Google Drive ist an sich bereits ein unglaublich nützlicher Dienst, aber sobald Sie die Leistung seiner Desktop-Komponenten ins Spiel bringen, werden Sie produktiver denn je sein. 

Wenn Sie einen Desktop-Computer verwenden, gibt es wirklich keinen Grund , die Google Drive - Desktop-Komponenten nicht^{(not )} zu installieren . Falls Sie noch Überzeugungsarbeit brauchen, sind dies unserer Meinung nach die besten Gründe, warum Sie Google Drive Desktop eine Chance geben sollten.

Was ist Google Drive „Desktop“?

Es gibt eigentlich kein bestimmtes Produkt namens Google Drive „Desktop“. Vielmehr^(Rather) gibt es mehrere Methoden, mit denen Sie Google Drive ohne aktive Internetverbindung zum Laufen bringen können.

Die erste ist die Google Docs Offline-Erweiterung für Chrome^{(Google Docs Offline Extension for Chrome)} . Mit dieser offiziellen Google- Erweiterung können Sie, sobald sie aktiviert ist, an Ihren Google Drive- Dokumenten arbeiten, unabhängig davon, ob Sie Internet haben oder nicht. Es ist ehrlich gesagt eine wesentliche Funktion und Sie sollten dies unbedingt aktivieren.

Der zweite Teil der Desktop-Komponenten-Suite ist Google Backup and Sync . Dadurch werden Kopien bestimmter wichtiger Ordner wie Fotos und Videos automatisch mit Ihrem Google Drive synchronisiert. ^{(Google Drive)}Es erstellt auch einen Ordner im DropBox-Stil auf Ihrem Computer, mit dem Ihre Google Drive - Inhalte synchronisiert werden. Alles^(Anything) , was Sie in diesen Ordner kopieren, wird mit der Cloud synchronisiert!

Nachdem wir nun besprochen haben, wie Sie Google Drive auf Ihren Desktop bringen, schauen wir uns die Gründe an, warum Sie dadurch produktiver werden. 

Sie können weiterarbeiten, wenn das Internet ausfällt

Cloudbasierte Produktivitätssuiten sind unglaublich nützlich in einer Welt, in der Menschen von mehreren Geräten aus und in Zusammenarbeit mit einem Team von Remote-Kollegen^{(remote colleagues)} arbeiten müssen . Sobald jedoch das Internet aus irgendeinem Grund ausfällt, verlieren Sie den Zugriff auf Ihre Arbeit! Während Unterbrechungen der Internetverbindung zu Hause relativ selten sind, sind sie für mobile Internetnutzer ein häufiges Problem.

Es ist auch ein großes Problem, wenn Sie viel reisen müssen. In Flugzeugen können Sie kein WLAN^(WiFi) verwenden . In Zügen und U-Bahnen ist möglicherweise kein Empfang vorhanden. Ganz zu schweigen davon, dass Sie in einem anderen Land möglicherweise für eine Weile keinen Internetzugang haben. Daher ist es absolut notwendig, Ihre Arbeitsdateien jederzeit verfügbar zu haben, um produktiv zu bleiben.

Das Freigeben großer Dateien ist einfach

Selbst im Breitbandzeitalter haben die meisten E-Mail-Dienste einige ziemlich strenge Beschränkungen für die Größe eines Dateianhangs. Keine gute Situation, wenn Sie qualitativ hochwertige Bilder, Audio oder andere große Medien teilen müssen.

Mit einem synchronisierten Google Drive -Ordner auf Ihrem Computer können Sie große Dateien ganz einfach freigeben, indem Sie sie einfach in einem bestimmten Ordner auf Ihrem Computer speichern. Jeder, dem Sie die Berechtigung erteilt haben, kann es mit seinem eigenen Computer synchronisieren oder in der Cloud darauf zugreifen. Den Rest erledigt Google Drive .

Das Speichern Ihrer Backups kann Sie im Geschäft halten^(Business)

Wenn Sie Backup and Sync verwenden, können Sie nahezu alles, was Sie möchten, in Ihrem ^(Sync)lokalen Ordner^{( local folder)} speichern und synchronisieren lassen. Vorausgesetzt, Sie haben genügend Speicherplatz. Das kann jede Art von Datei beinhalten. 

