OneDrive ist der Cloud-Dienst von Microsoft zum Speichern und Freigeben von Dateien. ^(Microsoft)Sie können Geschäftsdokumente, Präsentationen, Bilder, Videos, Ihre persönlichen Ordner und viele andere Arten von Objekten speichern. Sie können alles von OneDrive mit der OneDrive- App für Windows , iOS, Android usw. freigeben. Sie können jedoch auch Inhalte von der OneDrive -Website in jedem Webbrowser freigeben, den Sie verwenden möchten. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie etwas auf OneDrive teilen können, gehen Sie wie folgt vor:

1. So teilen Sie Dateien und Ordner von OneDrive auf einem Windows 10 -PC

Die OneDrive^(OneDrive) -Freigabe in Windows 10 funktioniert auf die gleiche Weise, unabhängig davon, ob Sie Dateien oder Ordner freigeben möchten. Verwenden Sie zunächst den ^(First)Datei-Explorer^{(File Explorer)} , um Ihren OneDrive- Ordner zu öffnen. Navigieren^(Navigate) Sie zu den Dateien oder Ordnern, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie sie aus.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} oder halten Sie die ausgewählten Elemente gedrückt. Klicken oder tippen Sie im Kontextmenü auf Teilen^(Share) .

Nachdem Sie auf Teilen geklickt^(Share) haben, erscheint ein Fenster mit mehreren Freigabeoptionen, wie das unten abgebildete.

Als Erstes können Sie konfigurieren, ob die ausgewählten Dateien und Ordner von den Personen bearbeitet werden können, mit denen Sie sie teilen. Standardmäßig ist "Jeder mit dem Link kann bearbeiten"^{("Anyone with the link can edit")} , was bedeutet, dass die Elemente, wenn Sie mit der Freigabe fortfahren, von den Personen bearbeitet werden können, mit denen Sie sie teilen.

Wenn Sie nicht möchten, dass andere die von Ihnen freigegebenen Dateien und Ordner bearbeiten können, klicken oder tippen Sie auf „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“^{("Anyone with the link can edit")} . Dann bietet Ihnen OneDrive Zugriff auf einige Freigabeoptionen, darunter eine namens ^(OneDrive)„Bearbeitung zulassen“^{("Allow editing")} . Deaktivieren Sie „Bearbeitung zulassen“^{("Allow editing")} und diejenigen, die auf Ihre Elemente zugreifen, können sie nur anzeigen, anstatt sie zu bearbeiten.

Mit den anderen beiden nützlichen Optionen, die hier vorhanden sind, können Sie ein Ablaufdatum und ein Passwort für die von Ihnen freigegebenen Elemente festlegen. Beachten Sie jedoch, dass diese beiden Optionen nur für Abonnenten von kostenpflichtigen OneDrive- oder Microsoft 365 -Plänen verfügbar sind. Sie sind für Benutzer des kostenlosen Basisplans von OneDrive nicht verfügbar .

Um ein Ablaufdatum festzulegen, klicken oder tippen Sie auf „Ablaufdatum festlegen“^{("Set expiration date")} und wählen Sie dann das Datum aus, bis zu dem die Freigabe gültig sein soll. Weitere Einzelheiten dazu, wie dies funktioniert, finden Sie unter So teilen Sie Inhalte von OneDrive mithilfe temporärer Links in Windows, Android oder einem Webbrowser^{(How to share from OneDrive using temporary links, in Windows, Android or a web browser)} .

Um ein Passwort für die freigegebenen Elemente festzulegen, klicken oder tippen Sie auf „Passwort festlegen“^{("Set password")} und geben Sie das gewünschte Passwort ein. Denken Sie^(Remember) daran, das Passwort den Personen mitzuteilen, mit denen Sie die Dateien und Ordner teilen.

Wenn Sie alles wie gewünscht eingestellt haben, drücken Sie Anwenden^(Apply) .

Im nächsten Schritt wählen Sie aus, wie Sie die ausgewählten Elemente freigeben möchten. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit besteht darin, die Personen anzugeben, mit denen die Elemente direkt geteilt werden sollen. Beginnen Sie im Feld „Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein“^{("Enter a name or email")} mit der Eingabe des Namens oder der E-Mail-Adresse einer Person, der Sie Zugriff auf Ihre Dateien gewähren möchten.

