Google Drive ist zu einem großen Konkurrenten von Microsoft Office 365 geworden , sowohl für Cloud-Speicher als auch für Bürosoftware. Einer der Gründe für seine Beliebtheit ist, dass Sie sich sehr schnell mit den Grundlagen vertraut machen können.

Während die Grundlagen leicht zu erlernen sind, bleiben viele der besten Funktionen unbemerkt. Tatsächlich gibt es Dutzende von Funktionen, die in den Menüs von Sheets , Docs und Google Drive selbst versteckt sind. 

Egal, ob Sie Ihre Produktivität verbessern möchten, wissen möchten, wie Sie schneller nach Dateien suchen oder Tipps zum Verwalten Ihrer Cloud-Backups wünschen, Google Drive wird mit einigen erweiterten ^{(Google Drive)}Google Drive -Tipps noch leistungsfähiger – wir haben unten die besten herausgesucht .

Verwenden Sie erweiterte Suchwerkzeuge^{(Use Advanced Search Tools)}

Eines der größten Probleme, auf die Sie stoßen werden, wenn Sie Google Drive häufiger verwenden, ist das Wiederfinden von Dateien. Glücklicherweise verfügt Google Drive über einige erweiterte Suchfunktionen, mit denen Sie Dateien lokalisieren können.

Klicken Sie auf die Suchleiste^{(search bar )} und dann auf Weitere Suchtools^{(More search tools)} . Ihnen steht jetzt eine umfangreiche Liste von Tools zur Feinabstimmung Ihrer Suche zur Verfügung. Sie können beispielsweise einen Dateityp auswählen – dies umfasst alles von Fotos^(Photos) und Präsentationen bis hin zu ZIP-Dateien und Ordnern. Sie können auch nach dem Eigentümer suchen, was für die Suche nach freigegebenen Inhalten nützlich ist.

Das ist erst der Anfang. Sie können die Ergebnisse auch danach filtern, wann die Dateien zuletzt geändert wurden, und auch nach Text filtern, der in der Datei selbst gefunden wurde. Wenn Sie beispielsweise einen Artikel über ein bestimmtes Rezept geschrieben haben, sich aber nur an eine einzelne Zutat erinnern, die Sie in den Artikel geschrieben haben, können Sie das Rezept finden, indem Sie einfach die Zutat selbst eingeben.

Greifen Sie auf den Verlauf zu und stellen Sie Backups in Google Docs & Sheets wieder her^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

Google Docs und Google Sheets werden automatisch gespeichert, während Sie weiter an Ihrem Dokument arbeiten. Viele Leute wissen jedoch nicht, dass Sie auf den Text Alle Änderungen in Drive gespeichert^{(All changes saved in Drive)} klicken können , um frühere Überarbeitungen anzuzeigen und wiederherzustellen. 

Google Drive protokolliert automatisch alle Änderungen seit Beginn der Zeit, solange Sie die Datei zuerst auf Google Drive selbst erstellt haben. Und mit nur einem Knopfdruck können Sie ältere Versionen wiederherstellen. Scrollen Sie alternativ einfach durch vergangene Revisionen und klicken Sie auf jede, um alle Änderungen hervorzuheben.

Dies kann nützlich sein, wenn Sie alten Text löschen, den Sie in Zukunft erneut benötigen, oder wenn Sie frühere Änderungen auf fehlende Details überprüfen müssen. Sie können auch auf eine frühere Revision klicken und sie umbenennen, damit sie in Zukunft einfacher zu finden und zu verwalten ist.

Beschränken Sie die Berechtigungen auf bestimmte Zellen in Google Sheets^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

Es ist sehr einfach, Google Sheets- und Docs - Dateien für die Zusammenarbeit mit anderen freizugeben. Klicken Sie einfach auf „ ^(Just)File > Share > Get Shareable Link. Sobald Sie jedoch die Berechtigungen für jeden mit diesem Link festlegen, um Ihr Dokument bearbeiten zu können, können sie standardmäßig Änderungen an absolut allem vornehmen.

In Google Sheets und hoffentlich in Zukunft auch in Google Docs können Sie bestimmte Abschnitte manuell sperren, sodass niemand außer dem ursprünglichen Eigentümer sie bearbeiten kann. Dies kann sehr vorteilhaft sein, wenn Sie mit einer großen Gruppe an einem Dokument arbeiten, aber bestimmte Bereiche vor versehentlichem Löschen schützen müssen. 