Sie können beispielsweise Festplatten-Backup-Images synchronisieren und Ihre Backup-Software einfach so einstellen, dass sie auf einen synchronisierten Ordner auf Ihrem Laufwerk abzielt. Da Sie angeben können, welche Ordner auf jedem Ihrer Windows- oder MacOS^{(Windows or macOS)} -Computer synchronisiert werden sollen, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, dass auf jedem Computer irrelevante Dateien vorhanden sind. Wenn also Ihr Computer gestohlen oder Ihre Festplatte gelöscht wird, können Sie Ihre Daten in jedem Fall zurückerhalten.

Es macht die Zusammenarbeit kinderleicht

Niemand ist eine Insel und die meiste Arbeit (entfernt oder anderweitig) wird heutzutage im Team erledigt. Google Drive zusammen mit Unterkomponenten wie Google Docs macht es nahtlos, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten^{(work together on documents)} . Sie können Kommentare zu Dokumenten hinterlassen, immer die neueste Version sehen, wenn Sie synchronisieren oder eine Verbindung herstellen, und sogar bestimmte Aufgaben anderen Teammitgliedern zuweisen, mit denen Sie Elemente teilen.

Apropos, Google Drive verfügt über robuste Freigabeeinstellungen, was bedeutet, dass Sie und Ihre Kollegen Inhalte nur mit Personen teilen können, die Zugriff benötigen.

Dokumente im Team scannen und archivieren

Der Traum vom papierlosen Büro ist immer noch genau das – ein Traum. Das bedeutet, dass noch viele Papierdokumente digitalisiert werden müssen. Es gibt tatsächlich eine ziemlich coole Möglichkeit, wie Sie Ihr Team dazu bringen können, Papierdokumentationen mit dieser Google -Technologie gemeinsam zu digitalisieren.

Die mobile Google Drive-App verfügt über einen integrierten Dokumentenscanner^{(built-in document scanner)} . Jedes Mitglied Ihres Teams benötigt lediglich ein Smartphone, die Google Drive - App und Zugriff auf einen freigegebenen Google Drive - Ordner. Dann können sie Scans von Dokumenten vor Ort erstellen und in diesem Ordner speichern.

Wenn Sie diesen Ordner mit einem Computer synchronisiert haben, bedeutet dies, dass alle gescannten Daten automatisch heruntergeladen und auf diesem Computer gesammelt werden. Bereit, für jeden Zweck verwendet zu werden, den Sie dafür haben.

Speicher-Upgrades mit Google One

Während jeder diese Produktivitätstricks kostenlos nutzen kann, verfügt ein Standard- Google Drive - Konto nur über 15 GB Speicherplatz. Ein Speicherpool wird von Diensten wie Google Drive und Gmail gemeinsam genutzt . Das^(Which) bedeutet, dass eine der effektivsten Möglichkeiten, um eine Produktivitätssteigerung durch Google Drive Desktop zu erzielen, darin besteht, Ihren Gesamtspeicher mit Google One zu aktualisieren . 

Dies kostet Sie zwar ein paar Dollar, ist aber tatsächlich einer der billigsten Cloud-Speicher, die Sie bekommen können. Für 1,99 $ pro Monat erhalten Sie zusätzliche 100 GB Speicherplatz bis zu 299,99 $ pro Monat für 30 TB Speicherplatz. 

Dies eröffnet eine Fülle von Möglichkeiten, einschließlich einfacher großer Backups und teambasierter Projekte, die viele schnelle und zuverlässige Cloud-Speicher benötigen. Der Wechsel zu einem Cloud-Tool wie Google Drive und die Integration in Ihr Desktop-System ist eine Produktivitäts-Goldgrube, wenn Sie bereit sind, sich für etwas Out-of-the-Box-Denken zu öffnen.

5 Ways Google Drive Desktop Can Keep You More Productive

Google Drive is already an incredibly useful service in its own right, but once you bring the power of its desktop components into play you’ll be more productive than ever. 