Wenn er oder sie in Ihren Kontakten gefunden wird, klicken oder tippen Sie auf seine oder ihre E-Mail-Adresse. Geben Sie andernfalls die vollständige E-Mail-Adresse ein und drücken Sie die Eingabetaste^(Enter) auf Ihrer Tastatur. Beachten Sie, dass Sie diesen Vorgang wiederholen können, bis Sie alle Empfänger der freigegebenen Elemente hinzugefügt haben.

Wenn Sie möchten, können Sie auch "eine Nachricht hinzufügen"^{("Add a message")} für die Empfänger Ihrer Dateien und Ordner, aber das ist optional.

Klicken oder tippen Sie dann auf Senden^(Send) , und OneDrive überträgt sofort E-Mail-Nachrichten mit dem Link zu den freigegebenen Elementen an alle Personen, die Sie zuvor angegeben haben.

Sie können auch über einen Link teilen, den Sie kopieren und an beliebiger Stelle einfügen können: E-Mail, eine Nachricht auf Facebook , Skype usw. Klicken oder tippen Sie dazu auf „Link kopieren“^{("Copy link")} .

OneDrive generiert einen Link, der zu den freigegebenen Dateien und Ordnern führt. Drücken Sie die Schaltfläche Kopieren^(Copy) , und der Link wird in die Zwischenablage kopiert^{(copied to the clipboard)} . Sie können diesen Link dann an beliebiger Stelle paste (Ctrl+ V)

Es gibt auch eine dritte Möglichkeit, Elemente von Ihrem OneDrive freizugeben^(OneDrive) . Anstatt E-Mail-Adressen zu verwenden oder den von OneDrive generierten Link zu kopieren, können Sie im Fenster Elemente freigeben auf ^{(Share items)}Weitere Apps^{(More Apps)} klicken oder tippen .

Dies ist nützlich, wenn Sie die ausgewählten Elemente über andere in Windows 10^{(Windows 10)} verfügbare Mittel freigeben möchten , z . B. über Bluetooth , Wi-Fi oder auf Ihrem PC verfügbare Apps. Um zu erfahren, wie diese Funktion funktioniert, lesen Sie diese Anleitung: 7 Möglichkeiten, Dateien und Ordner aus dem Datei-Explorer freizugeben^{(7 ways to share files and folders from File Explorer)} .

Das ist es. Unabhängig^(Regardless) davon, wie Sie Dateien oder Ordner von Ihrem OneDrive freigegeben^(OneDrive) haben, können die Personen, die den Link zu ihnen erhalten haben, jetzt darauf zugreifen.

2. So teilen Sie Dateien und Ordner von OneDrive mit einem Android - Smartphone oder -Tablet

OneDrive bietet eine hervorragende Android - App, mit der Sie Ihre Dateien und Ordner nicht nur in die Cloud hochladen und darauf zugreifen, sondern sie auch mit anderen teilen können. Wenn Sie Elemente von Ihrem OneDrive^(OneDrive) freigeben möchten , öffnen Sie die App auf Ihrem Smartphone oder Tablet, navigieren Sie zu diesen Dateien und/oder Ordnern und wählen Sie sie aus. Tippen Sie dazu auf sie und halten Sie sie gedrückt.

Nachdem Sie die Elemente ausgewählt haben, tippen Sie oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „ Teilen “.^(Share)

Dies öffnet einen Dialog namens Teilen^(Share) wie den folgenden.

Wählen Sie zunächst^(First) aus, ob die Personen, mit denen Sie die Elemente teilen, diese „bearbeiten“^{("Can Edit")} oder „ansehen“^{("Can View")} dürfen. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, können die von Ihnen freigegebenen Dateien und Ordner von niemandem außer Ihnen selbst geändert werden.

Wenn Sie ein Abonnent von Microsoft 365 sind, können Sie auch die Zeit festlegen, wie lange die Elemente geteilt werden. Tippen Sie dazu auf „Ablauf festlegen“^{("Set Expiration")} . Weitere Einzelheiten zu dieser Funktion finden Sie in dieser Anleitung: Teilen von OneDrive mithilfe temporärer Links in Windows, Android oder einem Webbrowser^{(How to share from OneDrive using temporary links, in Windows, Android or a web browser)} .

