungen Einschränkungen sein, die dem Gerät auferlegt werden. Mir ist noch kein Mitarbeiter begegnet, der sagt, dass Organisationen persönliche Installationen in der BYOD- Atmosphäre verbieten. Dennoch könnte die Politik der Organisation so weit gehen, NEIN zu Spielen und bestimmten Websites zu sagen.

Ein weiterer Grund zur Sorge für die Mitarbeiter ist ihre Privatsphäre. Wenn sie Facebook , Twitter oder ähnliches verwenden, kann das Unternehmen möglicherweise die Anmeldeinformationen kennen. Ich persönlich glaube nicht, dass Konzerne beim Schnüffeln so weit gehen werden, aber die Möglichkeiten bestehen. Ein weiterer Aspekt ist das Aufzeichnen oder Protokollieren von Mitarbeiteraktionen auf dem Gerät, die möglicherweise Informationen preisgeben, die sie mit niemandem teilen möchten. Ein Beispiel könnte die Verwendung des Geräts zum Herunterladen eines raubkopierten Films sein.

Die am häufigsten diskutierte Sorge oder die negativen Aspekte von BYOD -Systemen ist die Sicherheit der Unternehmensdaten. Natürlich können die Mitarbeiter nur auf einen Teil davon zugreifen, aber dieser Teil kann immer noch ausreichen, um wichtige Informationen an andere weiterzugeben – wissentlich oder unbewusst. Es sollte eine angemessene Richtlinie darüber geben, was die Mitarbeiter mit anderen teilen können, sowie eine gute Austrittsrichtlinie, die umgesetzt wird, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Eine gute Option wäre, alle Geschäftsdaten auf einen anderen Computer zu übertragen und die Datendateien von den Geräten der Mitarbeiter zu schreddern.

Bring-Your-Own-Device-Richtlinie

Um BYOD erfolgreich zu machen, sollten Sie über eine gute BYOD- Richtlinie verfügen. Die perfekte BYOD-^(BYOD) Richtlinie gibt es nicht . Sie nehmen einfach immer wieder Änderungen an der Richtlinie vor – mit fortschreitender Technologie – um die Daten sicher zu halten.

#1 Educate the Employees

Wenn Sie eine BYOD -Implementierung in Betracht ziehen oder bereits implementiert haben, nehmen Sie sich die Zeit, den Mitarbeitern verständlich zu machen, dass das System sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber praktisch ist. Sie müssen ihnen sagen, wie sie das Gerät mit den neuesten Updates und Patches für das Betriebssystem und die Hardware schützen können, die sie auf ihren mobilen Geräten verwenden. Sie müssen sie über die Möglichkeit von Datenlecks informieren und darüber, wie dies die Bemühungen des Unternehmens ruinieren kann. Sie müssen deutlich machen, dass die Vertraulichkeit der Daten einer Organisation nicht gefährdet werden darf.

#2 What all Platforms To Allow

Sie können den Benutzern nicht erlauben, irgendeine Plattform auszuwählen. Wenn Ihr Unternehmen auf keinem bestimmten Betriebssystem wie iOS ausgeführt werden kann, müssen Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, dass Personen, die sich für iOS entscheiden, nicht am BYOD- Programm teilnehmen können.

In einer besseren Methode können Sie ihnen eine Liste mit zwei drei Plattformen geben, die akzeptabel und gut genug sind, um sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter zu versorgen. Das würde eine gewisse Konsistenz bringen, sodass Sie keine zusätzlichen IT-Mitarbeiter einstellen müssen, um Fehler bei den Geräten zu beheben.

#3 Non-Disclosure Agreement

Lassen Sie die Mitarbeiter eine Geheimhaltungsvereinbarung^(NDA) unterzeichnen , in der sie keine Unternehmensdaten an Dritte weitergeben können. Machen Sie sie auf Social Engineering aufmerksam und bringen Sie ihnen Methoden bei, um die Daten unter Verschluss zu halten.

