Eine der vielen neuen unternehmensfreundlichen Funktionen in Windows 8.1 heißt Arbeitsordner^{(Work Folders)} . Ordner? Arbeit? Klingt langweilig, oder? 🙂 Aber für einige Leute wird diese Funktion sehr nützlich sein. Besonders für Menschen, die viele Geräte haben und auch auf ihren persönlichen PCs und Geräten arbeiten müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie Arbeitsordner^{(Work Folders)} auf der Client-Seite einrichten und sie für Ihre Arbeit verwenden und sie mit den Servern Ihres Unternehmens synchronisieren.

Was sind Arbeitsordner?

Arbeitsordner^{(Work Folders)} ermöglichen es einem Benutzer, einen Ordner und seinen Inhalt vom Unternehmensnetzwerk mit seinem persönlichen Gerät zu synchronisieren. Lokal erstellte Dateien werden wieder mit dem Dateiserver in der Unternehmensumgebung synchronisiert. Mit Arbeitsordnern^{(Work Folders)} können Benutzer lokale Kopien ihrer Arbeitsdateien auf ihren persönlichen Geräten aufbewahren, mit automatischer Synchronisierung mit dem Rechenzentrum des Unternehmens.

Klingt kompliziert? Nehmen wir ein Beispiel dafür, wie ein Information Worker, Julian , Arbeitsordner verwenden könnte ,^{(Work Folders)} um seine Arbeitsdaten von seinen persönlichen Daten zu trennen, während er die Möglichkeit hat, von jedem Gerät aus zu arbeiten:

Wenn Julian ein Dokument auf seinem Arbeitscomputer^{(Work Folders)} im Verzeichnis „Arbeitsordner“ speichert, wird das Dokument mit einem Dateiserver synchronisiert, der von der IT-Abteilung seines Unternehmens kontrolliert wird. Wenn Julian nach Hause zurückkehrt, kann er sein Surface 2 abholen, auf dem das Dokument bereits synchronisiert ist, weil er zuvor Arbeitsordner^{(Work Folders)} auf diesem Gerät eingerichtet hatte, und zum Café gehen. Er kann das Dokument offline bearbeiten, und wenn er nach Hause zurückkehrt und wieder eine Internetverbindung^(Internet) verfügbar ist, wird das Dokument wieder mit dem Dateiserver synchronisiert und alle Änderungen stehen ihm am nächsten Tag, wenn er ins Büro zurückkehrt, zur Verfügung seinen Arbeitsrechner. Klingt gut, oder?

So richten Sie Arbeitsordner^{(Work Folders)} in Windows 8.1 ein^{(Windows 8.1)}

Ich gehe davon aus, dass Sie ein vom IT-Administrator erstelltes Unternehmenskonto haben. Wenn Sie dies tun und die Details kennen, gehen Sie zu Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Klicken oder tippen Sie auf Arbeitsordner einrichten^{(Set up Work Folders)} . Sie werden aufgefordert, Ihre E-Mail-Adresse und die Anmeldeinformationen für die Unternehmensdomäne anzugeben, wenn Ihr Computer ihr nicht beigetreten ist (was bei privaten Geräten der Fall ist).

Geben Sie^(Enter) Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein und klicken oder tippen Sie auf Weiter^(Next) .

Das Windows-Sicherheitsfenster^{(Windows Security window)} wird angezeigt. Sie werden aufgefordert, den Benutzernamen und das Kennwort einzugeben, die im Netzwerk Ihres Unternehmens verwendet werden. Tun Sie dies und klicken oder tippen Sie auf OK .

Anschließend werden Sie aufgefordert, den Speicherort Ihrer Arbeitsordner zu bestätigen. Wenn Sie mit dem Standardordner nicht zufrieden sind und einen anderen verwenden möchten, klicken oder tippen Sie auf Ändern^(Change) .

Wenn Sie auf die Schaltfläche Ändern^(Change) klicken , wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, einen neuen Ordner auszuwählen. Durchsuchen Sie Ihren Computer und wählen Sie den neuen Ordner aus, den Sie verwenden möchten. Klicken oder tippen Sie dann auf die Schaltfläche Ordner auswählen.^{(Select Folder)}

Wenn Sie fertig sind, klicken oder tippen Sie im Fenster Speicherort der Arbeitsordner bestätigen auf ^{(Confirm Work Folders location)}Weiter .^(Next)

Anschließend werden Sie gefragt, ob Sie den Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens für Arbeitsordner^{(Work Folders)} zustimmen . Um Ihre Arbeitsdateien zu schützen, kann Ihr Unternehmen Ihre Arbeitsordner verschlüsseln, ein Passwort für die Anmeldung an Ihrem PC verlangen und Ihren Bildschirm automatisch sperren sowie alle Dateien in Ihren Arbeitsordnern^{(Work Folders)} löschen , falls der PC verloren geht.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich akzeptiere diese Richtlinien auf meinem PC“^{("I accept these policies on my PC")} und klicken oder tippen Sie dann auf Arbeitsordner einrichten^{(Set up Work Folders)} .