Nachdem Sie die vorherigen Einstellungen nach Ihren Wünschen angepasst haben, ist es an der Zeit, die ausgewählten Dateien und Ordner tatsächlich freizugeben. Die erste Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, auf die Schaltfläche "Link kopieren" zu tippen. ^{("Copy link")}Dadurch wird ein Link zu den Elementen erstellt, den Sie dann in eine beliebige E-Mail, SMS -Textnachricht, einen WhatsApp -Chatroom usw. einfügen können.

Eine andere Möglichkeit, Dateien und Ordner mit OneDrive in Android freizugeben , besteht darin, Personen zum Zugriff einzuladen. Tippen Sie dazu auf die Schaltfläche „Personen einladen“ .^{("Invite people")}

Anschließend können Sie die E-Mail-Adressen der Personen eingeben, mit denen Sie die Elemente teilen möchten. Um es einfacher zu machen, können Sie OneDrive „Vorschläge von Kontakten auf diesem Gerät anzeigen“^{("Show suggestions from contacts on this device")} lassen . Wenn Sie es zulassen, kann es auf Ihre Telefonkontakte zugreifen und nach Personen suchen, während Sie deren Namen in das Feld „E-Mail zum Teilen hinzufügen“^{("Add email to share with")} eingeben.

Wenn Sie die Kontaktsuche auf Ihrem Telefon aktivieren, fordert Android Sie auf, ^(Android)„OneDrive den Zugriff auf Ihre Kontakte zu erlauben“^{("Allow OneDrive to access your contacts")} . Tippen Sie auf Zulassen^(Allow) , wenn Sie möchten, dass diese Funktion funktioniert.

Nachdem Sie alle Personen hinzugefügt haben, mit denen Sie Ihre Artikel teilen möchten, erhalten Sie Zugriff auf einige andere Einstellungen. Sie können erneut auswählen, ob Sie die von Ihnen freigegebenen Dateien und Ordner „Bearbeiten zulassen“ oder ^{("Allow editing")}„Anmeldung für den Zugriff erforderlich“ möchten^{("Require sign-in to access")} (die Personen, mit denen Sie Elemente teilen, müssen sich bei ihren Microsoft - Konten anmelden, um darauf zuzugreifen). und „Eine kurze Notiz hinzufügen“^{("Add a quick note")} (eine kurze Nachricht, die Sie an die Personen senden können, die Sie zum Zugriff auf Ihre Dateien und/oder Ordner einladen). Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf die Schaltfläche Senden^(Send) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Eine dritte Methode zum Freigeben von Elementen aus Ihrem OneDrive ist über Outlook . Wenn Sie auf diese Schaltfläche tippen, öffnet OneDrive die ^(OneDrive)Outlook - App auf Ihrem Android -Gerät und erstellt automatisch eine Nachricht, die den Link zu den freigegebenen Dateien und Ordnern enthält. Sie können es dann an jeden senden, dem Sie Zugriff auf die Dateien und Ordner gewähren möchten, die Sie auf Ihrem OneDrive ausgewählt haben . Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie die Outlook -App nicht auf Ihrem Gerät haben, durch Antippen dieser Schaltfläche zum Play Store gelangen^{(Play Store)} , um sie zu installieren.

Schließlich ist die letzte Methode zum Freigeben der Dateien und Ordner von Ihrem OneDrive die Verwendung einiger der Apps und Funktionen, die auf Ihrem Android -Gerät verfügbar sind. Wischen Sie vom unteren Rand des Bildschirms, um sie alle zu sehen.

Die Optionen, die Sie hier erhalten, hängen davon ab, welche Apps Sie installiert haben und welche Funktionen Ihr Android -Gerät hat. Unabhängig davon, welche Sie verwenden möchten, funktionieren sie alle, indem sie automatisch einen Freigabelink erstellen, der an andere Personen gesendet wird, die die App oder Funktion verwenden, auf die Sie getippt haben.

3. So teilen Sie Dateien und Ordner von OneDrive mit einem iPhone oder iPad

Öffnen Sie die OneDrive- App auf Ihrem iPhone oder iPad. Navigieren^(Navigate) Sie zu den Elementen, die Sie teilen möchten, und wählen Sie sie aus. Sie können dies tun, indem Sie die Dateien und/oder Ordner, die Sie freigeben möchten, antippen und gedrückt halten. Tippen Sie dann auf die Schaltfläche Teilen^(Share) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Dies öffnet ein Popup mit Aktionen, die Sie ausführen können, wie im folgenden Screenshot.