#4 Logging & Responsibility

Dies ist auch dann wichtig, wenn die Mitarbeiter widersprechen. Durch das Protokollieren der Ereignisse können Sie feststellen, ob ein Mitarbeiter an illegalen Aktivitäten wie dem Herunterladen von Raubkopien beteiligt war. In diesem Fall müssen Sie den Mitarbeitern auch sagen, dass sie verantwortlich sind, wenn jemand Schadensersatz verlangt, und nicht die Organisation. Diese Klausel ist wichtig, da Menschen oft auf billigere Methoden für das eine oder andere zurückgreifen. Und da es der Mitarbeiter ist, der das Gerät verwendet, und weil es der Mitarbeiter war, der beispielsweise einen Raubkopienfilm heruntergeladen hat, wird die Organisation nicht wegen irgendeiner Straftat angeklagt.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Erstellung einer guten BYOD-Richtlinie, das Verfolgen des mobilen Geräts, dient eher der Sicherheit der Daten der Organisation und NICHT^(NOT) , um zu wissen, was der Mitarbeiter vorhat. Das mobile Gerät muss mit einer Anwendung ausgestattet sein, die das Fernlöschen der Festplatte^(HDD) ermöglicht . Dies ist hilfreich, wenn:

1. Ein Mitarbeiter verliert das Gerät
2. Ein Mitarbeiter verlässt den Job und wechselt zu einem konkurrierenden Unternehmen

Es besteht die Möglichkeit, dass ein verärgerter Mitarbeiter absichtlich Informationen preisgibt, und die NDA - Vereinbarung sollte in der Lage sein, sich darum zu kümmern. Halten Sie die Schadensersatzforderungen etwas höher, um das vorsätzliche Teilen von Daten zu verhindern.

Zu den anderen Maßnahmen, die Ihnen helfen, eine angemessene BYOD- Richtlinie zu formulieren, gehören:

1. Registrieren der MAC -Adressen von Geräten – Dies hilft beim Blockieren illegaler Verbindungen zum Unternehmensnetzwerk
2. Auditing des Netzwerks – Überprüfen Sie^{(Network – Check)} das Netzwerk auf mögliche Schwachstellen und kontrollieren Sie die Anzahl der Geräte, die sich damit verbinden. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob nicht autorisierte Geräte versuchen, eine Verbindung herzustellen.
3. Erstellen Sie eine Unternehmens-Cloud, damit Benutzer, die remote arbeiten, Dinge im gemeinsamen freigegebenen Bereich speichern können, anstatt sich immer wieder an Ihr Netzwerk anzuschließen. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit einer Sicherheitsverletzung um einen erheblichen Prozentsatz verringert. Es kann alles sein, was Speicherung, Zusammenarbeit und Verschlüsselung ermöglicht.

BYOD-Lösungen & Fehler

#1 Employee Education

Holen Sie sich eine Person, die die Besonderheiten von BYOD kennt : die Sicherheitsprobleme, Kompatibilitätsprobleme und am wichtigsten von allen – den Social-Engineering-Teil. Es wäre eine gute Idee, wenn Sie jedem Mitarbeiter ein Handbuch Ihrer BYOD- Richtlinie zusammen mit Angaben zur Kontaktperson bei Problemen zur Verfügung stellen könnten. Mit multimedialen Inhalten können Sie mögliche Bedrohungen (Präsentationen, Videos usw.) veranschaulichen, damit jeder Mitarbeiter die Richtlinie versteht.

Du musst sie daran erinnern. Ein einmaliges Training^{(One-Time-Training)} würde nicht ausreichen. Sie können tatsächlich Schulungen unter dem Namen „Feedback & Bedürfnisse^(Needs) von BYOD-Mitarbeitern“ erstellen. Sie können die wichtigen Punkte hervorheben und nach Feedback/Problemen fragen, mit denen die Mitarbeiter im System konfrontiert sind. Das dient zwei Zwecken – Sie können die grundlegenden, aber wichtigen Punkte der Richtlinie neu einfügen und Sie können das Feedback nutzen, um sie zu verbessern und sie zu einer der besten BYOD-Lösungen zu machen.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

Wir alle kennen den mobilen Markt, der sich ständig schnell verändert. Neuere^(Newer) Modelle kommen zu häufig heraus und die Mitarbeiter würden ein besseres Gerät kaufen wollen. Aber wenn die Anwendungen der Organisationen nicht auf dem neuen Modell laufen, können die Mitarbeiter frustriert sein. Eine Option besteht darin, Apps zu erstellen, die Cloud-ähnliches Azure und Microsoft 365 nutzen , die auf fast allen Arten von Modellen ausgeführt werden können. Die Verwendung und Implementierung generischer Apps wie Dropbox , OneDrive usw. für die Remote-Speicherung und Zusammenarbeit in Echtzeit wird Ihrer BYOD - Richtlinie einen Schub verleihen.

Wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter Apps verwenden, die von der Unternehmens-IT-Abteilung entwickelt wurden, stellen Sie sicher, dass die Apps mit allen wichtigen Geräten (Betriebssystemen) kompatibel sind, die für mobile Geräte verfügbar sind. Somit werden Sie Einrichtungen anbieten, die auf fast jedem Gerätemodell laufen können, anstatt sie auf bestimmte Gerätemodelle zu beschränken, obwohl sie sich nach dem neuen Windows Phone sehnen, das mit viel Tamtam veröffentlicht wird.

#3 Don’t Forget Migrating Process

Bei der oben genannten Methode der Verwendung generischer Apps ist es nicht sehr schwierig, vom älteren Gerät auf das neue zu migrieren. Fügen Sie dennoch etwas hinzu, das beim Übertragen von Daten auf neuere Geräte (falls lokal gespeichert) und beim anschließenden Löschen des vorherigen Geräts hilft. Mehr als oft bewahren die Leute ihre alten Geräte beiläufig (ungeschützt) auf und einige versuchen vielleicht, sie zu verkaufen. In beiden Fällen müssen Sie die Geschäftsdaten löschen lassen, bevor sie von jemandem außerhalb der Organisation abgeholt werden.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

Während Punkt 3 von alten Geräten sprach, bezieht sich dieser Punkt auf neue Geräte. Es wird schwierig sein, die Mitarbeiter dazu zu bringen, sich auf diesen Punkt zu einigen. Sagen Sie ihnen, dass es zu ihrem eigenen Vorteil ist. Wenn sie das Gerät verlegen oder in ein anderes Unternehmen wechseln, sollte Ihre IT-Abteilung in der Lage sein, die Daten auf den Geräten der Mitarbeiter aus der Ferne zu löschen.

Sie können nicht einfach fortfahren und Daten löschen, da der Mitarbeiter möglicherweise vor Gericht geht. Diese Möglichkeit macht es erforderlich, die Klausel in die BYOD -Vereinbarung aufzunehmen, damit Sie auch dann nicht verantwortlich gemacht werden, wenn Sie die Daten aus der Ferne löschen.

#5 Responsibility For Illegal Usage

Es sollte eine klare Richtlinie geben, die das Unternehmen freistellt, wenn der Mitarbeiter sein Gerät für illegale Downloads usw. verwendet.

#6 Forgetting About Upgrades

Es ist eine bekannte Tatsache, dass sich die Technologie ständig weiterentwickelt. Dementsprechend muss Ihre IT-Abteilung ihre Apps und andere Dinge für reibungslose und geschützte Prozesse mit der neueren Technologie kompatibel machen. Auch die Hardware und das Betriebssystem der Mobilgeräte können veraltet sein, sodass die Unternehmens-Apps möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß auf den vorhandenen Geräten ausgeführt werden.

Die besten BYOD-Lösungen enthalten eine Klausel, die Mitarbeiter zwingt, ihre mobilen Geräte zu aktualisieren, wenn die Technologie eine bessere Hardware oder ein besseres Betriebssystem erfordert. Wenn die Mitarbeiter aufgrund finanzieller Probleme kein Upgrade durchführen können, kann die Organisation ihnen ein kompatibles Gerät anbieten oder noch besser, ihnen einen Kredit anbieten, um die neueste Technologie zu kaufen. Das macht die Mitarbeiter glücklich und loyal. Dies führt zu einer besseren Produktion.

Die oben genannten sind einige kritische Fehler, die ich bei der Umsetzung einer guten BYOD-Richtlinie identifizieren konnte. Wenn Sie denken, dass ich etwas verpasst habe, kommentieren Sie es bitte und teilen Sie es mit uns.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

Jetzt lesen: ^{(Now read:)} Was ist Bring Your Own Network oder BYON?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

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