Windows 8.1 verbringt einige Zeit mit der Einrichtung. Warten Sie^(Wait) , bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Wenn Sie fertig sind, werden Sie darüber informiert, dass die Synchronisierung von Arbeitsordnern^{(Work Folders)} mit Ihrem PC begonnen hat. Klicken^(Click) oder tippen Sie auf die Schaltfläche Schließen .^(Close)

Arbeitsordner^{(Work Folders)} ist jetzt auf Ihrem PC konfiguriert. Nachdem Sie auf „ Schließen^(Close) “ geklickt oder getippt haben, werden Sie zum Kontrollfeld „Arbeitsordner“ weitergeleitet^{(Work Folders)} .

Verwalten von Arbeitsordnern über die Systemsteuerung^{(Control Panel)}

Nachdem Sie Arbeitsordner^{(Work Folders)} eingerichtet haben, wenn Sie zu Control Panel -> System and Security -> Work Folders gehen , erhalten Sie Zugriff auf alle Verwaltungsfunktionen und -optionen.

Sie können sehen, wie viel Speicherplatz auf dem Server verfügbar ist, wann die letzte Synchronisierung durchgeführt wurde, und Sie können eine manuelle Synchronisierung starten.

Um die Dateisynchronisierung über getaktete Verbindungen zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Dateien über getaktete Verbindungen synchronisieren“^{("Sync files over metered connections")} . Wenn Sie Dateien auch beim Roaming synchronisieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Auch beim Roaming synchronisieren“^{("Sync even when I'm roaming")} , wie im Bild unten.

Wenn Sie auf Probleme stoßen, können Sie Ihren IT-Administrator um Hilfe bitten, indem Sie auf den Link „Technischer Support per E-Mail“ klicken. ^{("Email tech support")}Dadurch wird Ihr Standard-E-Mail-Client geöffnet und Sie können ihn zum Senden Ihrer Nachricht verwenden.

Was zu tun ist, wenn Windows 8.1 sagt, dass „Es gab ein Problem beim Finden Ihres Arbeitsordner - Servers^(Folders) “

Beim Einrichten von Arbeitsordnern^{(Work Folders)} wird möglicherweise der folgende Fehler angezeigt: „Es gab ein Problem beim Finden Ihres Arbeitsordner-Servers“.^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, klicken oder tippen Sie im Fenster „Geben Sie eine geschäftliche E-Mail -Adresse ein“ auf ^{(Enter work email)}„URL für Arbeitsordner eingeben“.^{(Enter a Work Folders URL)}

Geben Sie dann die vom IT-Administrator Ihres Unternehmens bereitgestellte Arbeitsordner-URL ein und klicken oder tippen Sie auf ^{(Work Folders URL)}Weiter^(Next) .

Von hier an werden Sie aufgefordert, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort anzugeben, wie zuvor in diesem Artikel angegeben. Befolgen Sie die oben angegebenen Schritte, um die Konfiguration Ihrer Arbeitsordner abzuschließen^{(Work Folders)} .

So verwenden Sie Arbeitsordner^{(Work Folders)} in Windows 8.1

Um auf Ihre Arbeitsordner^{(Work Folders)} zuzugreifen , öffnen Sie den Datei-Explorer^{(File Explorer)} und gehen Sie zu Dieser PC^{(This PC)} . Dort sehen Sie die Verknüpfung zu Arbeitsordnern^{(Work Folders)} .

Sobald Sie Arbeitsordner^{(Work Folders)} auf mehreren Geräten konfiguriert haben, können Sie von jedem dieser Geräte auf Dokumente zugreifen, und sie werden von Arbeitsordnern^{(Work Folders)} synchron gehalten . Von nun an können Sie mit Dateien in Ihren Arbeitsordnern^{(Work Folders)} wie mit normalen Dateien arbeiten.

Sync for Work-Ordner^{(Work Folders)} – wie funktioniert das?

Um zu testen, ob Ihre Arbeitsordner^{(Work Folders)} korrekt synchronisiert sind, erstellen Sie ein Dokument auf einem Ihrer Computer und speichern Sie das Dokument am Speicherort der Arbeitsordner^{(Work Folders)} .

Erstellen Sie dann ein weiteres Dokument auf einem anderen Gerät und speichern Sie es in Ihren Arbeitsordnern^{(Work Folders)} . In wenigen Augenblicken sollten Sie beide Dokumente auf beiden Geräten in Ihren Arbeitsordnern verfügbar sehen.^{(Work Folders)}

In der Statusleiste können Sie den Synchronisierungsstatus anzeigen.