Sie erhalten eine Reihe von Optionen, um die Dateien und Ordner mit Funktionen oder Apps wie AirDrop, Nachrichten^{(AirDrop, Messages,)} oder Mail zu teilen . Wenn Sie keine Einstellungen dafür anpassen möchten, wie die Elemente geteilt werden, tippen Sie auf die App oder Funktion, die Sie verwenden möchten. Dadurch wird sofort ein Link zu Ihren Artikeln erstellt, den Sie mit der von Ihnen ausgewählten App oder Funktion senden können. Beachten Sie jedoch, dass die freigegebenen Elemente standardmäßig von den Personen bearbeitet werden können, die Zugriff darauf erhalten, was Sie möglicherweise nicht möchten.

Wenn Sie die ausgewählten Dateien und Ordner freigeben möchten, damit die Personen, die Zugriff darauf erhalten, sie nur anzeigen können, ziehen Sie den Aktivitätenbereich nach oben und tippen Sie auf „Nur anzeigen“^{("View Only")} .

Wenn Sie Microsoft 365 abonniert haben, können Sie auch ein Ablaufdatum für die freigegebenen Elemente festlegen. Tippen Sie dazu auf Link-Einstellungen^{(Link Settings)} und wählen Sie aus, wie lange die Elemente geteilt werden.

Wenn Sie die ausgewählten Dateien und Ordner nicht mit einer der Apps oder Funktionen teilen möchten, die am Anfang des Aktivitätsbereichs angezeigt werden, können Sie die Option „Link kopieren“ verwenden. ^{("Copy Link")}Dadurch wird automatisch ein Link zu den ausgewählten Elementen aus Ihrem OneDrive erstellt , den Sie dann an beliebiger Stelle einfügen können: in einer SMS, einer E-Mail, sogar auf einer Website.

Eine weitere Möglichkeit, Dateien und/oder Ordner von Ihrem OneDrive einfach zu teilen, ist „E-Mail in Outlook“ . Das Tippen auf diese Option öffnet automatisch die Outlook -App auf Ihrem iPhone oder iPad und erstellt eine E-Mail-Nachricht mit dem Link zu Ihren ausgewählten OneDrive - Elementen. Wenn Sie Outlook^(Outlook) jedoch nicht verwenden oder die App nicht installiert haben, führt die Auswahl dieser Option dazu, dass OneDrive den ^(OneDrive)App Store öffnet , sodass Sie Outlook auf Ihrem iPhone oder iPad installieren.

Eine andere Möglichkeit, Dateien oder Ordner von Ihrem OneDrive freizugeben^(OneDrive) , ist „Personen einladen“^{("Invite People")} .

Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie E-Mail-Adressen eingeben oder die Kontakte auswählen können, mit denen Sie die Dateien und/oder Ordner teilen möchten.

Um Personen aus Ihren Kontakten auszuwählen, tippen Sie auf + plus .

Beginnen Sie dann mit der Eingabe des Namens der Person und tippen Sie auf ihren Namen, wenn Sie sie gefunden haben.

Wenn Sie weitere Personen hinzufügen möchten, wiederholen Sie den Vorgang. Wählen Sie dann die gewünschten Optionen^(Options) aus: „Bearbeitung zulassen“^{("Allow editing")} (Personen können Ihre Dateien und Ordner ändern) , „Anmeldung für den Zugriff erforderlich“^{(, "Require sign-in to access")} (Personen müssen sich mit ihren Microsoft-Konten^{(Microsoft accounts)} anmelden, bevor sie Zugriff auf Ihre Elemente erhalten) und „ Ablaufdatum hinzufügen“^{("Add Expiration")} (legt fest, wie lange die Elemente geteilt werden; diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie ein Abonnent von Microsoft 365 sind ).

Wenn Sie fertig sind, tippen Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf die Schaltfläche Hinzufügen , und Ihre Elemente werden mit den von Ihnen angegebenen Personen geteilt.^(Add)

Das war's: Auf diese Weise können Sie Dateien und/oder Ordner mit der OneDrive - App für iOS freigeben.