Klicken Sie zunächst auf den Bereich, den Sie schützen möchten, und ziehen Sie ihn, klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie dann auf Bereich schützen^{( Protect Range)} . Von dort aus öffnet sich ein neues Panel auf der rechten Seite Ihres Bildschirms. Geben Sie dem Bereich eine Beschreibung, damit Sie ihn später nachvollziehen können, und klicken Sie dann auf Berechtigungen festlegen^{(Set permissions)} . 

Sie können den Bereich jetzt so einstellen, dass er nur vom Eigentümer bearbeitet werden kann, was für angeheftete Spalten und Zeilen nützlich ist. Oder Sie können Berechtigungen für bestimmte Personen per E-Mail festlegen, was nützlich ist, wenn Sie bestimmte Seiten oder Zeilen für verschiedene Aufgaben sperren möchten.

Erstellen Sie schnell neue Inhalte mit Quick Links^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

Wenn Sie schnell ein Dokument erstellen möchten, ohne Google Drive zu besuchen und die Benutzeroberfläche zu durchlaufen, können Sie Zeit sparen, indem Sie die folgende Adresse in die Adressleiste Ihres Browsers eingeben. Stellen Sie sicher, dass Sie im richtigen Google- Konto angemeldet sind, bevor Sie dies tun. 

• Doc.new – Neues Google Docs-Projekt
• Sheets.new – Neues Google Sheets-Projekt
• Presentation.new – Neue Google-Präsentation
• Sites.new – Neues Google Sites-Projekt

Nachdem Sie diese Links nur einmal verwendet haben, werden sie erneut als Vorschläge angezeigt, wenn Sie sie das nächste Mal in die Adressleiste Ihres Browsers eingeben. Das Erstellen eines neuen Dokuments könnte also so einfach sein wie das Eingeben von D in die Adressleiste Ihres Browsers. 

Denken Sie daran, dass Sie das Dokument später in einen Ordner verschieben müssen, wenn Sie Ihre Dateien etwas besser organisieren möchten.

Konvertieren Sie Word in PDF oder PDF in ein Word-Dokument^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

Wenn Sie mit einem Google Docs- Dokument fertig sind, können Sie es ganz einfach in ein PDF umwandeln. ^(PDF)Klicken^(Simply) Sie einfach auf File > Download > PDF . Hier gibt es auch viele Optionen für andere Dateiformate, darunter reiner Text ( .txt ), eine EPUB - Publikation ( .epub ) und eine Microsoft Word -Datei ( .docx ).

Sie können es auch umgekehrt machen, indem Sie eine .PDF-Datei auf Ihr Laufwerk hochladen und dann darauf klicken, um die Vorschau zu öffnen, und dann auf Mit Google Docs^{(Open With Google Docs)} öffnen klicken . Das Ergebnis, das Sie in Google Docs erhalten , hängt davon ab, wie die .PDF -Datei erstellt wurde, aber manchmal können Sie den Text in der PDF -Datei bearbeiten und auch andere Elemente bearbeiten. 

Manchmal wird der Import nur als leere Seite angezeigt. Dies geschieht normalerweise, wenn ein Bild in ein PDF konvertiert wurde . Nachdem Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie einfach auf File < Download und wählen Sie einen geeigneten Dateityp aus.

Erstellen Sie ganz einfach Zeichnungen oder Diagramme^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

Es ist wahrscheinlich am besten, ein Drittanbieter-Tool zu verwenden, wenn Sie detaillierte Grafiken benötigen, aber wenn es schnell gehen muss, kann das Klicken auf Insert < Drawing < New eine schnelle Möglichkeit sein, eine Zeichnung zu erstellen.

Sie erhalten die Werkzeuge zum Zeichnen, zum Erstellen grundlegender Formen, zum Hinzufügen von Text und zum Importieren anderer Bilder. Es gibt sogar Werkzeuge zum Ändern der Position und Größe von Formen und zum Ausrichten von Formen für Symmetrie. Sobald Sie fertig sind, können Sie auf Speichern und Schließen^{(save and close)} klicken und es wird in Ihr Dokument importiert. Diese Funktion ist in der gesamten Google Drive - Apps-Suite verfügbar.

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Google Drive has become a big competitor to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

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