Normalerweise werden Dateien automatisch synchronisiert, aber wenn Sie eine manuelle Synchronisierung durchführen möchten, können Sie im Arbeitsordnerfenster mit der rechten Maustaste klicken (oder gedrückt halten) und dann auf ^{(Work Folders)}Jetzt^{(Sync Now)} synchronisieren klicken oder tippen .

Ihre Dateien werden sofort synchronisiert.

Sie können auch eine manuelle Synchronisierung starten, indem Sie auf den Link „ Jetzt^{(Sync Now)} synchronisieren“ klicken oder tippen, den Sie im Kontrollfeld „Arbeitsordner“ finden.^{(Work Folders)}

Dann informiert Sie die Systemsteuerung darüber, dass die Dateien synchronisiert werden, wie in der Abbildung unten gezeigt.^{(Control Panel)}

Meine Dateien werden grün^(Green) angezeigt . Was bedeutet es ?^(Mean)

Höchstwahrscheinlich werden alle Dateien in Ihren Arbeitsordnern^{(Work Folders)} grün angezeigt, eine Farbe, die nicht verwendet wird, um die Dateien in anderen Ordnern anzuzeigen.

Es gibt nichts, worüber man sich Sorgen machen müsste. Ihr IT-Administrator hat eine Richtlinie eingerichtet, die Ihre Arbeitsordnerdateien^{(Work Folder)} verschlüsselt , sodass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben.

Wenn Ihr PC gestohlen wird, kann der Administrator den Zugriff auf diese Dateien widerrufen und sie aus der Ferne entfernen, sodass sensible Daten nicht in die falschen Hände geraten.

So beenden Sie die Verwendung von Arbeitsordnern

Wenn Sie die Verwendung von Arbeitsordnern^{(Work Folders)} auf einem Ihrer PCs einstellen möchten , ist dies problemlos möglich.

Gehen Sie zu Control Panel -> System and Security -> Work Folders . Klicken oder tippen Sie dann auf den Link „Arbeitsordner nicht mehr verwenden“ .^{(Stop using Work Folders)}

Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, zu bestätigen, ob Sie die Verwendung von Arbeitsordnern^{(Work Folders)} beenden möchten .

Wenn Sie die Verwendung von Arbeitsordnern^{(Work Folders)} beenden möchten , klicken oder tippen Sie auf Ja^(Yes) . Drücken Sie andernfalls Nein^(No) .

Was zu tun ist, wenn der Administrator^{(Administrator Changes)} das Kennwort^(Password) Ihres Kontos ändert^(Account)

Unternehmensnetzwerke haben Richtlinien, sodass Sie gezwungen sind, das Kennwort Ihres Kontos regelmäßig zu ändern. Oder es kann vorkommen, dass Sie Ihr Passwort vergessen haben und der Administrator es ändern muss usw.

Was auch immer der Grund ist, wenn Sie das Passwort Ihres Geschäftskontos ändern, müssen Sie die neuen Anmeldeinformationen erneut eingeben, damit Arbeitsordner^{(Work Folders)} weiterhin gut funktionieren.

Irgendwann nachdem Ihr Passwort geändert wurde, wenn Arbeitsordner^{(Work Folders)} versuchen, Ihre Dateien zu synchronisieren, wird eine Benachrichtigung angezeigt, die besagt, dass „Ihre Anmeldeinformationen für Arbeitsordner nicht funktioniert haben“^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

Wenn Sie zu Control Panel -> System and Security -> Work Folders “ gehen, sehen Sie außerdem „Sync gestoppt. Passwort erforderlich“^{("Sync stopped. Password needed")} .

Um Ihre Anmeldeinformationen zu aktualisieren, klicken oder tippen Sie in der linken Spalte auf den Link Anmeldeinformationen verwalten .^{(Manage credentials)}

Das Windows-Sicherheitsfenster^{(Windows Security)} wird angezeigt und fragt nach dem neuen Benutzernamen und Passwort.

Geben Sie sie ein und klicken oder tippen Sie auf OK . Nachdem sich Work Folders erfolgreich beim Server Ihres Unternehmens authentifiziert hat, wird die Synchronisierung Ihrer Dateien fortgesetzt.

Fazit

Wie Sie in diesem Handbuch sehen können, sind Arbeitsordner^{(Work Folders)} nützlich und nicht so schwer einzurichten. Zumindest nicht auf Kundenseite. Wenn Ihr Unternehmen diesen neuen Dienst nutzt, können Sie ihn auf jedem Windows 8.1 -PC oder -Gerät einrichten, um Ihre Arbeit auch dann zu erledigen, wenn Sie nicht arbeiten.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new entеrprise-friendly features in Windоws 8.1 is named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

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