4. So teilen Sie Dateien und Ordner von OneDrive mit einem Webbrowser

Sie können auch Dateien und Ordner von Ihrem OneDrive über die OneDrive-Website freigeben^{(OneDrive website)} . Melden Sie sich an, navigieren Sie zu den Dateien und/oder Ordnern, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie sie aus. Sie können dies tun, indem Sie den Mauszeiger über ihren Namen bewegen und die Kästchen aktivieren, die in der oberen rechten Ecke (in der Kachelansicht) oder links neben ihrem Namen (in der Listenansicht) angezeigt werden. Klicken oder tippen Sie dann in der Symbolleiste oben auf der Seite auf Teilen .^(Share)

Nachdem Sie auf Teilen geklickt^(Share) haben, wird ein neues Fenster mit mehreren Freigabeoptionen angezeigt. Standardmäßig „Jeder mit dem Link kann die freigegebenen Dateien und/oder Ordner bearbeiten“ . ^{("Anyone with the link can edit")}Das bedeutet, dass die Elemente, wenn Sie mit der Freigabe fortfahren, von den Personen bearbeitet werden können, mit denen Sie sie teilen.

Wenn Sie damit einverstanden sind, können Sie fortfahren und die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen eingeben, denen Sie Zugriff auf Ihre Artikel gewähren möchten, und Sie können auch „eine Nachricht hinzufügen“,^{("Add a message,")} aber das ist optional. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden^(Send) , und die von Ihnen ausgewählten Personen sollten eine E-Mail-Nachricht mit dem Link zu Ihren OneDrive - Elementen erhalten.

Alternativ können Sie unten im Dialogfeld auf „Link kopieren“ klicken/tippen. ^{("Copy Link")}Dadurch wird ein Link zu den ausgewählten Dateien und/oder Ordnern in Ihre Zwischenablage eingefügt, den Sie dann an einer beliebigen Stelle einfügen können: in einer E-Mail-Nachricht, in einer Textnachricht, auf einer Website usw.

Wenn Sie nicht möchten, dass jeder, der über den Link verfügt, Ihre freigegebenen Dateien und/oder Ordner bearbeiten kann, klicken oder tippen Sie auf „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“^{("Anyone with the link can edit")} .

Dann können Sie das Kontrollkästchen „Bearbeiten zulassen“ deaktivieren, damit der von ^{("Allow editing")}OneDrive generierte Link keinen Bearbeitungszugriff auf Ihre freigegebenen Dateien und/oder Ordner gewährt. Auf diese Weise können sie Ihre Artikel nur anzeigen, aber nicht ändern.

Wenn Sie ein Microsoft 365 - Abonnent sind, können Sie außerdem für die freigegebenen Elemente „[ein] Ablaufdatum festlegen“^{("Set [an] expiration date")} und „[ein] Kennwort festlegen“ .^{("Set [a] password")}

Nachdem Sie diese Einstellungen wie gewünscht geändert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen .^(Apply)

Dies bringt Sie zurück zum Freigabe-Popup, das wir am Anfang dieses Abschnitts gezeigt haben.

Was ist Ihre bevorzugte OneDrive-Freigabemethode?

Wir bei Digital Citizen verwenden OneDrive täglich und teilen auch Dokumente, Bilder, Ordner und alle Arten von Dateien. Wir machen es sowohl für die Arbeit als auch zum Spaß, je nach Kontext. Bevor wir dieses Tutorial schließen, möchten wir wissen, was Sie auf OneDrive mit anderen teilen: Handelt es sich um Arbeitsdokumente? Sind es Bilder von deinen Freunden und deiner Familie?

4 ways to share files and folders from OneDrive

OneDrive is Microsoft's cloud service for storing and sharing files. You can store business documents, presentations, pictures, videos, your personal folders and many other types of items. You can share anything from OneDrive using the OneDrive app for Windows, iOS, Android and so on. However, you can also share stuff from the OneDrive website, in any web browser that you want to use. If you want to know how to share something on OneDrive, here's how it is done:

1. How to share files and folders from OneDrive, from a Windows 10 PC

OneDrive sharing in Windows 10 works the same way regardless of whether you want to share files or folders. First of all, use File Explorer to open your OneDrive folder. Navigate to the files or folders that you want to share and select them.

Right-click or press and hold on the selected items. In the contextual menu, click or tap on Share.

After you press Share, a window with several sharing options, like the one illustrated below, shows up.

The first thing you can configure is whether the selected files and folders can be edited by the people with whom you're sharing them. By default, "Anyone with the link can edit", which means that, if you go ahead with the sharing, the items can be edited by the people you are sharing with.

If you don't want people to be able to edit the files and folders that you are sharing, click or tap on "Anyone with the link can edit". Then, OneDrive gives you access to a few sharing options, including one called "Allow editing". Uncheck "Allow editing" and those who access your items can only view them instead of editing them.