If you’re using a desktop computer then there really is no reason not to install the Google Drive desktop components. If you still need convincing, these are the best reasons according to us why you should give Google Drive Desktop a chance.

What Is Google Drive “Desktop”?

There isn’t actually a specific product called Google Drive “Desktop”. Rather, there are several methods you can use to get Google Drive to work without an active internet connection.

The first is the Google Docs Offline Extension for Chrome. This official Google extension, once activated, lets you work on your Google Drive documents whether you have internet or not. It’s quite frankly an essential feature and you should absolutely enable this.

The second part of the desktop component suite is Google Backup and Sync. This syncs copies of certain key folders, such as photos and videos, to your Google Drive automatically. It also creates a DropBox-style folder on your computer where your Google Drive contents are synced to. Anything you copy into that folder will be synced to the cloud!

Now that we’ve covered how to get Google Drive onto your desktop, let’s look at the reasons it will make you more productive. 

You Can Keep Working When The Internet Is Down

Cloud-based productivity suites are incredibly useful in a world where people need to work from multiple devices and in collaboration with a team of remote colleagues. However, as soon as the internet goes down for any reason, you lose access to your work! While internet connection losses may be relatively rare at home, it’s a frequent problem for mobile internet users.

It’s also a major issue if you need to travel a lot. On airplanes you can’t use WiFi. On trains and in the subway there may be no reception. Not to mention that you may not have internet access for a while in a different country. So having your work files available at all times is absolutely needed to stay productive.

Sharing Large Files Is Easy

Even in the age of broadband, most email services have some pretty severe limits on the size a file attachment can be. Not a great situation when you need to share high-quality images, audio, or other large media.

With a synced Google Drive folder on your computer, you can easily share large files by simply storing them on a designated folder on your computer. Anyone you’ve given permission to can sync it to their own computer or access it in the cloud. Google Drive handles all the rest.

Storing Your Backups Can Keep You In Business

If you’re using Backup and Sync, you can save just about anything you want in your local folder and have it synced. Assuming that you have enough storage. That can include any type of file. 

For example, you can sync hard drive backup images and simply set your backup software to target a synced folder on your drive. Since you can specify which folders to sync on each of your Windows or macOS computers, you don’t have to worry about having irrelevant files on each machine. So if your computer is stolen or your hard drive is wiped, you can get your data back no matter what.

It Makes Collaboration Dead Easy

No person is an island and most work (remote or otherwise) is done as a team these days. Google Drive along with subcomponents such as Google Docs, makes it seamless to work together on documents. You can leave comments on documents, always see the latest version whenever you sync or connect and even assign specific tasks to other team members with whom you share items.

Speaking of which, Google Drive has robust sharing settings, which means you and your co-workers can share content only with individuals who need access.

Scan And Archive Documents As a Team

The dream of a paperless office is still just that  – a dream. Which means that plenty of paper documentation still needs to be digitized. There’s actually a pretty cool way you can get your team to collectively digitize paper documentation using this Google technology.

The Google Drive mobile app has a built-in document scanner. Each member of your team simply needs a smartphone, the Google Drive app and access to a shared Google Drive folder. Then they can create scans of documents in the field and save it to that folder.

If you have that folder synced to a computer, that means that all that scanned data will automatically download and accumulate on that machine. Ready to be used for whatever purpose you have for it.

Storage Upgrades With Google One

While anyone can use these productivity tricks for free, a standard Google Drive account only comes with 15GB of storage. A storage pool is shared across services like Google Drive and Gmail. Which means one of the most impactful ways to get a productivity boost from Google Drive desktop is to upgrade your total storage using Google One. 

While this will cost you a few bucks, it’s actually some of the cheapest cloud storage you can get. For $1.99 a month, you can get an additional 100GB of storage all the way up to $299.99 a month for 30TB of storage. 

This opens up a wealth of possibilities, including easy large backups and team-based projects that need lots of fast, reliable cloud storage. Shifting to a cloud tool such as Google Drive and integrating it with your desktop system is a productivity bonanza, if you’re willing to open up to some out-of-the-box thinking.

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