The other two useful options that are present here let you set an expiration date and a password for the items you're sharing. However, know that these two options are available only for the subscribers to OneDrive or Microsoft 365 paid plans. They're not available for users of the free basic plan of OneDrive.

To set an expiration date, click or tap on "Set expiration date" and then select the date until when you want the share to be valid. For more details on how this works, read How to share from OneDrive using temporary links, in Windows, Android or a web browser.

To set a password for the shared items, click or tap on "Set password" and type the password you want to use. Remember to tell the password to the people with whom you are sharing the files and folders.

Once you've set everything as you wanted, press Apply.

The next step is to choose how you want to share the selected items. There are several ways to do that. The first way is to specify the people with whom to share the items directly. In the "Enter a name or email" field, start typing the name or the email address of someone you want to give access to your files.

If he or she is found in your contacts, click or tap on his or her email address. Otherwise, type the full email address and press Enter on your keyboard. Note that you can repeat this process until you've added all the recipients of the shared items.

If you want, you can also "Add a message" for the recipients of your files and folders, but that is optional.

Then, click or tap Send and OneDrive immediately transmits email messages with the link to the shared items to all the people you've specified earlier.

You can also share using a link which you can copy and paste anywhere you wish: e-mail, a message on Facebook, Skype, etc. To do that, click or tap "Copy link".

OneDrive generates a link that leads to the shared files and folders. Push the Copy button, and the link is copied to the clipboard. You can then paste (Ctrl+ V) that link anywhere you wish.

There's also a third way of sharing items from your OneDrive. Instead of using email addresses or copying the link generated by OneDrive, in the Share items window, you can click or tap on More Apps.

This is useful if you want to share the selected items through other means available in Windows 10, like using Bluetooth, Wi-Fi, or apps available on your PC. To learn how this feature works, read this guide: 7 ways to share files and folders from File Explorer.

That's it. Regardless of how you chose to share files or folders from your OneDrive, the people who received the link to them can now access them.

2. How to share files and folders from OneDrive using an Android smartphone or tablet

OneDrive offers an excellent Android app, which you can use not only to upload and access your files and folders in the cloud, but also to share them with others. If you want to share items from your OneDrive, open the app on your smartphone or tablet, navigate to those files and/or folders, and select them. To do that, tap and hold on them.

After you've selected the items, tap the Share button from the top side of the screen.

This pops up a dialog called Share like the one below.

First of all, choose whether the people with whom you're sharing the items "Can Edit" or "Can View" them. If you choose the latter, the files and folders you share can't be changed by anyone but yourself.

If you're a subscriber to Microsoft 365, you can also set the time for how long the items are shared. To do that, tap "Set Expiration". For more details about this feature, read this guide: How to share from OneDrive using temporary links, in Windows, Android or a web browser.

Once you've adjusted the previous settings to your liking, it's time to actually share the selected files and folders. The first way in which you can do that is by tapping the "Copy link" button. This creates a link to the items, which you can then paste in any email, SMS text message, WhatsApp chat room, etc.

Another way to share files and folders using OneDrive in Android is by inviting people to access them. To do that, tap the "Invite people" button.

Then, you can type the email addresses of the people you want to share the items with. To make it easier, you can let OneDrive "Show suggestions from contacts on this device". If you let it, it can access your phone contacts and search for people as you type their names in the "Add email to share with" field.

If you choose to enable the contacts search on your phone, Android asks you to "Allow OneDrive to access your contacts". Tap Allow if you want this feature to work.

Once you've added all the people to share your items with, you get access to a few other settings. You can choose again if you want to "Allow editing" of the files and folders you share, "Require sign-in to access" (the persons with whom you're sharing items must sign in to their Microsoft accounts to access them), and "Add a quick note" (a short message that you can send to the people who you invite to access your files and/or folders). When you're done, tap the Send button from the top-right corner of the screen.

A third method to share items from your OneDrive is via Outlook. If you tap this button, OneDrive opens the Outlook app on your Android device and automatically creates a message that contains the link to the shared files and folders. You can then send it to anyone you want to give access to the files and folders that you've selected from your OneDrive. Note that, if you don't have the Outlook app on your device, tapping this button takes you to the Play Store to install it.

Finally, the last method to share the files and folders from your OneDrive is by using some of the apps and features available on your Android device. Slide from the bottom of the screen to see them all.

The options you get here depend on what apps you have installed and what features your Android device has. However, regardless of which you choose to use, they all work by automatically creating a sharing link which is sent to other people using the app or feature that you've tapped on.

3. How to share files and folders from OneDrive using an iPhone or iPad

Open the OneDrive app on your iPhone or iPad. Navigate to the items you want to share, and select them. You can do that by tapping and holding on the files and/or folders you want to share. Then, tap the Share button from the top-right corner of the screen.

This opens a popup with actions you can take, like in the screenshot below.

You get a series of options to share the files and folders using features or apps such as AirDrop, Messages, or Mail. If you don't want to adjust any settings on how the items are shared, tap the app or feature that you want to use. That instantly creates a link to your items, which you can send using the app or feature you've selected. However, know that, by default, the shared items can be edited by the people who get access to them, which you might not want.

If you want to share the selected files and folders so that the people who get access to them can only view them, drag the activities pane upwards, and tap on "View Only".

If you are subscribed to Microsoft 365, you can also set an expiration date for the shared items. For that, tap Link Settings and choose for how long the items are shared.

If you don't want to share the files and folders selected using any of the apps or features shown at the beginning of the activities panel, you can use the "Copy Link" option. This automatically creates a link to the selected items from your OneDrive, which you can then paste anywhere you want: in a text message, an email, even on a website.

Another option to share files and/or folders from your OneDrive easily is "Email in Outlook". Tapping this option automatically opens the Outlook app on your iPhone or iPad, and creates an email message with the link to your selected OneDrive items. However, if you do not use Outlook or you don't have the app installed, choosing this option makes OneDrive open the App Store so that you install Outlook on your iPhone or iPad.

Another way of sharing files or folders from your OneDrive is to "Invite People".

This opens a new panel from which you can type email addresses or select the contacts with whom you want to share the files and/or folders.

To select people from your contacts, tap + plus.

Then, start typing the name of the person and, when you find him or her, tap on his/her name.

If you want to add more people, repeat the process. Then, select the Options you prefer: "Allow editing" (people can change your files and folders), "Require sign-in to access" (people need to sign in with their Microsoft accounts before getting access to your items), and "Add Expiration" (sets the time for how long the items are shared; this option is available only if you are a subscriber to Microsoft 365).

When you're done, tap the Add button from the top-right corner of the screen, and your items are shared with the people you specified.

That's it: these were the ways in which you can share files and/or folders using the OneDrive app for iOS.

4. How to share files and folders from OneDrive using a web browser

You can also share files and folders from your OneDrive using the OneDrive website. Sign in, navigate to the files and/or folders that you want to share, and select them. You can do that by moving the mouse cursor on top of their names and checking the boxes shown on their top-right corners (in tile view) or the left of their name (in list view). Then, click or tap Share on the toolbar from the top of the page.

After you press Share, a new window is shown with several sharing options. By default, "Anyone with the link can edit" the shared files and/or folders. This means that, if you go ahead with the sharing, the items can be edited by the people you are sharing with.

If you are OK with this, you can go ahead and enter the names or email addresses of the people to whom you want to give access to your items, and you can also "Add a message," but that's optional. Then, press the Send button and the people you've chosen should receive an email message with the link to your OneDrive items.

Alternatively, you can click/tap on "Copy Link" at the bottom of the dialog box. That puts a link to the selected files and/or folders in your clipboard, which you can then paste anywhere you like: in an email message, in a text message, on a website, etc.

If you don't want everyone who has the link to be able to edit your shared files and/or folders, click or tap on "Anyone with the link can edit".

Then, you can uncheck the "Allow editing" box so that the link generated by OneDrive doesn't give editing access to your shared files and/or folders. This way, they can only view your items, but they can't change them.

Additionally, if you're a Microsoft 365 subscriber, you can also "Set [an] expiration date" and "Set [a] password" for the shared items.

After you've changed these settings as you wanted, press the Apply button.

This takes you back to the sharing popup which we've shown at the beginning of this section.

What is your favorite OneDrive sharing method?

We, at Digital Citizen, use OneDrive on a daily basis, and we also share documents, pictures, folders and all kinds of files. We do it both for work and for fun, depending on the context. Before closing this tutorial, we are curious to know what you share on OneDrive with others: Is it work documents? Are they pictures of your friends and family?

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